Fake Work: Was ist das und wie kann sie verhindert werden?

In der heutigen Arbeitswelt wird viel Wert auf Effizienz und Produktivität gelegt. Arbeitgeber:innen möchten, dass ihre Angestellten ihre Arbeitszeit optimal nutzen und möglichst durchgehend beschäftigt sind.

Doch leider gibt es auch eine Schattenseite dieser Forderung nach ständigem Arbeitseifer: Die meisten Arbeitnehmer:innen versuchen, stets beschäftigt zu sein oder beschäftigt zu erscheinen – auch wenn sie keine sinnvollen Dinge zu erledigen haben.

In diesem Blogartikel gehen wir genauer darauf ein, was Fake Work eigentlich ist und welche Auswirkungen sie auf Unternehmen haben kann. Vor allem aber wollen wir uns darauf konzentrieren, wie Arbeitgeber:innen Fake Work verhindern und stattdessen eine produktive Arbeitsumgebung schaffen können.

Was ist Fake Work?

Fake Work, oft auch als Scheinarbeit bezeichnet, kann für Arbeitgeber:innen zu einem erheblichen Problem werden. Um dieses Phänomen richtig begreifen und effektiv angehen zu können, sollten wir zunächst definieren, was Fake Work ist.

Der Begriff wurde 2009 von den Unternehmern Brent D. Peterson und Gaylan W. Nielson geprägt. In ihrem Ratgeber zu dem Thema differenzieren sie zwischen „Fake Work“ und „Real Work“. Während Real Work das Unternehmen voranbringt, sieht Fake Work zwar aus wie echte Arbeit und fühlt sich auch so an – sie bringt aber keine tatsächlichen Ergebnisse oder Fortschritte mit sich.

Fake Work kann diverse sinnlose Dinge und Aktivitäten am Arbeitsplatz umfassen. Schätzungen zufolge macht Scheinarbeit die Hälfte bis zwei Drittel des Arbeitsalltages aus.

Einige typische Beispiele für Fake Work sind:

• Endloses E-Mail-Schreiben und Lesen ohne tatsächlichen Fortschritt oder Nutzen.
• Wiederholtes Überprüfen von Social-Media-Kanälen oder Websites während der Arbeitszeit.
• Zu viel Zeit mit der Erstellung von Berichten und Dokumentationen verbringen, die niemand liest oder benötigt.
• Zu viele unnötige Aufgaben delegieren oder an Teammitglieder weitergeben, die die Arbeit bereits erledigt haben.
• Übermäßiges Multitasking und Aufgabenwechsel, die den Fokus und die Produktivität beeinträchtigen.
• Das Überarbeiten von bereits abgeschlossenen Aufgaben oder Projekten, um unnötige Perfektion zu erreichen.
• Verbringen von Arbeitszeit in unproduktiven Meetings oder Seminaren, die nicht zum Fortschritt des Unternehmens oder Projektes beitragen.
• Führen überflüssiger oder ausschweifender Telefonate.

Scheinarbeit nicht mit dem Scheinarbeitsverhältnis verwechseln

Die Scheinarbeit im Sinne von Fake Work sollte nicht mit dem Scheinarbeitsverhältnis verwechselt werden.

Ein Scheinarbeitsverhältnis bezeichnet nämlich eine falsche Darstellung eines Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. In diesem Fall wird ein Arbeitsverhältnis vorgetäuscht, obwohl in Wirklichkeit keine tatsächliche Arbeit geleistet wird.

Das Ziel eines Scheinarbeitsverhältnisses ist oft, unrechtmäßige Vorteile zu erlangen, wie Sozialleistungen oder Steuervergünstigungen. Es handelt sich dabei um eine Form des Betrugs und ist illegal. Im Gegensatz dazu beschreibt Scheinarbeit lediglich ineffektive Arbeitsaktivitäten, die zwar unproduktiv sind, aber nicht illegal oder strafbar.

Welche Probleme entstehen durch Fake Work?

Durch Fake Work können in Unternehmen verschiedene Probleme entstehen. Der offensichtlichste sowie wohl größte Nachteil ist, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden, die ansonsten für produktive und sinnvolle Arbeit genutzt werden könnten.

Auch Mitarbeiter:innen können durch die unnötige Beschäftigung mit Aufgaben, die keinen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leisten, frustriert oder demotiviert werden. Das kann zu einem Rückgang der Arbeitsmoral und letztlich zu einem Verlust von Talenten führen.

Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass das Unternehmen hinter seinen Konkurrenten zurückbleibt und Innovationen verpasst.

Darum ist es wichtig, das Bewusstsein für Fake Work zu schärfen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen, die diese reduzieren.

Wie kann Fake Work erkannt werden?

Fake Work ist auch deshalb so gefährlich, da sie oft lange unerkannt bleibt. Eine Möglichkeit, sie zu entdecken, besteht darin, das Augenmerk auf entstandene Ergebnisse zu legen. Wenn trotz langer Arbeitsstunden keine konkreten Ergebnisse erzielt werden, ist das ein möglicher Hinweis auf Scheinarbeit.

Ebenso können zahllose Meetings, unnötig lange E-Mail- oder Telefongespräche oder Aufgaben ohne klare Priorisierung Anzeichen dafür sein, dass zu viel Zeit in sinnlose Dinge investiert wird.

Auch ein kritischer Blick auf den eigenen Arbeitsalltag kann dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben tatsächlich produktiv sind und welche als Fake Work eingestuft werden können.

Wie lässt sich Fake Work verhindern?

Arbeitgeber:innen können verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Fake Work in ihrem Unternehmen zu verhindern.

Folgende Schritte sind laut Peterson und Nielson besonders wichtig:

1. Klare Unterscheidung zwischen Real Work und Fake Work: Treffen Sie klare Unterscheidungen zwischen Aufgaben, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, und solchen, die dies nicht tun.
2. Ausrichtung der Aufgaben an den Unternehmenszielen: Jede Aufgabe sollte darauf ausgerichtet sein, einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele zu leisten. Dies hilft, Aufgaben zu priorisieren und das Team auf die wichtigsten Projekte zu fokussieren.
3. Planung von Meetings und Telefonaten mit klarem Ziel: Meetings und Telefonate sollten nur dann geplant werden, wenn sie ein klares Ziel haben und einen Mehrwert für das Unternehmen bieten.
4. Vermeidung doppelt erledigter Aufgaben: Stellen Sie sicher, dass Aufgaben nicht doppelt oder dreifach erledigt werden. Dazu kann eine klare Arbeitsaufteilung und Kommunikation innerhalb des Teams beitragen.
5. Schaffung einer konzentrationsfördernden Arbeitsumgebung: Eine ruhige Arbeitsumgebung mit natürlichem Licht, wenig visueller Ablenkung und der ein oder anderen Pflanze fördert konzentriertes Arbeiten.
6. Sichtbarkeit der Leistungen: Eine klare Zeit- und Projektzeiterfassung kann dazu beitragen, dass Leistungen sichtbar gemacht und Fake Work vermieden werden. Das Projektmanagement hilft auch dabei, Aufgaben zu priorisieren und den Fortschritt im Auge zu behalten.
7. Sinnvolle Delegation von Aufgaben: Aufgaben müssen sinnvoll delegiert werden, um sicherzustellen, dass jeder im Team seine Stärken ausspielen kann und Aufgaben effektiv erledigt werden. Auch hier helfen klare Kommunikation und Delegationsstrategien weiter.

Zudem sollten Arbeitgeber:innen darauf achten, dass ihre Mitarbeitenden über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitenden genug Zeit eingeräumt werden sollte, um Aufgaben sorgfältig erledigen zu können, ohne unter Zeitdruck zu geraten.

Effizientere Arbeitsabläufe dank passender Software

Eine Software für die Personalplanung und das Personalmanagement ist eine wertvolle Unterstützung, um Fake Work im Unternehmen zu verhindern. Indem das Programm verschiedene Arbeitsprozesse automatisiert und Informationen zentralisiert, kann es die Produktivität erhöhen und die Effizienz aller Mitarbeiter:innen signifikant steigern.

Die ideale Software, um Fake Work zu reduzieren: Teamhero

Teamhero bietet verschiedene Funktionen, die helfen, Scheinarbeit zu verringern. Sie ermöglicht etwa eine transparente Personaleinsatzplanung und -verwaltung. So sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert – die Mitarbeiter:innen werden in sinnvolle Aufgaben eingebunden, die ihren Fähigkeiten und Kompetenzen entsprechen, anstatt in sinnlosen Dingen und Verwaltungsaufgaben zu versinken.

Ferner bietet die Software eine integrierte Zeiterfassung, die es Arbeitgeber:innen ermöglicht, die tatsächliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter:innen genau zu erfassen.

Diese und weitere Funktionen tragen dazu bei, die Arbeitsqualität zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Mitarbeiter:innen werden nicht mit unwichtigen oder überflüssigen Aufgaben und Informationen belastet und haben somit mehr Zeit und Energie für ihre eigentlichen Kernaufgaben.

Fazit

Fake Work stellt ein ernsthaftes und recht häufiges Problem dar, das sich negativ auf das Unternehmen sowie das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen auswirkt. Glücklicherweise gibt es Vorkehrungen, die getroffen werden können, um Fake Work zu minimieren.

Unter anderem gibt es Methoden wie OKR oder auch Software wie Teamhero, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr Unternehmen produktiver und effizienter arbeitet und dass sich Ihre Mitarbeiter:innen auf wichtige Aufgaben konzentrieren.