Personalakte

Die Personalakte ist eine Sammlung von Daten, welche sich auf einen einzelnen Mitarbeitenden beziehen. Dort sind Angaben über seine Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthalten.

Ziel der Personalakte

Ziel der Akte ist es, ein vollständiges und sorgfältiges Bild über den dienstlichen Werdegang des Kollegen abzugeben. Diese Akte wird heutzutage meist nicht mehr in Papierform angelegt. Die meisten Unternehmen erstellen eine elektronische Personalakte.

Bei der digitalen Personalakte müssen Unternehmen verstärkt auf den Datenschutz achten, da es sich um sensible Themen handelt.

Das steht drin: Der Inhalt

Der Inhalt einer Personalakte sieht häufig wie folgt aus:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag
  • Abmahnungen (können nach bestimmter Zeit gelöscht werden)
  • Besondere Vereinbarungen
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber & Arbeitnehmer
  • Personalfragebögen
  • Angaben zur Sozialversicherung
  • Krankenkasse
  • Berichte über Werksunfälle
  • Steuerunterlagen
  • Zeugnisse
  • Alte Arbeitszeugnisse
  • Urlaubsanträge & -bewilligungen
  • Darlehen & Lohnpfändungen
  • Vermerk über die Mitgliedschaft im Betriebsrat (falls vorhanden)
  • Kündigungsschreiben & Arbeitszeugnis

Personalakte: Das ist verboten

Es dürfen keine Informationen über private Angelegenheiten enthalten sein. Somit darf es keine Kopie des Facebook oder Instagram-Profils geben. Auch keine ärztlichen Befunde oder Ähnliches dürfen darin festgehalten werden.

Wichtig ist auch: Das Führen einer „Geheimakte“ ist dem Arbeitgeber untersagt.

Zudem darf der Arbeitnehmer laut dem Betriebsverfassungsgesetz jederzeit und auch ohne jeglichen Grund seine Personalakte einsehen. Es ist durchaus sinnvoll, dies in regelmäßigen Abständen in Anspruch zu nehmen, da die Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind, ihre Angestellten über Änderungen zu informieren.

Außerdem darf sich der Mitarbeitende währenddessen Notizen machen, ggf. auch Kopien sowie ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Jedoch kann der Arbeitnehmer die Akte nicht für einen bestimmten Zeitraum mitnehmen.

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