Personalkosten senken: Strategien für nachhaltige Einsparungen

Personalkosten gehören für viele Unternehmen zu den größten laufenden Ausgaben. Steigende Löhne und Gehälter, Sozialabgaben, Überstunden oder hohe Recruitingkosten können die Marge schnell massiv belasten.

Wenn Unternehmungen ihre Personalkosten senken wollen, fällt der Blick oft zuerst auf die Zahl der Mitarbeiter:innen. Doch Stellen zu streichen ist eine harte Maßnahme mit langfristigen Folgen. Fehlen später Fachkräfte, müssen Unternehmen neues Personal suchen und einarbeiten. Gleichzeitig steigt häufig die Belastung für das verbleibende Team.

Sinnvoller ist es, zunächst die täglichen Abläufe zu prüfen: Wo entstehen Überstunden? Wo bleiben Kapazitäten ungenutzt? Passt die Personalplanung zum tatsächlichen Bedarf? Und wie viel Arbeitszeit fließt in manuelle Abstimmungen und Verwaltungsaufgaben?

Das Wichtigste in Kürze

• Wenn Sie Personalkosten senken möchten, analysieren Sie zuerst, wo im Arbeitsalltag unnötige Kosten entstehen.
• Überstunden, Leerlauf und eine ungenaue Personalplanung erhöhen häufig die Lohnkosten.
• Eine bessere Planung hilft Ihnen, Mitarbeiter:innen entsprechend dem tatsächlichen Bedarf einzusetzen.
• Digitale Tools reduzieren manuellen Aufwand bei Planung, Kommunikation und Zeiterfassung.
• Kurzfristige Einsparungen sollten nicht dazu führen, dass Mitarbeiter:innen dauerhaft überlastet werden oder wichtiges Wissen verloren geht.

Direkte und indirekte Personalkosten

Um Personalkosten gezielt zu reduzieren, müssen Sie zunächst wissen, woraus sie bestehen. Viele Unternehmen betrachten primär Bruttolöhne und ‑gehälter. Die tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter:in liegen jedoch höher.

Direkte Personalkosten

Direkte Personalkosten ordnen Sie unmittelbar einzelnen Mitarbeiter:innen zu. Dazu gehören unter anderem:

• Löhne und Gehälter
• Zuschläge
• Überstundenvergütungen
• Boni und Prämien
• Provisionen

Derlei Kosten fallen direkt für die geleistete Arbeit an.

Weitere personalbezogene oder indirekte Kosten

Zusätzlich entstehen Kosten rund um Beschäftigung und Personalverwaltung. Dazu gehören etwa Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Recruiting, Einarbeitung, Weiterbildung und Kosten durch Fehlzeiten.

Wenn Sie regelmäßig kurzfristig Personal suchen müssen, weil Ausfälle oder Personalengpässe erst spät auffallen, entstehen zusätzliche Recruiting- und Einarbeitungskosten. Wenn Mitarbeiter:innen regelmäßig Überstunden leisten, kann das auf eine zu knappe Planung hinweisen.

Bevor man also Maßnahmen zur Kostensenkung festlegt, sollte man also die eigenen konkreten Zahlen betrachten. Vergleichen Sie beispielsweise geplante Arbeitsstunden mit den tatsächlich geleisteten Stunden und prüfen Sie, bei welchen Projekten oder Zeiträumen regelmäßig Abweichungen entstehen.

Effektive Strategien, um Personalkosten zu reduzieren

Eine ungenaue Personalplanung kann unnötige Kosten und Aufwände in beide Richtungen verursachen.

Planen Sie zu viele Mitarbeiter:innen ein, entstehen Leerlaufzeiten. Planen Sie zu knapp, steigen Überstunden oder Sie benötigen kurzfristig zusätzliches Personal.

Schauen Sie deshalb regelmäßig auf Ihre tatsächliche Auslastung:

• Wie viele Mitarbeiter:innen benötigen Sie für einen bestimmten Auftrag?
• Wie viele Stunden fallen erfahrungsgemäß an?
• Zu welchen Zeiten sinkt oder steigt die Auslastung?
• Welche Qualifikationen benötigen Sie für einzelne Aufgaben?
• Wo entstehen regelmäßig kurzfristige Engpässe?

Besonders Unternehmen mit wechselnden Projekten oder saisonalen Schwankungen profitieren von einer Planung, die Personalbedarf und verfügbare Kapazitäten zusammenführt. 

Eine Software zur Personaleinsatzplanung hilft Unternehmen dabei, quantitative, qualitative und saisonale Aspekte dabei im Blick zu behalten und unkompliziert zu berücksichtigen.

Überstunden und Leerlauf nicht getrennt betrachten

Wenn ein Teil des Teams regelmäßig Überstunden leistet und andere Mitarbeiter:innen freie Kapazitäten haben, liegt das Problem häufig nicht allein an der Personalmenge. Prüfen Sie, wie Sie Arbeit und Einsätze verteilen.

Situation	Was Sie prüfen sollten
Regelmäßige Überstunden	Reicht die Personalplanung für den tatsächlichen Arbeitsaufwand aus?
Leerlaufzeiten	Sind zu viele Mitarbeiter:innen gleichzeitig eingeplant?
Ungleichmäßige Auslastung	Lassen sich Aufgaben oder Einsätze anders verteilen?
Häufige kurzfristige Änderungen	Fehlen aktuelle Daten zu Verfügbarkeiten oder Kapazitäten?

Teamhero zeigt während der Planung unter anderem bereits verplante, gebuchte und verbrauchte Arbeitszeit sowie die Auslastung einzelner Mitarbeiter:innen. So erkennen Sie als Planer:in, wie stark einzelne Personen bereits eingeplant sind.

So identifizieren Sie bereits während der Planung, wenn einzelne Mitarbeiter:innen regelmäßig deutlich mehr arbeiten als vorgesehen.

Verfügbarkeiten frühzeitig berücksichtigen

Kurzfristige Personalengpässe kosten Zeit und Geld.

Ein:e Mitarbeiter:in fällt aus, ein Einsatz muss neu besetzt werden, und Sie beginnen, verschiedene Personen telefonisch oder per Messenger zu kontaktieren. Je häufiger dieser Ablauf vorkommt, desto mehr Arbeitszeit fließt in kurzfristige Improvisation.

Fragen Sie Verfügbarkeiten daher frühzeitig ab und berücksichtigen Sie Abwesenheiten direkt in der Planung.

Teamhero unterstützt die Personalplanung unter anderem durch hinterlegte Informationen zu Abwesenheiten und Arbeitszeiten. Das Mitarbeiterportal bietet Mitarbeiter:innen zudem einen zentralen Zugang zu Funktionen wie mobilen Arbeitszeiten und der Übersicht über Jobs.

Eine frühzeitige Abfrage verhindert Ausfälle nicht. Sie sorgt jedoch dafür, dass Sie mit aktuelleren Informationen planen.

Qualifikationen gezielt einsetzen

Kosten können entstehen, wenn Mitarbeiter:innen Aufgaben übernehmen, die nicht zu ihren Qualifikationen passen.

Setzen Sie hochqualifizierte Fachkräfte regelmäßig für einfache Tätigkeiten ein, fehlen diese Kapazitäten möglicherweise an anderer Stelle. Umgekehrt führen fehlende Kenntnisse zu Fehlern, längeren Arbeitsprozessen oder zusätzlichem Abstimmungsbedarf.

Hinterlegen Sie deshalb relevante Qualifikationen und Erfahrungen zentral und berücksichtigen Sie diese bei der Einsatzplanung. Teamhero bietet hierfür unter anderem Filtermöglichkeiten nach Verfügbarkeit, Qualifikationen und weiteren Mitarbeitermerkmalen.

Planungs- und Verwaltungsaufwand reduzieren

Lohnkosten sparen Unternehmen nicht nur durch eine andere Besetzung.

Prüfen Sie, wie viel Arbeitszeit Ihre Personalverantwortlichen für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben benötigen. 

Ein typischer Ablauf sieht in vielen Unternehmen so aus: Sie fragen Verfügbarkeiten per Nachricht ab, planen in Excel, kommunizieren Änderungen einzeln und übertragen Arbeitszeiten später manuell. Jeder einzelne Schritt kostet Zeit.

Eine zentrale Software kann diese Prozesse zusammenführen. Teamhero bündelt Funktionen für Personalverwaltung, Einsatzplanung und mobile Zeiterfassung auf einer Plattform.

Sie sparen Zeit, wenn Mitarbeiter:innen und Personalverantwortliche dieselben aktuellen Informationen nutzen und Daten nicht mehrfach übertragen müssen.

Geplante und tatsächliche Arbeitszeiten vergleichen

Viele Unternehmen wissen, wie viele Stunden sie für einen Auftrag geplant haben. Weniger klar ist häufig, wie viele Stunden tatsächlich angefallen sind.

Hier finden sich oft Ansatzpunkte, um Personalkosten zu reduzieren.

Vergleichen Sie regelmäßig:

• geplante Arbeitsstunden
• tatsächlich geleistete Stunden
• Überstunden
• Abwesenheiten
• Arbeitsaufwand einzelner Projekte

Wenn bestimmte Einsätze regelmäßig mehr Arbeitszeit benötigen als vorgesehen, passen Sie Ihre Kalkulation oder Personalplanung an. Wenn andere Projekte wiederholt mit weniger Personal auskommen, können Sie die Besetzung überprüfen.

Das Arbeitszeitgesetz enthält unter anderem Vorgaben zur täglichen Arbeitszeit, zu Pausen und Ruhezeiten. Bei der Planung müssen Sie diese Rahmenbedingungen berücksichtigen.

Teamhero unterstützt die Erfassung von Arbeitszeiten und die Verwaltung von Sollstunden, Überstunden und weiteren Arbeitszeitdaten.

Fluktuation nicht als reine Personalfrage behandeln

Hohe Fluktuation verursacht Kosten. Wie hoch diese Kosten tatsächlich ausfallen können, zeigt eine Beispielrechnung: Neben den reinen Recruitingkosten fließen auch Einarbeitungszeit und vorübergehend geringere Produktivität mit ein.

Unternehmen müssen neue Mitarbeiter:innen suchen, auswählen und einarbeiten. Gleichzeitig investieren Kolleg:innen und Führungskräfte Zeit in die Einarbeitung. Nicht jede Kündigung können Sie verhindern. Prüfen Sie dennoch, ob organisatorische Probleme Mitarbeiter:innen unnötig belasten.

Dazu können gehören:

• kurzfristige und häufige Planänderungen
• ungleich verteilte Arbeitslast
• dauerhaft hohe Überstunden
• unklare Einsatzinformationen
• fehlende Möglichkeiten, Verfügbarkeiten frühzeitig mitzuteilen

Gerade bei flexiblen Teams kann eine transparentere Planung dazu beitragen, dass Mitarbeiter:innen ihre Einsätze und Arbeitszeiten besser nachvollziehen.

Was Sie beim Kosteneinsparen vermeiden sollten

Personal abbauen, bevor Sie die Ursachen kennen

Stellenabbau reduziert kurzfristig die Lohnkosten. Wenn der Personalbedarf später wieder steigt, entstehen neue Kosten für Recruiting und Einarbeitung.

Analysieren Sie deshalb zuerst Ihre Auslastung, Überstunden und Leerlaufzeiten. Häufig finden Sie dort Maßnahmen, bevor Sie Stellen streichen müssen.

Überstunden zur Dauerlösung machen

Überstunden können kurzfristige Engpässe auffangen. Werden sie zur Regel, sollten Sie Ihre Planung überprüfen. Fragen Sie sich, warum dieselben Mitarbeiter:innen regelmäßig länger arbeiten. Liegt die Ursache in einer dauerhaft zu knappen Besetzung? Verteilen Sie Aufgaben ungleich? Oder stimmen geplante und tatsächliche Arbeitszeiten nicht überein?

Weiterbildung pauschal kürzen

Weiterbildung verursacht zunächst Kosten. Fehlende Kenntnisse können später jedoch mehr Geld kosten, wenn Arbeitsprozesse länger dauern oder Fehler zunehmen.

Streichen Sie Weiterbildungsbudgets deshalb nicht pauschal. Prüfen Sie, welche Qualifikationen Ihr Unternehmen für aktuelle und geplante Aufgaben benötigt.

Personalkosten senken beginnt mit einem genauen Blick auf den Arbeitsalltag

Wenn Sie Personalkosten reduzieren möchten, müssen Sie nicht automatisch an Stellenabbau denken.

Schauen Sie zuerst auf Ihre Planung. Überstunden, Leerlauf, ungleich verteilte Arbeit und manuelle Verwaltungsprozesse verursachen Kosten, die Sie häufig erst spät bemerken.

Besonders bei vielen wechselnden Einsätzen hilft eine aktuelle Übersicht über Verfügbarkeiten, Arbeitszeiten und Auslastung. 

Sie möchten Ihre Personalkosten reduzieren und Ihre Personalplanung effizienter gestalten? Entdecken Sie, wie Teamhero Sie dabei unterstützen kann. 

FAQs

Wie können Unternehmen Personalkosten senken?

Prüfen Sie zunächst Ihre Personalplanung, Auslastung und Arbeitszeiten. Häufig lassen sich Kosten durch weniger Leerlauf, eine bessere Verteilung der Arbeit und weniger manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren.

Welche Maßnahmen helfen, Personalkosten zu reduzieren?

Zu den möglichen Maßnahmen gehören eine bedarfsgerechtere Personalplanung, die Reduzierung unnötiger Überstunden, die bessere Nutzung vorhandener Kapazitäten und effizientere Prozesse bei Planung und Zeiterfassung.

Wie können Unternehmen Lohnkosten sparen?

Vermeiden Sie Überbesetzungen und regelmäßige Leerlaufzeiten. Achten Sie gleichzeitig darauf, Personal nicht dauerhaft zu knapp zu planen, da dadurch Überstunden und zusätzliche Belastungen entstehen können.

Können wir Personalkosten senken, ohne Mitarbeiter:innen zu entlassen?

Ja. Bevor Sie Stellen abbauen, können Sie prüfen, ob Überstunden, Leerlauf, ungenaue Planung oder manuelle Prozesse unnötige Kosten verursachen.