Smarte und effiziente Personaleinsatzplanung für Unternehmen

Während es Unternehmen gibt, in denen jeder feste Arbeitszeiten hat und die Erledigungen seiner Aufgaben selbst verantwortet, wird in vielen Betrieben und Branchen nach Dienstplan gearbeitet. In diesen Fällen ist es notwendig, ein Schichtsystem für alle Zeiträume und Aufgabenfelder zu entwickeln, in das die Angestellten eingetragen werden. Nur so ist gewährleistet, dass alle festen Mitarbeiter:innen, temporären Aushilfen sowie freien Beschäftigten wissen, wann sie an ihrem Arbeitsplatz sein müssen und für welche Aufgabe sie eingeteilt sind.

Flexibilität ist dabei nur in einem gewissen Maße möglich, denn am Ende des Tages müssen alle Schichten besetzt sein, damit es nicht zu Personalengpässen kommt. Je größer die Belegschaft eines Unternehmens, desto umfangreicher und aufwendiger gestaltet sich die Mitarbeiterverwaltung. Der Aufwand lässt sich mithilfe einer Schichtplanung Software jedoch deutlich minimieren.

Was genau bedeutet Personaleinsatzplanung?

Mitarbeiter:innen haben verschiedene Qualifikationen, Befähigungen, Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodelle. Im Rahmen der Personaleinsatzplanung werden diese Kriterien bei der Zuordnung der einzelnen Beschäftigten zu einer Schicht oder einer Aufgabe herangezogen. Im Idealfall ist der Dienstplan unter Berücksichtigung der individuellen Wünsche und Bedürfnisse der einzelnen Angestellten ausreichend besetzt.

Kurz: Die vorhandenen Arbeitskräfte werden auf die unterschiedlichen Arbeitsplätze verteilt. Eine erfolgreiche Personaleinsatzplanung basiert zudem auf einer organisierten und vollständigen Mitarbeiterverwaltung. Denn damit die Personalkennzahlen und der Personalbestand immer aktuell sind, müssen Neueinstellungen und Abgänge genauso erfasst werden wie Verfügbarkeiten und Abwesenheiten.

Herausforderungen und Probleme bei der Personaleinsatzplanung

Wie jeder weiß, machen unerwartete Prozesse und Entwicklungen selbst vor der besten Planung keinen Halt. Nicht immer ist die Auftragslage bis ins letzte Detail kalkulierbar. Genauso wenig lassen sich Krankheitsausfälle vorhersagen. Flexibilität ist also ein wichtiger Punkt bei der Einsatzplanung in Unternehmen und es sollten immer genügend Arbeitskräfte zur Verfügung stehen, damit Personalengpässe ausgeglichen werden können.

Überkapazitäten und Leerlaufzeiten von fest angestellten Arbeitnehmer:innen sind allerdings nicht wirtschaftlich. Um ein gesundes Mittelmaß zu finden, kommt es auf die Erfahrung der Personaleinsatzplaner:innen und auf ein gutes Netzwerk an. Einige Unternehmen legen zu diesem Zweck zum Beispiel einen Pool aus Freelancern und Aushilfen an, auf den sie bei einem unerwartet hohen Arbeitsaufkommen oder Personalmangel zurückgreifen können.

Mehr als nur Mitarbeiterverwaltung:
die Aufgaben der Personaleinsatzplanung

Wer mit der Erstellung von Dienstplänen und der Einsatzplanung vertraut wird, hat die Aufgabe, Personalbestand und Personalbedarf so in Einklang zu bringen, dass weder Leerlaufzeiten noch Überkapazitäten entstehen. Gleichzeitig dürfen die individuellen Bedürfnisse und Wünsche der Angestellten nicht außer Acht gelassen werden, damit sie zufrieden sind und das Betriebsklima angenehm bleibt.

Um also die Bedarfssituation und die Auftragslage sowie die Mitarbeiterwünsche richtig einschätzen können, bedarf es einiges an Erfahrung. Eine Personalplanungssoftware unterstützt bei dieser verantwortungsvollen Aufgabe und stellt die Schnittstelle einer erfolgreichen Zusammenarbeit zwischen Schichtplanung und Mitarbeiterverwaltung dar.

Sinn und Zweck einer Personaleinsatzplanung

Wie es bei den meisten Planungen der Fall ist, dient auch die Personaleinsatzplanung der Optimierung von Prozessen. Da die Zuordnung der Mitarbeiter:innen automatisch und auf Basis der hinterlegten und stets aktuellen Fähigkeiten und Verfügbarkeiten erfolgt, lässt sich viel Zeit einsparen. Ein geringerer Aufwand führt letztendlich zu niedrigeren Kosten und der Umsatz eines Unternehmens steigt.

Weiterhin werden durch den Einsatz einer Software Fehler bei der Schichtplanung reduziert, vorausgesetzt, alle Beschäftigten wurden richtig erfasst und die Personalkennzahlen sind aktuell. Summa summarum: Eine effiziente Personaleinsatzplanung steigert Produktivität, Umsatz, Einsatzbereitschaft und Mitarbeiterzufriedenheit und senkt die Gefahr von Personalengpässen, Fehlzeiten, Krankheitsausfällen sowie die Fehlerquote bei der Schicht- und Dienstplanung.

Branchenspezifische Anforderungen bei der Personal- und Dienstplanung

Die Arbeitszeitmodelle und Verteilung der Aufgaben können von Betrieb zu Betrieb und von Branche zu Branche sehr unterschiedlich aussehen. Eine pauschale Lösung für die Personaleinsatzplanung gibt es also nicht – es denn, es kommt eine Software wie Teamhero zum Einsatz: Sie verfügt über eine Vielzahl an Funktionen und eignet sich für die Personal- und Projektplanung nahezu aller Wirtschaftszweige, unabhängig davon, wie viele Angestellte und welches Schichtsystem das Unternehmen hat.

Teamhero lässt sich intuitiv und von überall aus auf dem Smartphone, Tablet oder natürlich PC bedienen. Davon profitieren Schichtplaner:innen von Sicherheitsdiensten genauso wie Dienstplaner:innen im Gesundheitswesen, zum Beispiel in Impfzentren, aber auch Personal-Dienstleister, Promotion- und Eventagenturen.

Fazit: Personaleinsatzplanung mit Teamhero

Wer in der modernen Arbeitswelt erfolgreich sein möchte, braucht mehr als eine gute Geschäftsidee. Mitarbeiter:innen gehören zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens, wenn sie nicht sogar das wichtigste Kapital darstellen. Entsprechend kostbar ist ihre Arbeitszeit. Diese will gut eingesetzt und gemanaged werden, damit alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren und die Angestellten zufrieden sind.

Teamhero ist eine Personalplanungssoftware, die sowohl Mitarbeiterverwaltung als auch Einsatzplanung auf ein neues Level hebt: Sie vereinfacht die Planungsprozesse und den Planungsaufwand, kalkuliert die Bedarfssituation, sorgt für mehr Effizienz und Transparenz, reduziert Fehler beim Datenaustausch und vieles mehr.

Wer für die Personalbestandsplanung bisher noch auf eine Tabellenkalkulation setzt und diese einmal gegen die digitale Anwendung Teamhero tauscht, wird die praktische Dienstplan Software nie wieder missen wollen. Denn sie ermöglicht die zeitsparende, kostenoptimierte, mitarbeiter- und serviceorientierte Erstellung von Einsatzplänen sowie die zentrale Mitarbeiterverwaltung.