Arbeitsvertrag digital unterschreiben: rechtssicher mit Docusign in Teamhero

Einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, ohne Drucker, Scanner und Rückfragen: Teamhero ist offizieller Docusign-Partner, und die Integration ist für alle Kunden verfügbar. Der Vertrag entsteht aus Ihrer Vorlage, geht per E-Mail zur Unterschrift und kommt signiert zurück in die Personalakte. Mit qualifizierter elektronischer Signatur ist auch ein befristeter Vertrag formwirksam.

So läuft die digitale Unterschrift in Teamhero

Vorlage: Ihre Dokumentenvorlage enthält Platzhalter für die Unterschriften, etwa „Unterschrift ArbeitnehmerIn“ und „Unterschrift Projektleitung“. Teamhero markiert sie im Editor orange.

Umschlag: Am Kontakt oder an der Bewerberin legen Sie einen Signatur-Umschlag an, erzeugen die PDF und tragen den Betreff ein. Mehrere Dokumente passen in einen Umschlag, etwa Arbeitsvertrag und Verschwiegenheitserklärung.

Unterzeichner: Teamhero erkennt die Platzhalter und setzt die Mitarbeiterin automatisch als Unterzeichnerin. Die Arbeitgeberseite wählen Sie selbst, dazu die Reihenfolge. Ein Klick auf „Unterzeichnungsprozess starten“ versendet den Umschlag.

Signatur: Jede Unterzeichnerin erhält eine E-Mail mit dem Link und unterschreibt am Handy oder am Rechner.

Ergebnis: Den Stand sehen Sie am Unterschrifts-Icon in der Personalakte, in Echtzeit. Sind alle Unterschriften da, speichert Teamhero das signierte Dokument samt Unterschriftsbericht automatisch in der digitalen Personalakte.

Befristete Arbeitsverträge rechtssicher digital schließen

Befristungen brauchen nach § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform. Fehlt sie, gilt der Vertrag als unbefristet. Die elektronische Form ersetzt die Schriftform nach § 126a BGB nur mit qualifizierter elektronischer Signatur, kurz QES. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur reicht dafür nicht.

Das Arbeitsgericht Gera hat am 7. März 2024 (Az. 2 Ca 936/23) eine Befristung als formwirksam anerkannt, die beide Seiten über Docusign mit QES unterzeichnet hatten. Bedingung: Beide Parteien signieren dasselbe Dokument qualifiziert. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV erlaubt seit dem 1. Januar 2025 den Nachweis der Arbeitsbedingungen in Textform, die Schriftform der Befristung hat es nicht verändert.

Die QES buchen Sie als Zusatz in Ihrem Docusign-Vertrag. Docusign ist selbst qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter, die Identität wird einmal digital geprüft. Für Kündigungen und Aufhebungsverträge bleibt es bei Papier, § 623 BGB schließt die elektronische Form dort aus.

Für wen sich das lohnt

Promotionagenturen, Eventdienstleister, Sicherheitsdienste und Personaldienstleister schließen viele Verträge für kurzfristige Einsätze, oft mit wenigen Tagen Vorlauf. Jeder davon wurde bisher gedruckt, unterschrieben, eingescannt und abgelegt. Mit der Docusign-Integration ist der Vertrag unterschrieben, bevor die Person am Einsatzort steht, und er liegt dort, wo Sie ihn bei einer Prüfung brauchen: in der Personalakte, mit Unterschriftsbericht.

Was Sie brauchen

Teamhero mit dem Dokumentenmodul und Vorlagen mit Unterschriften-Platzhaltern. Einen eigenen Vertrag mit Docusign, bei der Wahl des Tarifs unterstützen wir Sie. Die Freischaltung der Integration übernimmt unser Support kostenfrei, schreiben Sie an support@teamhero.de. Für befristete Verträge kommt die QES als Zusatz zu Ihrem Docusign-Tarif dazu.

Häufige Fragen

Ist ein befristeter Arbeitsvertrag gültig, der per Docusign unterschrieben wurde?

Ja, wenn beide Seiten mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnen. § 126a BGB stellt die QES der Schriftform gleich, die § 14 Abs. 4 TzBfG für Befristungen verlangt. Das Arbeitsgericht Gera hat das 2024 für eine Docusign-Signatur bestätigt. Mit einfacher oder fortgeschrittener Signatur gilt die Befristung als nicht vereinbart.

Reicht eine einfache elektronische Signatur für einen Arbeitsvertrag?

Für einen unbefristeten Arbeitsvertrag ja. Er kann formfrei geschlossen werden, die Unterschrift dient dem Nachweis. Sobald das Gesetz Schriftform verlangt, etwa bei der Befristung oder einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot, reicht nur die qualifizierte Signatur.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter Signatur?

Die einfache Signatur ist jede elektronische Zustimmung, etwa ein eingetippter Name. Die fortgeschrittene ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht Änderungen erkennbar. Die qualifizierte setzt zusätzlich eine geprüfte Identität und ein Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters voraus. Nur sie ersetzt die Unterschrift auf Papier. Mehr dazu im HR-Lexikon.

Müssen beide Seiten qualifiziert signieren?

Ja. § 126a Abs. 2 BGB verlangt, dass beide Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument elektronisch signieren. In Teamhero legen Sie die Arbeitgeberseite als Unterzeichner fest, die Signatur läuft dann für beide Seiten über Docusign.

Gilt das auch für kurzfristige Beschäftigung und Minijobs?

Die Formvorschrift hängt nicht vom Beschäftigungsmodell ab, sondern von der Befristung. Ein Vertrag für kurzfristige Beschäftigung ist fast immer befristet, deshalb braucht er die QES. Für einen unbefristeten Minijob genügt die einfache Signatur.

Was hat das Bürokratieentlastungsgesetz 2025 geändert, und was nicht?

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen Sie den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform geben, eine E-Mail reicht. Die Schriftform der Befristung nach § 14 Abs. 4 TzBfG ist unverändert. Einzige Ausnahme ist die Befristung auf das Regelrentenalter, die seit 2025 in Textform möglich ist.

Kann ich auch Kündigungen über Docusign schicken?

Nein. § 623 BGB schließt die elektronische Form für Kündigung und Aufhebungsvertrag aus. Beides braucht die eigenhändige Unterschrift auf Papier, auch mit qualifizierter Signatur ändert sich das nicht.

Brauche ich ein eigenes Docusign-Konto, und was kostet die QES?

Ja, Sie schließen einen eigenen Vertrag mit Docusign. Die QES ist dort ein Zusatz zum eSignature-Tarif, die Preise nennt Docusign. Die Freischaltung der Integration in Teamhero ist kostenfrei, bei der Tarifwahl unterstützen wir Sie.

Wo liegt der signierte Vertrag danach?

In der digitalen Personalakte der Mitarbeiterin in Teamhero, zusammen mit dem Unterschriftsbericht von Docusign, der jeden Schritt mit Zeitstempel dokumentiert. Beides können Sie jederzeit herunterladen.

Wie identifiziert sich die Mitarbeiterin bei der qualifizierten Signatur?

Vor der ersten qualifizierten Signatur prüft Docusign die Identität einmalig digital, etwa anhand eines Ausweisdokuments. Danach ist das Zertifikat hinterlegt, und die Person signiert mit wenigen Klicks. Welche Verfahren zur Verfügung stehen, richtet sich nach Ihrem Docusign-Tarif.

Weitere Schnittstellen

Teamhero ist auch mit anderen Systemen verbunden, etwa DATEV Lodas und Sage HR. Alle Schnittstellen finden Sie hier. Wie Dokumente in Teamhero insgesamt funktionieren, zeigt die Seite Dokumente. Sie möchten die Unterschrift live sehen? Dann lernen Sie uns kennen.

Disclaimer: Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Texte dieser Internetseite und damit verbundenen Beiträge zu unverbindlichen Informationszwecken bereitgestellt werden und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Wir empfehlen im Einzelfall immer eine spezifische Rechtsberatung, die auf die Belange und Bedingungen der jeweiligen Situation eingeht. Die Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen bereitgestellt und ohne Gewähr auf Korrektheit, Vollständigkeit und Gültigkeit.