Bewirtungsbeleg – Alle wichtigen Informationen!

Fehlerfreie Bewirtungsbelege können Unternehmen jährlich Hunderte oder sogar Tausende Euro an Steuerersparnis bringen. Dennoch werden bei der Dokumentation von Geschäftsessen immer wieder kostspielige Fehler gemacht. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Wissen lässt sich das leicht vermeiden.

Hier unser praxisnaher Leitfaden, wie Sie Bewirtungsbelege rechtssicher erstellen, die häufigsten Fehlerquellen umgehen und keine Steuervorteile verschenken.

Was ist ein Bewirtungsbeleg? Definition und Beispiele

Ein Bewirtungsbeleg kann von einem Restaurant oder Catering-Service ausgestellt werden, um die Kosten eines Geschäftsessens nachzuweisen. Er dient als Nachweis für die betriebliche Veranlassung der Ausgaben und ist erforderlich, um sie als Betriebsausgaben steuerlich geltend zu machen.

Wichtig dabei: Der Bewirtungsbeleg ist nicht identisch mit dem Kassenbon, sondern enthält zusätzliche Angaben, die vom Finanzamt vorgeschrieben sind. Ein Kassenzettel oder eine normale Restaurantrechnung allein genügen also nicht, um die Kosten steuerlich abzusetzen. Der Bewirtungsbeleg ist ein eigenständiges Dokument, das alle geschäftsrelevanten Details aufführt und den Kassenbeleg ergänzt.

Typische Anlässe für einen Bewirtungsbeleg

Ein Bewirtungsbeleg wird ausgestellt, wenn Bewirtungen im geschäftlichen Kontext stattfinden. Beispiele dafür sind:

• Geschäftsessen mit Kund:innen zur Besprechung eines Projekts
• Vertragsverhandlungen oder Abschlussgespräche
• Betrieblich bedingte Feiern, wie Jubiläen oder Weihnachtsfeiern
• Kennenlerntreffen mit potenziellen Neukund:innen

In all diesen Fällen dokumentiert der Bewirtungsbeleg die Teilnehmer:innen, den Anlass sowie die angefallenen Kosten. Nur mit dieser Dokumentation erkennt das Finanzamt die Ausgaben als betriebliche Kosten an.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Darauf müssen Sie achten

Richtiges Ausfüllen eines Bewirtungsbelegs ist die Grundlage, damit die Kosten als Betriebsausgaben abgesetzt werden können. Fehlen Angaben oder sind diese ungenau, kann das Finanzamt die steuerliche Absetzbarkeit verweigern.

Pflichtangaben auf einem Bewirtungsbeleg

Damit ein Bewirtungsbeleg steuerlich anerkannt wird, müssen Sie die folgenden Informationen richtig ausfüllen:

1. Name und Anschrift des Restaurants:
   Ohne diese Angaben wird der Beleg vom Finanzamt nicht akzeptiert.
2. Datum und Ort der Bewirtung:
   Das genaue Datum und der Ort des Geschäftsessens sind zwingend erforderlich.
3. Anlass der Bewirtung:
   Allgemeine Bezeichnungen wie „Geschäftsessen“ sind nicht ausreichend. Geben Sie einen konkreten Anlass an, z. B. „Projektbesprechung für Kundenauftrag XY“.
4. Namen der Teilnehmer:innen:
   Listen Sie sowohl die Gäste als auch die bewirtende Person (Gastgeber:in) auf, idealerweise mit Angabe des jeweiligen Unternehmens.
5. Kosten der Bewirtung:
   Diese müssen detailliert aufgeschlüsselt sein, einschließlich Brutto- und Nettobeträgen sowie der ausgewiesenen Umsatzsteuer.
6. Trinkgeld:
   Falls Trinkgeld gezahlt wurde, sollte es ebenfalls aufgeführt und möglichst vom Service quittiert werden.
7. Unterschrift des Gastgebers:
   Mit der Unterschrift bestätigen Sie die Richtigkeit der Angaben.

Tipp: Generell, aber insbesondere falls der Beleg auf Thermopapier gedruckt wurde, sollten Sie eine Kopie oder digitale Sicherung anfertigen, da die Schrift mit der Zeit verblassen kann.

Unter welchen Voraussetzungen erkennt das Finanzamt einen Bewirtungsbeleg an?

Damit das Finanzamt einen Bewirtungsbeleg anerkennt, müssen weitere Kriterien erfüllt sein.

Geschäftlicher Anlass ist Voraussetzung

Der Anlass der Bewirtung muss eindeutig geschäftlich motiviert sein. Das bedeutet, dass das Geschäftsessen der Pflege bestehender oder potenzieller Geschäftsbeziehungen dienen muss.

Dazu zählen beispielsweise Vertragsgespräche, Besprechungen zu laufenden Projekten oder Teambuilding-Maßnahmen mit geschäftlichem Hintergrund. Rein private Einladungen oder persönliche Treffen ohne geschäftlichen Bezug werden steuerlich nicht anerkannt.

Angemessenheit der Kosten

Die Kosten der Bewirtung müssen in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass stehen. Was als angemessen gilt, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall. Ein mehrgängiges Menü für wichtige Vertragsverhandlungen mag vertretbar sein, während übermäßige Kosten bei alltäglichen Treffen kritisch betrachtet werden können. Bewirtungen in Nachtclubs oder luxuriösen Etablissements werden in der Regel nicht anerkannt.

Das Finanzamt unterscheidet zwischen geschäftlich und betrieblich veranlassten Bewirtungskosten.

Geschäftlich veranlasste Kosten

Sie entstehen durch die Bewirtung externer Personen wie Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Lieferant:innen. Diese Kosten sind zu 70 % steuerlich absetzbar.

Betrieblich veranlasste Kosten

Dazu gehört die Bewirtung von Mitarbeiter:innen, beispielsweise bei Betriebsfeiern oder Jubiläen. Diese Ausgaben können zu 100 % abgesetzt werden.

Ausschlaggebend ist dabei, dass geschäftliche Bewirtungen immer außerhalb des Unternehmens stattfinden müssen. Bewirtungen in den eigenen Räumlichkeiten sind hingegen voll vom Unternehmen zu tragen.

Bewirtungsbeleg: Geschäftsessen richtig dokumentieren

Um Bewirtungskosten erfolgreich beim Finanzamt abzusetzen, muss auf eine lückenlose Dokumentation geachtet werden. Dazu gehört nicht nur der Bewirtungsbeleg selbst, sondern auch weitere Nachweise.

Zusammenhang zwischen Bewirtungsbeleg und Kassenbeleg

Ein Bewirtungsbeleg ersetzt nicht den Kassenbeleg, sondern ergänzt ihn. Der Kassenbeleg dokumentiert die tatsächlich entstandenen Kosten, während der Bewirtungsbeleg die Umstände und Details des Geschäftsessens festhält. Beide Dokumente müssen zusammen aufbewahrt werden.

Wichtig: Der Kassenbeleg sollte Netto- und Bruttobeträge sowie den Umsatzsteuerbetrag getrennt ausweisen. Für Rechnungen über 250 Euro sind zusätzlich Name und Anschrift des Rechnungsempfängers erforderlich.

Kleinbetragsrechnung vs. ordentliche Rechnung

• Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro): Hier genügt der Kassenbon, solange er Angaben wie Datum, Ort und Anlass der Bewirtung enthält.
• Ordentliche Rechnung (über 250 Euro): Neben den Angaben der Kleinbetragsrechnung müssen hier zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers und des Restaurants aufgeführt sein.

Sonderfälle: Catering, Lieferservice und Ausland

Auch bei Caterern oder Lieferdiensten können Bewirtungskosten anfallen. Wichtig ist, dass das Catering-Unternehmen einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg ausstellt. Die steuerliche Absetzbarkeit bleibt auf 70 % begrenzt, wenn externe Personen bewirtet werden.

Bewirtungsbelege aus dem Ausland

Für Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Grundsätze wie in Deutschland. Allerdings können handschriftliche Belege akzeptiert werden, wenn nachgewiesen werden kann, dass in dem betreffenden Land keine maschinell erstellten Belege ausgestellt werden.

Bewirtungsbeleg und Steuerprüfung: Was Sie beachten müssen

Bewirtungskosten sind ein beliebter Ansatzpunkt für Steuerprüfungen. Das liegt daran, dass sie häufig fehlerhaft dokumentiert werden und daher vom Finanzamt abgelehnt werden können. Die häufigsten Gründe für Beanstandungen sind:

• Unvollständige Angaben: Fehlende Namen oder ungenaue Beschreibungen des Anlasses führen häufig zur Ablehnung.
• Unangemessene Kosten: Wenn die Bewirtungskosten im Vergleich zum Anlass unverhältnismäßig hoch sind, kann das Finanzamt die Abzugsfähigkeit einschränken.
• Fehlender Kassenbeleg: Der Kassenbon muss immer zusammen mit dem Bewirtungsbeleg eingereicht werden

Bewirtungsbeleg und Eigenbeleg: Wann ist ein Eigenbeleg sinnvoll?

Manchmal stellen Restaurants keinen Bewirtungsbeleg aus, beispielsweise bei kleineren Lokalen oder internationalen Geschäftsreisen. In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, einen Eigenbeleg zu erstellen. Ein Eigenbeleg erfüllt dieselbe Funktion wie ein regulärer Bewirtungsbeleg, muss aber ebenso alle relevanten Pflichtangaben enthalten, um steuerlich anerkannt zu werden.

Der Eigenbeleg sollte folgende Punkte beinhalten:

• Datum und Ort der Bewirtung
• Anlass und Teilnehmer:innen des Geschäftsessens
• Details zu den verzehrten Speisen und Getränken
• Die Gesamtkosten inklusive Trinkgeld

Eigenbelege sind ein hilfreiches Mittel, um flexibel zu bleiben und trotzdem steuerlich korrekt zu arbeiten. Sie sollten jedoch nur in Ausnahmefällen verwendet werden. Die Finanzämter akzeptieren zwar Eigenbelege, prüfen diese aber oft strenger als reguläre Bewirtungsbelege.

Fazit: Effiziente Prozesse schaffen Freiraum für das Wesentliche

Bewirtungsbelege sind ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmer:innen, um Steuervorteile zu nutzen und ihre Betriebsausgaben korrekt nachzuweisen. Fehler bei der Dokumentation können jedoch teuer werden, weshalb es wichtig ist, die Anforderungen des Finanzamtes genau zu kennen und umzusetzen.

Gerade im hektischen Geschäftsalltag sind strukturierte Prozesse entscheidend, um alle Belege und Nachweise rechtzeitig und vollständig zu verwalten. Während Teamhero selbst keine Bewirtungsbelege organisiert, bietet die Software eine optimale Unterstützung bei der Personal- und Ressourcenplanung. Durch die Entlastung in anderen Verwaltungsbereichen bleibt Ihnen mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben wie die korrekte Dokumentation Ihrer Bewirtungskosten zu konzentrieren.

Optimieren Sie Ihre internen Prozesse mit digitalen Lösungen – und machen Sie den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge!