So berechnen Sie Ihren Personalbedarf richtig

Haben Sie sich jemals gefragt, warum manche Unternehmen trotz hervorragender Produkte oder Dienstleistungen Schwierigkeiten haben, ihre Ziele zu erreichen, während andere scheinbar mühelos Erfolge verbuchen?

Manchmal liegt die Antwort tatsächlich in der Art und Weise, wie Unternehmen ihren Personalbedarf planen und managen. Denn die richtige Berechnung des Personalbedarfs ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor für die Produktivität eines Unternehmens.

In diesem Artikel zeigen wir auf, wie Sie Ihren Personalbedarf ab sofort präzise berechnen können. Damit Sie nicht nur Kosten optimieren, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter:innen steigern können. Mit praktischen Tipps rüsten wir Sie für eine erfolgreiche Personalplanung, die Ihr Unternehmen auf die Überholspur bringt.

Was ist Personalbedarf?

Personalbedarf ist ein Schlüsselbegriff im Bereich des Personalmanagements, der die Anzahl und die Qualifikation der Mitarbeiter:innen umfasst, die ein Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Diese Planung ist entscheidend, um sowohl Über- als auch Unterbesetzungen zu vermeiden und die Personalkosten im Griff zu behalten.

Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf die reine Anzahl der benötigten Mitarbeiter:innen. Hierbei wird zwischen dem Einsatzbedarf, also der Anzahl der Mitarbeiter:innen, die für die täglichen Aufgaben benötigt werden, und dem Reservebedarf unterschieden. Letzterer dient dazu, Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit ohne Leistungseinbußen abzufangen.

Eine sorgfältige Analyse des Ist-Zustandes und des absehbaren Bedarfs in der nahen Zukunft hilft, den Brutto-Personalbedarf zu ermitteln.

Die qualitative Personalbedarfsplanung hingegen bezieht sich auf die Fähigkeiten und Qualifikationen, die Mitarbeiter:innen mitbringen müssen. Dazu gehört die Analyse der zukünftigen Anforderungen an das Personal, wie zum Beispiel spezielle Fremdsprachenkenntnisse oder IT-Fähigkeiten, die durch die Expansion des Unternehmens oder durch technologische Neuerungen erforderlich werden.

Die Personalbedarfsplanung ist ein dynamischer Prozess, der regelmäßig überprüft und aktualisiert werden muss, um auf Veränderungen im Unternehmen oder auf dem Markt reagieren zu können. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, den Abteilungsleitungen und der Geschäftsführung.

Das Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten, sei es durch Personalentwicklung, Weiterbildung vorhandener Mitarbeiter:innen oder durch das Recruiting neuer Talente, um den zukünftigen Herausforderungen gewachsen zu sein.

Zwei Personalverantwortliche diskutieren über die Berechnung der Anforderungen an ihr Personal Personalbedarf berechnen

Darum ist die Berechnung des Personalbedarfs wichtig

Die präzise Berechnung des Personalbedarfs ist ein strategischer Hebel, der den langfristigen Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflusst. Diese Berechnung bildet die Grundlage für eine Vielzahl von Vorteilen, sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter:innen.

Optimierung der Betriebskosten

Eine der augenfälligsten Auswirkungen einer korrekten Personalbedarfsberechnung ist die Optimierung der Betriebskosten. Indem genau die Anzahl der Mitarbeiter:innen ermittelt wird, die zur Erreichung der Unternehmensziele benötigt wird, vermeiden Unternehmen sowohl die finanzielle Belastung durch Überbesetzung als auch die Risiken, die mit Unterbesetzung einhergehen, wie Kosten für Überstunden oder Qualitätsmängel in der Produktion oder Dienstleistung. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und stärkt die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit

Eine genaue Personalbedarfsplanung trägt signifikant zur Mitarbeiter:innenzufriedenheit bei. Durch die Vermeidung von Über- und Unterbesetzungen fühlen sich Mitarbeitende weder unterfordert noch überlastet. Dies fördert ein positives Arbeitsklima und erhöht die Motivation. Zufriedene Mitarbeitende sind engagierter, produktiver und tragen zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Langfristig wirkt sich dies positiv auf die Mitarbeiter:innenbindung aus und reduziert die Fluktuation, was wiederum die Kosten für Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen senkt.

Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen, die ihren Personalbedarf präzise berechnen, können schneller und flexibler auf Marktveränderungen reagieren. Sie sind in der Lage, neue Geschäftsstrategien umzusetzen, indem sie rechtzeitig in die Rekrutierung oder Weiterbildung von Mitarbeiter:innen investieren. Dies sichert eine kontinuierliche Anpassung an technologische Entwicklungen und veränderte Marktbedingungen, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens fördert.

Förderung der Personalentwicklung

Die Berechnung des Personalbedarfs beinhaltet auch die Analyse der benötigten Qualifikationen und Kompetenzen. Dies ermöglicht es Unternehmungen, gezielte Investitionen in die Weiterbildung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen zu tätigen. Durch die Förderung der Personalentwicklung können Unternehmen nicht nur bestehende Kompetenzlücken schließen, sondern auch die Karriereentwicklung ihrer Mitarbeiter:innen unterstützen. Dies steigert die Arbeitszufriedenheit und bindet Talente langfristig an das Unternehmen.

Wahrung der Servicequalität

Für Unternehmen, die direkt mit Endkund:innen arbeiten, ist die Berechnung des Personalbedarfs entscheidend, um eine hohe Servicequalität zu gewährleisten. Nur mit einer adäquaten Personalbesetzung können Kund:innenanfragen zeitnah und effizient bearbeitet werden, was zu einer höheren Kund:innenzufriedenheit führt.

Eine zufriedene Kundschaft ist die Basis für wiederkehrende Geschäfte und positive Mundpropaganda, was wiederum den Umsatz und das Wachstum des Unternehmens fördert.

Die verschiedenen Faktoren des Personalbedarfs

Bruttopersonalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter:innen insgesamt benötigt werden, um die anstehenden Aufgaben und Ziele eines Unternehmens zu erfüllen. Er umfasst sowohl den aktuellen Personalbestand als auch zusätzlich benötigte Fachkräfte. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen aktuell 25 Mitarbeiter:innen beschäftigt und für das kommende Jahr 3 zusätzliche Fachkräfte benötigt, um alle Aufträge bearbeiten zu können, beträgt der Bruttopersonalbedarf 28 Mitarbeiter:innen.

Nettopersonalbedarf

Der Nettopersonalbedarf hingegen ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem fortgeschriebenen Personalbestand (dem aktuellen Personalbestand plus geplante Personalzugänge minus feststehende Personalabgänge). Wenn im obigen Beispiel am Ende des Jahres 5 Mitarbeiter:innen in Rente gehen und 2 weitere in Elternzeit gehen, während 3 Auszubildende aus anderen Abteilungen in die Produktion kommen und ein neuer Mitarbeiter bereits seinen Vertrag unterschrieben hat, ergibt sich ein fortgeschriebener Personalbestand von 22 Mitarbeiter:innen. Der Nettopersonalbedarf beträgt somit 6 neue Mitarbeiter:innen, da der Bruttopersonalbedarf 28 und der fortgeschriebene Personalbestand 22 ist.

Zusammengefasst und vereinfacht lässt sich sagen:

Bruttopersonalbedarf = Gesamtzahl der benötigten Mitarbeiter:innen (aktuelle Mitarbeiter:innen + zusätzlich benötigte Fachkräfte).
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand (aktuelle Mitarbeiter:innen + geplante Zugänge – feststehende Abgänge).

Personalbedarf berechnen: Formeln für einen effizienten Überblick

Durch die Nutzung spezifischer Formeln erhalten Personalverantwortliche einen guten Überblick über den aktuellen und zukünftigen Bedarf an Mitarbeiter:innen. Hier stellen wir zwei zentrale Formeln vor, die für die Berechnung des Personalbedarfs wichtig sind.

Formel für den quantitativen Personalbedarf

Der quantitative Personalbedarf lässt sich durch eine einfache Formel ermitteln, die den aktuellen Personalbestand, prognostizierte Abgänge (z.B. durch Kündigung oder Ruhestand) und den zukünftigen Zusatzbedarf berücksichtigt:

Quantitativer Personalbedarf = Aktueller Personalbestand − prognostizierte Abgänge + zukünftiger Zusatzbedarf

Diese Formel gibt Unternehmen einen klaren Überblick darüber, wie viele Mitarbeiter:innen in der Zukunft benötigt werden, um den operativen Betrieb aufrechtzuerhalten und geplante Expansionen oder Projekte zu realisieren.

Formel für den qualitativen Personalbedarf

Der qualitative Personalbedarf fokussiert sich auf die Fähigkeiten und Kompetenzen, die im Unternehmen benötigt werden. Diese Berechnung ist komplexer, da sie die Entwicklung des Marktes, technologische Trends und die strategische Ausrichtung des Unternehmens berücksichtigen muss. Eine allgemeine Formel hierfür lautet:

Qualitativer Personalbedarf = Zukünftige Kompetenzanforderungen − vorhandene Kompetenzen

Diese Formel hilft zu identifizieren, welche spezifischen Fähigkeiten und Qualifikationen entwickelt oder akquiriert werden müssen, um zukünftige Herausforderungen und Aufgaben erfolgreich bewältigen zu können.

Anwendung der Formeln

Die Anwendung dieser Formeln ermöglicht es Unternehmen, proaktiv zu handeln. Durch die quantitative Berechnung wird klar, wie viele Mitarbeiter:innen benötigt werden, während die qualitative Berechnung aufzeigt, in welchen Bereichen Weiterbildungen oder Neueinstellungen erforderlich sind, um die Kompetenzlücken zu schließen.

Den eigenen Personalbedarf berechnen – ein wichtiges Instrument für Unternehmen

Den Personalbedarf zu berechnen, ermöglicht es Unternehmen also, proaktiv zu agieren statt zu reagieren. Diese Berechnung bildet das Fundament für eine flexible und zukunftsorientierte Organisation, die in der Lage ist, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen, ohne dabei die Mitarbeiter:innenzufriedenheit und -produktivität aus den Augen zu verlieren.

Eine Personalplanungssoftware vereinfacht die Berechnung des Personalbedarfs, indem sie einen einfachen Überblick über Projekte und Team gibt. Ein Beispiel für eine solche Software ist Teamhero.

Teamhero ist speziell darauf ausgerichtet ist, den Personalbedarf personalintensiver Unternehmen zu berechnen und zu verwalten. Die Software zeichnet sich durch eine Reihe von Funktionen aus, die den gesamten Prozess der Personalplanung vereinfachen und optimieren:

Bewerbermanagement: Teamhero ermöglicht es, Bewerber:innen zielgerichtet zu rekrutieren und effizient in die Mitarbeiter:innendatenbank zu überführen. Dies erleichtert nicht nur die Suche nach dem passenden Personal, sondern auch die Verwaltung von Bewerbungen.
Einsatzplanung: Mit Teamhero lassen sich Qualifikationen, Zeiten, Orte und Einsatzbereiche einfach planen. Dies sorgt für eine transparente und übersichtliche Organisation der Einsätze, was wiederum eine gezielte Deckung des Personalbedarfs ermöglicht.
Digitale Zeiterfassung: Die Möglichkeit, Arbeitszeiten und Pausen digital zu erfassen, bietet einen genauen Überblick über die Arbeitsleistung und unterstützt eine faire und präzise Lohnabrechnung.
Mitarbeiter:innendatenbank: Eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller relevanten Mitarbeiter:inneninformationen, von Stammdaten über Arbeitszeitkonten bis hin zu Qualifikationen. Dies ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf die Mitarbeiter:innen und erleichtert die Personalplanung und -verwaltung.
Mitarbeiter:innenportal: Ein Tool, das Mitarbeiter:innen ermöglicht, aktiv am Planungsprozess teilzunehmen, indem sie ihre Verfügbarkeiten angeben, sich auf Jobs bewerben und ihre Arbeitszeiten erfassen.