Qualifizierte elektronische Signatur

Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, ist die höchste Stufe der elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung. Sie beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und einer vorab geprüften Identität der unterzeichnenden Person. Nach § 126a BGB ersetzt sie die gesetzliche Schriftform und damit die eigenhändige Unterschrift auf Papier.

Drei Stufen der elektronischen Signatur

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur ist jede Form elektronischer Zustimmung, etwa ein eingetippter Name unter einem Formular. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ordnet die Unterschrift eindeutig einer Person zu und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt zwei Bedingungen zusätzlich: Die Identität der Person wurde vor der ersten Signatur geprüft, und das Zertifikat stammt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter aus der EU-Vertrauensliste. Nur diese Stufe steht der Unterschrift auf Papier rechtlich gleich.

Wo die qualifizierte Signatur Pflicht ist

Wo ein Gesetz die Schriftform verlangt, genügt elektronisch nur die qualifizierte Signatur. Im Arbeitsrecht betrifft das vor allem die Befristung. Nach § 14 Abs. 4 TzBfG muss die Befristungsabrede schriftlich geschlossen werden, sonst gilt der Arbeitsvertrag als unbefristet. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur reicht dafür nicht aus. Das Arbeitsgericht Gera hat am 7. März 2024 (Az. 2 Ca 936/23) eine Befristung als formwirksam anerkannt, die beide Seiten über Docusign mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet hatten. Voraussetzung ist, dass beide Parteien dasselbe Dokument qualifiziert signieren. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV erlaubt seit dem 1. Januar 2025 den Nachweis der Arbeitsbedingungen in Textform, die Schriftform der Befristung hat es nicht verändert.

Wo sie nicht reicht

Für Kündigungen und Aufhebungsverträge schließt § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich aus. Sie brauchen weiterhin die Unterschrift auf Papier, auch eine qualifizierte Signatur ändert daran nichts.

In der Praxis

Anbieter wie Docusign sind selbst qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter. Die Identität wird einmal digital geprüft, danach signiert die Person mit wenigen Klicks. In Teamhero lassen sich Arbeitsverträge aus der Dokumentenvorlage direkt über die Docusign-Integration zur Unterschrift versenden. Das signierte Dokument und der Unterschriftsbericht werden automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt. Welche Signaturstufe dabei zum Einsatz kommt, richtet sich nach dem Docusign-Vertrag des Unternehmens.

Disclaimer: Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass die Texte dieser Internetseite und damit verbundenen Beiträge zu unverbindlichen Informationszwecken bereitgestellt werden und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Wir empfehlen im Einzelfall immer eine spezifische Rechtsberatung, die auf die Belange und Bedingungen der jeweiligen Situation eingeht. Die Informationen sind nach bestem Wissen und Gewissen bereitgestellt und ohne Gewähr auf Korrektheit, Vollständigkeit und Gültigkeit.