Personaleinsatzplanung: Was ist zu beachten?

Bei der Personaleinsatzplanung (kurz PEP) gibt es einige Dinge zu beachten, denn sie trägt dazu bei, dass Abläufe und auch Prozesse innerhalb Ihrer Abteilungen und des gesamten Unternehmens optimiert werden.

Kurz gesagt: Die PEP dient dazu, dass es nicht zu Personalengpässen oder Überkapazitäten kommt. Im weiteren Verlauf des Artikels klären wir weitere Fragen zur Personaleinsatzplanung.

Was versteht man unter Personaleinsatzplanung

Generell gesagt, sorgt die Personalplanung dazu, dass der Bedarf an Beschäftigten in einem Unternehmen optimal gedeckt ist. So wird mithilfe der Personaleinsatzplanung eingeschätzt, wie hoch die erforderliche Kapazität in jeder Abteilung ist, damit immer ausreichend Mitarbeitende mit den passenden Fähigkeiten verfügbar sind.

Somit müssen Personaler bei der Personaleinsatzplanung beachten, dass die Positionen mit genau den richtigen Mitarbeitern besetzt sind. Perfekt eingesetzt haben Sie Ihre Belegschaft, wenn die Kosten-Nutzen-Relation optimal aus Unternehmenssicht erfolgt ist. So wird nämlich auch das Interesse und das Potenzial der Mitarbeiter beachtet und gestärkt.

Dies ist keine leichte Aufgabe, denn es kommen immer wieder Ereignisse, welche die Personaleinsatzplanung erschweren können. Dies können unter anderem folgende sein:

  • beliebte Urlaubszeiten
  • hohes Krankheitsaufkommen
  • schwankende Auftragsmengen
  • saisonale Schwankungen (Sommerloch)
  • Lieferengpässe

Dies zeigt uns, dass die PEP vor allem flexibel agieren muss, da zahlreiche interne sowie auch externe Einflüsse die Planung jederzeit beeinträchtigen können.

Wozu dient die Personaleinsatzplanung?

Im Allgemeinen lässt sich aus den vorherigen Informationen festhalten, dass die PEP als Basis wichtiger Personalentscheidungen gilt. Denn es geht nicht immer nur um die einfache Besetzung von Positionen, sondern eben auch um die Versetzungen von ganzen Abteilungen in eine andere oder auch um Beförderungen.

Aus all diesem Wissen lässt sich nun sagen, dass die Personaleinsatzplanung in folgende Bereiche mit einfließt:

  • Recruiting
  • Personalplanung
  • Personalcontrolling
  • Personalentwicklung
  • Arbeitszeitplanung

Welche Aufgaben hat die Personaleinsatzplanung?

Qualitative PEP

Die Hauptaufgabe liegt darin, den Personalbedarf zu decken und die Positionen mit den entsprechenden Mitarbeitern korrekt zu besetzen. Um diese Aufgabe erledigen zu können, muss der Personaler das Anforderungsprofil genau kennen und die Mitarbeitenden analysieren sowie mit dem Stellenprofil abgleichen.

Dieser Abgleich wird auch qualitative Personaleinsatzplanung bezeichnet.

Quantitative PEP

Weiterhin gibt es die sogenannte quantitative PEP, wobei der IST-Bestand der Mitarbeiter mit dem SOLL-Bestand des Unternehmens abgeglichen wird. Hier geht es somit darum, dass das Unternehmen ausreichend Personal für sein Tagesgeschäft und seine Unternehmensziele hat. Aber auch an welcher Stelle mit weniger Personal diese umgesetzt werden und Kosten reduziert werden können.

Zeitliche Personaleinsatzplanung

Bei dieser Art der Personaleinsatzplanung geht es darum, dass auf saisonal bedingte Schwankungen geachtet wird. So kommt es meist im Sommer zum sogenannten Sommerloch, wo viele Teammitglieder Urlaub nehmen und weniger Aufträge reinkommen.

In den Wintermonaten November, Dezember und Januar hingegen boomt die Auftragslage häufig wieder. Diese Bedingungen müssen bei der PEP eindeutig beachtet werden.

Schichtplanung

Eine weitere Aufgabe der Personaleinsatzplanung ist die Schichtplanung. Dabei geht es darum: Welcher Mitarbeitende arbeitet wann und auch die Arbeitszeiterfassung ist hier wichtig. Personalisierte Dienstpläne werden dabei erstellt und schaffen einen genauen Überblick darüber, wer wann, wo und wie lange arbeitet.

Besonders einfach & in nur wenigen Clicks können Sie Ihren Dienstplan mit Teamhero erstellen.

Wir haben im Folgenden noch einmal die wichtigsten Aufgaben der Personaleinsatzplanung für Sie zusammengefasst:

Aufgaben:

  • Qualitative PEP: Mitarbeiter entsprechend ihrer Fähigkeiten analysieren & mit dem Stellenprofil abgleichen
  • Quantitative PEP: Ausreichend Personal & Kostenplanung
  • Zeitliche Personaleinsatzplanung
  • Schichtplanung

Ziele der Personaleinsatzplanung

Die Ziele der Personaleinsatzplanung lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Ziele:

  • Besetzung offener Stellen
  • Performancesteigerung der Unternehmensziele
  • Mit der richtigen Mitarbeiterwahl die Produktivität steigern
  • flexibel und vor allem vorausschauend planen

Das Hauptziel liegt darin: die ideale Besetzung mit qualifizierten Fachkräften abzuwickeln. Aus diesem Ziel leiten sich weitere Ziele ab.

Haben Sie die richtigen Kollegen für eine Aufgabe gefunden, dann kann sich dies auch positiv auf die Performance des Unternehmens auswirken. Auch wenn ein Teammitglied sehr zufrieden mit seinem Job ist, steigert dies seine Produktivität, was ebenfalls gut für das Unternehmen ist.

Flexibilität wird hier ebenfalls groß geschrieben, denn es muss auf Entlassungen, Umstrukturierungen und jegliche Schwankungen der Auftragslage eingegangen werden.

Zu dem Punkt vorausschauendes Planen gehört auch, dass neue Positionen intern besetzt werden können. Verabschiedet sich ein Mitarbeiter bspw. in die Elternzeit, muss nicht zwangsläufig ein neuer Kollege gesucht werden. Denn neues Personal zu rekrutieren ist meist mit hohen Kosten verbunden.

Tipps für eine einfache Personaleinsatzplanung

Wir fassen an dieser Stelle kurz und knapp 4 Tipps zusammen, die Ihnen zeigen, was bei der Peresonaleinsatzplanung zu beachten ist:

1. Arbeiten Sie mit einer Software wie Teamhero

Das Arbeiten mit einer Software wie Teamhero bietet Ihnen zahlreiche Vorteile. Sie können damit die Personaleinsatzplanung in wenigen Handgriffen erstellen und künftig pflegen.

Dabei sind Sie nicht abhängig von Zeit, Ort und Gerät und können wirklich jederzeit und überall auf alle Ihre Daten zugreifen.

Sie können dann in Zukunft auf lästige Excel-Tabellen verzichten und haben immer die aktuellste Version der Planung auf dem Bildschirm vor Ihnen: Weitere Vorteile finden Sie in unserem großen Teamhero vs. Excel-Vergleich.

2. Flexibilität

Eine flexible und vorausschauende Planung ist das A und O der PEP. Sie müssen das Unvorhersehbare vorhersehen und mit in Ihre Planung aufnehmen.

3. Kommunikation

Die Kommunikation spielt auch in diesem Bereich eine wichtige Rolle. Es muss jedem klar sein, was er wann zu tun hat. Hier ist Transparenz, Klarheit und Schnelligkeit besonders vorteilhaft.

Sie wollen vermutlich nicht nach dem Erstellen des Dienstplans auf Verärgerung und Widerstand treffen, dann lassen Sie ihre Mitarbeiter selbst ihre Verfügbarkeit angeben. Beschäftigen Sie bspw. Studenten und Schüler, dann können diese selbst im Kalender angeben, wann sie Zeit haben und wann sie eine Prüfung oder Vorlesung haben.

4. Reflektieren

Sie sollten nicht nur mit der Planung beschäftigt sein, sondern auch mal einen Blick auf Vergangenes setzen. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Was ist schief gelaufen?
  • Welche Mitarbeiter möchten oft die Schicht tauschen?
  • Was sind die Gründe für Schichtwechsel?
  • Gibt es wiederkehrende Probleme?

Finden Sie heraus, wo genau die Probleme liegen und planen Sie genau diese in den darauffolgenden Monaten mit ein.

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