Effiziente und leistungsfähige Zeiterfassungssoftware

Gerade für moderne Unternehmen, die hybrides Arbeiten anbieten oder in denen Außendienstarbeit die primäre Geschäftstätigkeit darstellt, ist eine effiziente Zeiterfassung wichtig.

Doch warum eigentlich genau? Welche Vorteile bietet sie mir als Unternehmer? Und wie finde ich die beste Zeiterfassung-Software für meine Bedürfnisse? Wir bieten Ihnen einen Überblick darüber, was es bei der Wahl zu beachten gilt.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Übergreifend gesagt, gibt es aktuell drei verschiedene Arten von Zeiterfassungssystemen:

1. Die Ursprungsvariante

Einige traditionelle Unternehmen arbeiten noch immer mit “altbewährten” analogen Handzetteln oder Apparaten wie Stech- beziehungsweise Stempeluhren. Die Abrechnungen werden nicht selten noch händisch in Excel erfasst. Für Kleinstbetriebe mit reiner Kernarbeitszeit mag diese Variante theoretisch noch funktionieren. Modernisierungen sind jedoch Standard – aus gutem Grund.

Pro: Die Variante scheint auf den ersten Blick günstig.

Kontra: Der Aufwand für die regelmäßige Auswertung und Kontrolle ist hoch. Ebenso die mögliche Fehlerquote. Menschliche Fehler wie Zahlendreher sind an der Tagesordnung – und kosten rückwirkend noch mehr Personaleinsatz.

2. Die digitale Revolution

Die etwas modernere Variante zur Stechuhr sind Zeiterfassungs-Terminals, die zumeist am Eingangstor installiert sind. Mitarbeiter scannen Ihren täglichen Büroein- und Austritt sowie ihre Pausenzeiten mittels einer RFID-Card beziehungsweise Chip. Es gibt auch Varianten mit Fingerabdruck- oder Smartphone-Check-Ins.

Pro: Eine Einsicht in die erfassten Zeiten ist für alle Beteiligten einfach möglich und die  Fehlerhaftigkeit dieser digitalen Systeme sehr gering. Zudem ermöglichen sie eine automatische Weiterverarbeitung aller Daten für die Gehaltsabrechnung durch die HR-Abteilung.

Kontra: Es werden lediglich die Kommens- und Gehenszeiten von Mitarbeitern erfasst. Tiefere Einblicke in beispielsweise die gearbeiteten Stunden pro Kunde müssen wiederum separat erfolgen. Außendienstmitarbeitern helfen die Systeme ohne Zugriff nichts, sie müssen ihre Stunden manuell erfassen. Das gilt ebenso für Angestellte, die vom Home-Office aus arbeiten. Die Anschaffungskosten solcher Terminals sind oft sehr hoch.

3. Das Gegenwarts- und Zukunftsmodell

Die dritte Variante und gleichzeitig auch diejenige, auf die unsere Teamhero-Software aufgebaut ist, ist auch gleichzeitig die derzeit modernste auf dem Markt. Sie basiert auf einem digitalen, online gestützten Zeiterfassungsmodul. Angestellte checken hierbei ihre Arbeitsstunden über ihren PC, ihr Smartphone oder Tablet ein und aus. Von unterwegs aus geht das auch per App.

Pro: Die Erfassung geht schnell und barrierefrei. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Mitarbeiter sich im Büro am Standort, im Home-Office oder auf einer Eventlocation befindet – der Zugang ist immer gegeben und macht eine rückwirkende manuelle Erfassung unnötig. Für hybride Arbeitsmodelle somit ideal. Software-Betreiber wie Teamhero müssen zudem hohe rechtliche Auflagen erfüllen, bis der Vertrieb gestattet wird. Dies gewährleistet auch Ihnen Sicherheit auf höchstem Niveau.

Kontra: Angestellte benötigen einen Firmen-PC, Laptop oder Mobiltelefon, um Zugriff zu erhalten. Vor der Installation durch den Betrieb muss geprüft werden, ob die DSGVO-Anforderungen der Software in vollem Maße erfüllt sind.

Welche Vorteile hat die Zeiterfassung?

Vor dem neuesten Beschluss des Bundesarbeitsgerichts und in Zeiten des Begriffes “Vertrauensarbeitszeit” hatten viele Unternehmer beinahe ein schlechtes Gewissen, noch mit Zeiterfassungssystemen zu arbeiten. Das sollte nicht sein. Denn Zeiterfassung macht gerade für Betriebe Sinn, die Ihren Angestellten größtmöglichen Freiraum in Form von Home-Office oder Hybrid Work bieten.

Zeiterfassung: Die Vorteile für den Arbeitgeber

  • Einer der größten Vorteile für den Arbeitgeber liegt darin, dass er nicht nur die genauen Arbeitszeiten seiner Beschäftigten im Blick hat, sondern auch sehen kann, ob seine Angestellten sich auch an die rechtlich vorgegebenen Pausenzeiten halten. Zum einen ist dies wichtig für die Gesundheit der Mitarbeiter, zum anderen hat der Arbeitgeber bei möglichen Kontrollen einen handfesten Beweis.
  • Durch eine onlinebasierte Zeiterfassung wie die von Teamhero haben Arbeitgeber auf einen Blick eine Übersicht, die abteilungsübergreifende Vergleiche zulässt. So können mögliche Überlastungen von Teams oder einzelner Mitarbeiter frühzeitig erkannt und auf Basis dessen Ressourcen umverteilt werden.
  • Nicht selten basieren zwischenmenschliche Streitigkeiten auf vermuteten Unverhältnismäßigkeiten innerhalb der Arbeitsauslastung im Team. Mit einer Zeiterfassung geschehen solche Differenzen aller Regel nach weniger. Denn wird die Arbeitszeit aller Kollegen gleichermaßen getrackt, gestaltet sich die Zusammenarbeit aufgrund des Gefühls der Gleichberechtigung harmonischer.

So profitieren Arbeitnehmer von der Zeiterfassung

  • Ob im Büro oder unterwegs, die geleisteten Stunden plus Mehrarbeit werden durch eine zeitgemäße Zeiterfassungssoftware wie Teamhero genauestens erfasst. Das gibt Arbeitnehmern ein Gefühl der Sicherheit, dass ihre Abrechnung fehlerlos und fair ausgearbeitet wird.
  • Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem können Angestellte sich jederzeit einen Überblick über ihre geleisteten Wochen- oder Monatsstunden holen. Das macht die eigene Zeitplanung um einiges einfacher. Gerade auch dann, wenn viel ortsunabhängig gearbeitet wird. Freelancern hilft eine solche Übersicht auch bei ihrer Rechnungsstellung.
  • Sowohl zwischen Chef und Mitarbeiter als auch im Team untereinander herrscht durch die gleichberechtigte Zeiterfassung schon von Grund auf ein besseres Arbeitsklima.

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Ist die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen Pflicht und wie genau muss sie erfasst werden?

Am 13. September 2022 wurde das Urteil des Bundesarbeitsgerichts gefällt, dass die Arbeitszeit aller Beschäftigten ab sofort erfasst werden muss. Wie genau die Bundesregierung mit diesem Urteil hinsichtlich zukünftigen rechtlichen Schritten umgehen wird, steht noch nicht fest. Fakt ist jedoch, dass es sicherlich einen Umschwung geben wird – der durchaus auch viel Positives für die neue, moderne Arbeitskultur auf den Weg bringen kann.

Für Unternehmer bestimmter Branchen ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung jedoch schon länger gegeben. Dazu zählen diese:

  • Messebau
  • Speditionen-, Transport- und Logistikunternehmen
  • Baugewerbe
  • Gaststätten und Herbergen
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Fleischereifachbetriebe
  • Post- und Zeitungszustellerfirmen
  • Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigung

Weitere bestehende Regelungen

Ferner bestehen, ebenfalls schon seit einigen Jahren, diverse gesetzliche Bestimmungen zur Zeiterfassung durch das Arbeitsgesetz. So muss etwa der Arbeitgeber darauf achten, dass die gesetzlichen Pausen eingehalten werden, wenn Arbeitnehmer mindestens 8 Stunden am Tag beschäftigt werden. Die Arbeitszeit von Minijobbern muss nach § 17 Mindestlohngesetz erfasst werden.

Diese Zeiten müssen erfasst werden

Im Mindesten muss bislang der Beginn und das Ende der Arbeitszeit erfasst werden. Zusätzlich ist auch die Gesamtdauer wichtig, um nachvollziehen zu können, ob die Pausen eingehalten wurden.

Was muss ein gutes Zeiterfassungssystem können?

Um von einer guten Zeiterfassungssoftware sprechen zu können, sollte sie mindestens diese vier Punkte erfüllen:

1. Sie sollte einfach zu bedienen sein

Das sorgt dafür, dass Ihre Bearbeitung wenig Zeit in Anspruch nimmt und sie für Ihre HR-Abteilung eine Vereinfachung darstellt. Auch Mitarbeiter werden sich über eine simple Handhabung freuen und sie so viel lieber nutzen.

2. Ihr Inhalt sollte übersichtlich aufgebaut sein

Gerade für etwa Jobs innerhalb der Eventbranche ist es wichtig, den Überblick über die Einsatzplanung sowie -zeiten zu behalten. Eine ordentliche Struktur schafft Transparenz und bedeutet eine Win-Win-Situation auf allen Seiten.

3. Sie sollte aktuell sein

Nachträgliche und dazu unter Umständen noch manuelle Erfassungsvorgänge sind lästig und machen viele eigentliche Vorteile der Zeiterfassung zunichte. Eine der besten Varianten, die Sie daher nutzen können, stellt die Live-Erfassung dar. Für Mitarbeiter ist nur ein einmaliges Einloggen zu Beginn und Ausloggen am Ende Ihrer Arbeitszeit nötig.

4. Sie sollte flexibel sein

Zu Ihren Haupteinsatzorten gehören zum Beispiel Messen oder Eventlocations? Oder haben Sie zwar Büros am Standort, aber bieten Hybrid Work an? Beschäftigen Sie viele Freelancer und Projektarbeiter? Wenn Sie jetzt nicken, ist eine Software für Sie das Richtige, die eine ortsunabhängige Zeiterfassung sicherstellt. Eine online-basierte oder/und per App bedienbare ist hier die beste Wahl.

Teamhero – Die Zeiterfassungssoftware für höchste Ansprüche

Teamhero erfüllt weit mehr als den Standard einer leistungsfähigen Zeiterfassungssoftware. Unter anderem bietet sie Ihnen diese Features:

  • ortsunabhängiger Check-In und -Out über Laptop, Handy oder Smartphone
  • Echtzeit Livemodus
  • Automatische Berechnung von Zu- und Abschlägen
  • Auslagenverwaltung
  • Feiertagsverwaltung
  • GPS Geolokalisierung
  • Möglichkeit eines automatischen Check-Outs
  • übersichtliche Stundennachweise
  • Teamleitermodus
  • Pausenverwaltung
  • Alle Daten exportierbar

Für wen ist Teamhero besonders empfehlenswert?

Besonders geeignet ist Teamhero für Unternehmen, die viele fleißige Projekteinsatzkräfte beschäftigen, wie etwa Event-, Hostess- oder Promotionagenturen. Doch auch Cateringfirmen, Sicherheitsdienste oder etwa Impfzentren zählen zu unseren zufriedenen Kunden.

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Wenn auch Sie Ihr Personal zukünftig einfach managen möchten, dann lernen Sie uns doch einfach unverbindlich kennen. Ihre Demo können Sie ganz einfach telefonisch oder per E-Mail anfordern.

SCREENSHOTS

Zeiterfassung mit Zeiterfassungssoftware
Manuelle Arbeitszeiterfassung kann in Teamhero für Mitarbeiter auf Knopfdruck freigeschaltet werden.

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Martin Winiker
Martin Winiker
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