Personalmanagement für Impfzentren

 

Alles zum Impfzentrum – Von der Planung bis zum Personalmanagement


 

Das Corona-Virus hat Deutschland schon seit einigen Monaten fest im Griff. – Privat und wirtschaftlich befindet sich das Land im Ausnahmezustand. Überall da, wo es möglich ist, mussten und müssen Arbeitsabläufe umgedacht, Personal neu geplant und Prozesse digitalisiert werden.

 

Nun ist Änderung in Sicht: Der Impfstoff des deutsch-amerikanischen Hersteller-Bündnisses BioNTech / Pfizer wurde am 21. Dezember 2020 in Europa durch die europäische Arzneimittelbehörde EMA bedingt zugelassen. Hunderte Corona-Impfzentren, die in den letzten Wochen in ganz Deutschland entstanden sind, und tausende MitarbeiterInnen warten jetzt auf den Impfstoff, um in wenigen Tagen mit dem Impfen beginnen zu können.

Wie Sie die Herausforderung der Personalplanung mit Teamhero managen können und wer schon darauf vertraut, erfahren Sie hier.

 


 

Das Wichtigste vornweg. Teamhero bietet dem Betreiber eines Impfzentrums:

 

Der Dienstplan für Ihr Personal und ihre Promotion
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Rekrutieren Sie und überführen Ihre Bewerber dann in Ihre Mitarbeiterdatenbank.
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Personaleinsatzplanung für Impfzentren

Teamhero bietet vier parallel verfügbare Personaleinsatzplanungen an. Damit erstellen Sie einfach einen Schichtplan für Ihr gesamtes Team. Durch die Anzeige der Planstunden sowie automatische Warnhinweise von Teamhero verhindern Sie Überbuchungen.

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Was ist ein Impfzentrum?

Ein Impfzentrum ist ein zur Impfung möglichst vieler Menschen in möglichst kurzer Zeit bei höchstmöglicher Sicherheit errichtetes Zentrum.

Quasi jede kreisfreie Stadt und jeder Kreis in Deutschland hat bereits ein Impfzentrum errichtet und sorgt somit mit für die Möglichkeit einer flächendeckenden Impfung der Bevölkerung.

Dabei bietet ein Impfzentrum erhebliche organisatorische und logistische Vorteile gegenüber der Impfung beim Hausarzt. Die Nutzung großer Gebäude wie Messehallen, Sporthallen mit genügend Parkflächen, usw. sorgt beispielsweise dafür, dass lange Wartezeiten verhindert werden und die Abstands- und Hygieneregeln besser eingehalten werden können. Auch die Organisation der Priorisierung und der allgemeine Ablauf der Impfungen lässt sich in einem Impfzentrum einfacher durchführen. Zudem ist die Anlieferung und Lagerung des Impfstoffes, der im Falle von BioNTech / Pfizer bei -70 °C gelagert und schnell verbraucht werden muss, in großen Mengen organisatorisch und logistisch leichter.

Da die Risikogruppe mit höchster Priorität zum Großteil in Pflege- und Altenheimen lebt und daher nicht mobil ist, haben alle Impfzentren auch mobile Impfteams, die zu diesen Menschen rausfahren.

Wie und für wen kommt der Impfstoff ins Impfzentrum?

Impfen lassen kann sich prinzipiell jeder.

Allerdings wird es eine schrittweise Impfung geben, wobei der Bund die Reihenfolge nach Empfehlung der STIKO, der Ständigen Impfkommission, am Robert-Koch-Institut (RKI) festgelegt hat. So haben diejenigen Priorität, die bei einer Erkrankung mit Covid-19 das höchste Risiko für schwere Verläufe und den Tod haben sowie systemrelevantes, medizinisches Personal mit dem höchsten Infektionsrisiko.

Daher erhalten zunächst die als Risikogruppen eingestuften BürgerInnen die Möglichkeit zu einem Impftermin, bevor über ein einheitlich geplantes Anmeldeverfahren jeder einen Termin zur Corona-Impfung vereinbaren kann. Dabei ist die Corona-Schutzimpfung für alle BewohnerInnen Deutschlands kostenlos und freiwillig und muss zweimalig, im Abstand von drei Wochen, gespritzt werden.

Wo und von wem werden Impfzentren errichtet?

Geplant wurden die bis zu 400 Standorte in Deutschland so, dass eine flächendeckende Impfung möglichst vieler Menschen gewährleistet werden kann.

Deshalb hat in der Regel jeder Landkreis und jede kreisfreie Stadt ein eigenes Impfzentrum, je nach Einwohnerzahl können es sogar mehr sein. Die Planung und Verteilung obliegt dem Bundesministerium für Gesundheit (BMG) und den Bundesländern. Das RKI wird hier nicht mit eingebunden. Der Bau und die Betreibung jedes Impfzentrums und der mobilen Impfteams selbst werden auch von den Ländern organisiert. Die medizinische Verantwortung liegt dabei bei der niedergelassenen Ärzteschaft, insbesondere bei den Kassenärztlichen Vereinigungen, und gegebenenfalls bei dem medizinischen Personal der Krankenhäuser. Zusätzliche Unterstützung erhält ein Impfzentrum durch Hilfsorganisationen, die Bundeswehr, Logistikunternehmen und weitere Organisationen.

Um die Verteilung des Impfstoffes nach Bevölkerungsanteil an die Bundesländer und um die Anlieferung an die 27 von den Ländern genannten Anlieferungsstellen kümmert sich der Bund. Um die Verteilung im Landkreis selbst sowie um die richtige Lagerung der Impfdosen kümmern sich die Länder.

Wo ist das Impfzentrum in unserer Heimat Berlin?

In Berlin gibt es gleich sechs Corona-Impfzentren:
– Messe Berlin (Halle 11)
– Flughafen Tegel (Terminal C)
– Flughafen Tempelhof
– Erika-Hess-Eisstadion
– Velodrom
– Arena Berlin

Insgesamt sollen in der Bundeshauptstadt Berlin täglich 180 Ärzte und medizinisches Personal sowie 80 Helfer im Einsatz sein. Zudem werden 29 mobile Ärzteteams, die alle einem Impfzentrum unterstellt sind, in Pflegeheimen unterwegs sein, um zuerst Senioren impfen zu können. Einen Termin in einem Impfzentrum wird man vorerst nur nach postalischer Aufforderung erhalten.

Wo wird in Hamburg gegen Corona geimpft?

Das zentrale Impfzentrum in Hamburg ist in der Messehalle 3 zu finden und besteht aus mehreren Modulen, die auch einzeln in Betrieb genommen werden können. In den 64 einzelnen Impfboxen können so täglich bis zu 7.000 Corona-Impfungen vorgenommen werden. Auch in der Hansestadt Hamburg werden zuerst die Menschen in den Pflegeheimen geimpft. Insgesamt hatten sich 1.400 Ärzte freiwillig zum Einsatz gemeldet.

Wo befindet sich das Impfzentrum in München?

In München ist in der Messehalle in Riem seit dem 15. Dezember, wie von der bayerischen Staatsregierung gefordert, alles bereit für die ersten Impfpatienten. Im Münchner Raum findet man für Südost- und Ostgemeinden ein Impfzentrum in Haar, für Nordgemeinden und das Würmtal ein Impfzentrum in Unterschleißheim, und für die Südgemeinden, das Hachinger Tal und das Isartal eine Einrichtung in Oberhaching. Für die höchstgefährdetsten Einwohner Münchens, zu denen 15.000 Menschen gezählt werden, stehen 20 mobile Impfteams zur Verfügung. Das Impfzentrum in München ist eines von insgesamt 99 Impfzentren in ganz Bayern, wobei 28 Einrichtungen in Oberbayern zu finden sind.

Wo erhält man in Frankfurt am Main die Schutzimpfung?

In Frankfurt wurde unter der Leitung des Gesundheitsamtes und unter Beteiligung des örtlichen Katastrophenschutzes ein „Planungsstab Impfzentrum“ ins Leben gerufen, der für den Aufbau und den Betrieb des Impfzentrums in der Festhalle auf dem Messegelände zuständig ist. Betrieben wird das Impfzentrum in der Hauptstadt von Hessen vom Deutschen Roten Kreuz Frankfurt mit Unterstützung der Messe AG und unter Gesamtleitung des Gesundheitsamtes. Geplant sind hier bis zu 4.000 Impfungen am Tag, die alle erst einmal ausschließlich nach vorheriger Terminvergabe und Bescheinigung stattfinden werden.

Teamhero ist für Impfzentren optimiert.

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Wer betreibt in den unterschiedlichen Bundesländern ein Impfzentrum?

Wer ein Impfzentrum betreibt und welches medizinische Fachpersonal die Menschen vor Ort betreut, ist von Bundesland zu Bundesland individuell geregelt.

Daher stehen Kommunen teilweise vor großen Herausforderungen. Unterstützung erfahren sie durch Organisationen wie das Deutsche Rote Kreuz, der Arbeitersamariterbund, usw. Aber auch öffentliche und private Kliniken sowie niedergelassene Ärzte, Mediziner im Ruhestand und weitere Freiwillige unterstützen die Länder bei der Planung und Ausführung.

Weitere Informationen erhalten Sie unter anderem auf dem Informationsportalen von Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen.

Wie ist der Ablauf in einem Impfzentrum?

Ein Impfzentrum ist nach dem Prinzip einer Einbahnstraße aufgebaut, um möglichst viele Menschen problemlos unter Einhaltung der Abstands- und Hygieneregeln durch die Einrichtung leiten zu können.

So sind die Impfstraßen in der Regel in vier aufeinander folgende Bereiche eingeteilt. Zuerst findet man sich als Patient an der Anmeldung wieder. Hier wird die Identität überprüft, die Einhaltung des Termins kontrolliert und die Patientendaten dokumentiert. Im nächsten Abschnitt, dem Aufklärungsbereich, hat man die Möglichkeit zu einem ärztlichen Impfgespräch, das über mögliche Risiken und Nebenwirkungen aufklärt. Anschließend gelangt man in den eigentlichen Impfbereich, der in der Regel in kleine Einzelkabinen unterteilt ist und in dem man durch medizinisches Personal seine Impfung erhält. Der vierte Bereich dient der Beobachtung. Unter Aufsicht von medizinischem Fachpersonal werden eventuelle Allergiereaktionen abgewartet, bevor man das Gelände verlassen darf. Sanitätspersonal steht selbstverständlich für den Ernstfall immer bereit.

Was sind die Herausforderungen für ein Impfzentrum?

Die tägliche Impfung von mehreren tausend Personen stellt in vielerlei Hinsicht eine große Herausforderung für ein Impfzentrum dar. Schon beim Bau muss die komplexe Logistik der an- und abreisenden Patienten sowie des Impfstoffes und aller weiteren Materialien berücksichtigt werden.

Deshalb errichteten viele Städte ihr Impfzentrum in einer Messehalle, einem Festzelt, o.ä. Messen und andere große Einrichtungen, wie Sporthallen, bieten genügend Platz und sind mit der Logistik vieler Menschen und Waren gut vertraut. Auch findet man hier ausreichend Parkmöglichkeiten sowie Anbindungen an den öffentlichen Personennahverkehr.

Eine weitere Herausforderung für Impfzentren stellt sich bei der Logistik der Einladungen. Hier greifen die kreisfreien Städte und Kreise auf die Melderegister zu und verschicken die Einladungen dann meistens per Post an die BewohnerInnen. Mit dieser Einladung kann man dann telefonisch oder online einen Termin buchen, wenn man sich impfen lassen möchte.

Zusätzlich zu der Lösung der logistischen Herausforderungen muss parallel nach Personal gesucht werden. Nach der Vervollständigung der Personalplanung gilt es dann an den Dienstplänen zu feilen, um die BürgerInnen im Zwei-Schicht-System betreuen zu können.
Neben einer geeigneten Software zur Personalfindung und -betreuung bedarf es auch einer sicheren IT-Lösungen zur Dokumentation, Weiterleitung und Auswertung der Patientendaten.

Teamhero Screenshots

Jobs mit richtiger Personalplanung besetzen
Personalplanung mit Dienstplänen

Eine Auswahl der Vorteile von Teamhero für ein Impfzentrum

  • Getrennte Bewerberdaten
  • Bewerbungsprozess
  • E-Mail – Kommunikation
  • Stellenanzeigen nach Quellen
  • Dokumente anfordern
  • In Mitarbeiterpool überführen
  • Bewerberdaten löschen
  • Bewerbungsstatistiken
  • Automatische Briefings
  • Jobtauschworkflow
  • Livemodus für CheckIn/Out

 

Wer arbeitet im Impfzentrum?

Im Impfzentrum arbeiten vorallem Ärzte und medizinisches Personal, welches sich freiwillig gemeldet hat oder durch die Kassenärztlichen Vereinigungen rekrutiert wurde und je nach Bundesland unterschiedlich vergütet wird.

Zusätzlich unterstützen auch Mitarbeiter von Hilfsorganisationen, die Bundeswehr und viele weitere Vereinigungen und Unternehmen die Einrichtungen. Um die hauptberuflichen Tätigkeiten aller Mitwirkenden berücksichtigen zu können, wird im Impfzentrum im Zwei-Schicht-Betrieb gearbeitet.

Wer sorgt für die Ausstattung und die IT?

Der Bund stellt den Corona-Impfstoff für jedes Impfzentrum und damit für jeden Bürger und jede Bürgerin in Deutschland kostenlos zur Verfügung. Die Länder unterstützen bei der Zulieferung und stellen das Verbrauchsmaterial sowie die Schutzausrüstungen des Personals.

Die IT-Ausstattung, die im Impfzentrum zur Terminkoordination, zur Dokumentation der Patientendaten sowie zum Monitoring des Impfstatus benötigt wird, stellt der Bund bzw. das Land zur Verfügung. Damit das Terminmanagement einheitlich verwendet werden kann, hat das BMG, das Bundesministerium für Gesundheit, gemeinsam mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung ein standardisiertes Modul erarbeitet, welches aller Voraussicht nach in allen Bundesländern genutzt wird. Die Terminservicestellen werden unter der bundeseinheitlichen Telefonnummer 116117 erreichbar sein.

Die richtige Software zur Koordination des Personals

Neben einer sicheren, DSGVO-konformen IT-Ausstattung zur Dokumentation und Pflege aller Impfdaten ist für ein Impfzentrum auch eine passende Software zur Koordination des Personals sinnvoll. Schließlich wird in den meisten Impfzentren in zwei Schichten in einem Team gearbeitet, das neu zusammengestellt wurde und das vor allem oft einem Hauptjob nachgeht. Da gestaltet sich das Erstellen der Dienstpläne, aber auch vorab die Rekrutierung von geeignetem Personal nicht immer ganz leicht.

Wir als Teamhero GmbH aus Deutschland bieten mit unserer maßgeschneiderten Software as a Service (SaaS) eine umfassende Personalplanungssoftware an, die bei allen Belangen rund um die Koordination des Personals im Impfzentrum unterstützen kann. Von der Rekrutierung über die Zeiterfassung und Einsatzplanung bis zur Ablage von Dokumenten finden wir die passende Lösung. Deshalb arbeiten wir inzwischen auch mit der Kassenärztlichen Vereinigung Sachsen zusammen an ihrem Personalmanagement für ihre Impfzentren.

Die Zukunft des Impfzentrums

Auch wenn der Impfstoff und die bestens geplanten und teils in Rekordzeit errichteten Impfzentren Grund zur Hoffnung auf eine baldige Besserung der Infiziertenzahlen geben, wird es noch Monate dauern, bis die gewünschte Herdenimmunität eintritt, da dafür mindestens 60 % der Bevölkerung geimpft sein müssen.

Die Corona-Schutzimpfung ist also nur wirksam, wenn sich die Menschen gleichzeitig weiterhin an die Hygiene- und Abstandsregeln halten. Oberstes Ziel ist es zunächst schwere Verläufe und Todesfälle, die durch Covid-19 ausgelöst werden, zu verhindern.

Dank eines jeden Impfzentrums wird dieses Ziel schnellstmöglich und unter Einhaltung der nötigen Sicherheitsmaßnahmen noch im nächsten Jahr sicherlich erreicht werden.

Ihre Vorteile als Impfzentrum

Teamhero und ausgewählte Features

Personal planen in jeder Branche

Teamhero ist eine intuitive und leistungsstarke Personalmanagementsoftware. Zu den Hauptfunktionen gehören:

  • Bewerber managen
  • Schichten planen
  • Zeiten erfassen
  • Proaktiv kommunizieren
  • Einsatzdaten auswerten
  • Lohn und Gehalt abrechnen

Ihr Ansprechpartner

Gerne beantworten wir all Ihre Fragen rund um den Einsatz in einem Impfzentrum.

Hendrik Schneider
Gründer, Vertrieb und Berater

Erklärt Ihnen was Teamhero für Ihr Impfzentrum leisten wird.

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