Exakt, sicher und schnell: Arbeitszeiterfassung mit Teamhero

Stellen Sie sich vor, niemand würde mehr vergessen, sich an der Stempeluhr abzumelden oder den Stundenzettel auszufüllen und die zuständige Personalabteilung würde nicht einen Großteil ihrer Zeit damit verbringen, den fehlenden Angaben hinterherzulaufen.

Und selbst wenn sich am Ende des Tages oder der Woche alle Dokumente rechtzeitig im vorgesehenen Fach befinden: Wer rechnet nun die einzelnen Arbeitsstunden zusammen und überträgt diese möglichst frei von Zahlendrehern ins System oder die Excel-Tabelle? Arbeitsschritte wie diese sind sehr zeitaufwendig und haben in der digitalen Arbeitswelt nichts mehr verloren.

Es gibt nicht nur viel schnellere Alternativen, mit denen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen erfassen lassen, sondern auch viel übersichtlichere und manipulationssicherere Möglichkeiten. Eine von ihnen ist die Personalplanungssoftware Teamhero.

Definition: Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Angestellte von Unternehmen, Agenturen, Firmen oder Handwerksbetrieben haben in der Regel einen Vertrag, in dem festgehalten ist, wie viele Arbeitsstunden sie pro Woche oder Monat zu leisten haben. Wie viele das maximal sein dürfen, regelt das Arbeitszeitgesetz.

Um nun zum einen zu kontrollieren, ob Arbeitnehmer:innen ihrer Pflicht nachkommen, und zum anderen sicherzustellen, dass sie nicht die Höchstarbeitszeiten überschreiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten einhalten, wird die Arbeitszeit erfasst. Dies kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen: Früher waren Stundenzettel, Stechuhr oder Stempeluhr die Mittel zum Zweck. Heute setzen fast alle Arbeitgeber:innen auf ein elektronisches oder digitales Zeiterfassungssystem.

Im Zuge der Arbeitszeiterfassung werden sowohl Anfang und Ende eines Arbeitstages sowie Pausenzeiten oder sonstige Abwesenheiten dokumentiert. Im Anschluss daran können auf Basis der erfassten Daten die Gehaltsabrechnungen erstellt werden.

Für welche Branchen besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Als Inhaber:in eines Unternehmens stellt sich die Frage, ob es gesetzlich vorgeschrieben ist, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Die Antwort lautet: ja. Erst Ende 2022 hat das Bundesarbeitsgericht beschlossen, dass die systematische Arbeitszeitaufzeichnung für alle Arbeitgeber:innen verpflichtend ist. Diesem Beschluss ging das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) aus dem Mai 2019 voraus.

Bevor die Dokumentationspflicht in Verbindung mit einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System beschlossen wurde, mussten laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz nur Überstunden und Sonntags- bzw. Feiertagsarbeit erfasst werden. Tägliche Höchstarbeitszeiten und die Mindestdauer von Ruhe- und Pausenzeiten waren aber auch vorher schon gesetzlich festgelegt.

Während einige Berufsgruppen wie Schiffsbesatzungen, Chefärzte, Angestellte im Öffentlichen Kirchlichen Dienst, Führungskräfte und Geschäftsführer:innen von diesen Regelungen ausgenommen sind, ist von der Arbeitszeiterfassung keine Branche befreit.

Welche Kriterien muss ein Arbeitszeiterfassungssystem erfüllen?

Ob auf digitalem oder analogem Wege, Unternehmen können selbst entscheiden, wie die Arbeitszeiten erfasst werden. Es muss sich um eine rechtssichere Variante handeln, mit der es möglich ist, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten sowie Pausenzeiten und Überstunden im Idealfall manipulationssicher aufzuzeichnen.

Digitale Zeiterfassungssysteme wie die Dienstplan Software Teamhero bieten den Vorteil, dass die Arbeitszeiten dank automatisierter Prozesse mühelos, übersichtlich, schnell, einfach, korrekt und sicher eingegeben und dokumentiert werden können – entweder durch die Mitarbeiter:innen selbst oder durch die oder den Vorgesetzte:n.

Doch nicht in jedem Unternehmen ist der Digitalisierungsgrad gleich hoch. Vor allem kleine Betriebe setzen nach wie vor auf Stundenzettel, Excel-Tabellen, Stempel- oder Stechuhren. Daran ist nichts verkehrt, jedoch sind digitale oder auch elektronische Lösungen wie ein stationäres An- und Abmeldesystem im Foyer deutlich zuverlässiger und gewährleisten eine schnellere Weiterverarbeitung der erfassten Daten.

Datenschutz und Arbeitszeiterfassung: Wie geht das zusammen?

Datensicherheit ist bei digitalen Anwendungen immer ein Thema. Wer hat Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten und die personenbezogenen Daten? Wie lange dürfen diese gespeichert werden? Und ist eine Arbeitszeiterfassung überhaupt legitim? Da die Dokumentationsplicht gesetzlich vorgeschrieben ist, erübrigt sich die Frage, ob die Arbeitszeitaufzeichnung erlaubt ist. Sie darf jedoch nicht gegen die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verstoßen.

Umfang und Dauer der Erhebung sind ganz klar geregelt: nur so viele Daten wie notwendig und für den Zweck erforderlich. Nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist müssen die gespeicherten Informationen zudem gelöscht werden. Ziel der Arbeitszeiterfassung ist nicht die dauerhafte Überwachung, sondern die Messung und der Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit.

Tipps für Unternehmen: Arbeitszeiterfassung – aber richtig!

Wer sich für ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem wie die Personalplanung App Teamhero entscheidet, kann eigentlich nichts mehr falsch machen, denn das Tool übernimmt fast die gesamte Arbeit. Damit sich die Mitarbeiter:innen nicht kontrolliert oder überwacht fühlen, sollten sie bestmöglich darüber aufgeklärt werden, warum welche Daten erhoben und wie diese weiterverarbeitet werden. Je mehr Transparenz, desto größer das Vertrauen.

Erklären Sie Ihrer Belegschaft, dass es auch für sie von Vorteil ist, wenn die Arbeitszeiten nachgewiesen werden können. Die Akzeptanz eines Tools wird auch dadurch erhöht, dass ganz genau geklärt ist, wer Zugriff auf die Daten hat. Unbefugte sollten keine Möglichkeit haben, sich ins System einzuloggen, der Zugang muss kontrolliert werden. Das Arbeitsrecht schreibt übrigens nicht nur die Arbeitszeiterfassung vor, sondern auch die Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre.

Alles auf einen Blick: Arbeitszeiterfassung mit Teamhero

Zurück zu Teamhero! Was macht das Zeiterfassungssystem so gut? Es sind zum einen die grundlegenden Funktionen, die das Tool zu einem wichtigen Hilfsmittel eines jeden Unternehmen machen: zum Beispiel die Eingabe und Auswertung von Arbeitsstunden, das Nachhalten von Überstunden und die Überprüfung der Anwesenheit aller eingeteilten Mitarbeiter:innen.

Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand: Die Personalabteilung, die in erster Linie dafür verantwortlich ist, die Arbeitszeiten aller Angestellten nachzuhalten, spart viel Zeit und Nerven. Mithilfe des Tools wird die Erfassung zudem sicherer, transparenter und zuverlässiger. Selbst im Homeoffice können Anfang und Ende des Arbeitstages in Echtzeit eingetragen werden, denn der Zugriff ist von überall aus möglich – auch übers Smartphone. Eine Stechuhr ist diesbezüglich deutlich unflexibler.

Teamhero kann aber noch mehr als nur Arbeitszeiterfassung: Als Allround-HR-Software unterstützt sie außerdem bei der Erstellung von Dienstplänen, der Besetzung von Schichten, der Rekrutierung neuer Kolleg:innen, der Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, der Ablage von Dokumenten, der Mitarbeiterkommunikation und vielen weiteren Aufgaben, die in jedem Unternehmen oder Handwerksbetrieb auf der Tagesordnung stehen.