Urlaubsplanung: So gehen Sie es richtig an

Die Urlaubsplanung ist ein wichtiges Thema im Unternehmen. Jeder Mitarbeitende hat individuelle Wünsche und möchte zu bestimmten Zeiten seinen Urlaubsanspruch geltend machen. Wir beantworten im nachfolgenden Beitrag alle wichtigen Fragen rund ums Thema.

Das gibt es zu beachten

Mitarbeitende dürfen selbständig entscheiden, wann und wie lange sie ihren Erholungsurlaub nehmen möchten. Ebenso dürfen sie frei darüber entscheiden, wie sie diesen über das Jahr verteilt nehmen.

Im gesetzlichen Urlaubsanspruch ist verankert, dass die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zunächst Vorrang haben. Dies und weitere Regelungen sind im Bundesurlaubsgesetz festgehalten.

Demnach steht Mitarbeitenden bei einer 5-Tage-Woche ein Mindesturlaub von 20 Werktagen im Jahr zur Verfügung.

Der Arbeitgeber muss aufpassen, dass nicht alle Teammitglieder gleichzeitig ihren Urlaub nehmen. Denn schließlich muss das Unternehmen trotz Urlaub weiterhin laufen.

Das allerletzte Wort hat bei der Vergabe der Urlaubstermine immer noch der Chef und so muss dieser in manchen Situationen einen Kompromiss finden.

Kann der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Es ist durchaus möglich, dass der Arbeitgeber eine Frist für die Urlaubsplanung setzt. So ist es möglich, dass er die unterschiedlichen Urlaubswünsche aller Mitarbeitenden berücksichtigen kann.

Meldet ein Mitarbeitender keine Wünsche beim Arbeitgeber innerhalb der festgesetzten Frist an, dann darf der Arbeitgeber dessen Urlaubstage verplanen.

Wie weit im Voraus müssen Sie diese einreichen?

Prinzipiell gilt hier das Motto: Je früher, desto besser. Denn nur mit ausreichend Vorlauf kann der Betrieb planen und auf alle Wünsche eingehen bzw. akzeptable Kompromisse finden.

Ist die Urlaubsplanung verbindlich?

Es gilt hier, dass ein genehmigter Urlaub auch bei plötzlich aufkommendem Personalmangel nicht wieder zurückgenommen werden darf. Ein genehmigter Urlaub ist somit sicher.

Nur, wenn das Fortbestehen des Unternehmens bedroht ist, darf der Arbeitgeber einen schon akzeptierten Urlaub widerrufen. Dies geschieht jedoch in sehr seltenen Fällen. In solch einer Situation muss der Arbeitgeber alle Kosten erstatten, die durch die Stornierung der Reise entstanden sind.

Dies gilt auch umgekehrt für die Mitarbeitenden. Ist der Urlaubsantrag genehmigt, ist dies für beide Seiten verbindlich.

Achten Sie zudem darauf, dass Sie eine Antwort des Arbeitgebers auf den Urlaubsantrag erhalten. Ein Antrag, auf den nicht reagiert wird, gilt nicht automatisch als angenommen. Für die Gültigkeit benötigen Sie immer eine Genehmigung des Vorgesetzten.

Macht ein Mitarbeitender ohne die Zustimmung des Arbeitgebers Urlaub, dann riskiert dieser mindestens eine Abmahnung und im Wiederholungsfall sogar die fristlose Kündigung.

Holen Sie sich immer eine schriftliche Genehmigung für den Urlaub, eine E-Mail ist dabei völlig ausreichend.

Brückentage ermöglichen mehr Urlaub

Mehr Urlaub mit Brückentagen. Das ist in jedem Jahr möglich und so auch in diesem (2022).

Jedes Jahr bringt bundesweit 9 gesetzliche Feiertage mit sich. In einigen Bundesländern gibt es noch weitere Feiertage, die für noch mehr freie Tage sorgen.

Sind Feiertage bspw. an einem Dienstag oder Donnerstag, oder auch einem Montag oder Freitag, dann bietet sich ein verlängertes Wochenende an.

Im Jahr 2022 sind folgende 4 Feiertage an einem Dienstag oder Donnerstag:

  • Heilige Drei Könige (6. Januar)
  • Christi Himmelfahrt (26. Mai – gesetzlicher Feiertag)
  • Fronleichnam (16. Juni)
  • Allerheiligen (1. November)

Es kommt auch jedes Jahr vor, dass einige Feiertage aufs Wochenende fallen. Im Jahr 2021 waren dies 5 Tage, jetzt im Jahr 2022 sind es immerhin nur 3 Tage. Ein kleiner Ausblick ins Jahr 2023 zeigt, dass sogar nur 1 Tag, und zwar Neujahr an einem Sonntag ist.

Osterfeiertage nutzen

Besonders Ostern ist ein beliebter Urlaubszeitraum. Karfreitag und Ostermontag laden quasi dazu ein, einen langen Urlaub zu nehmen. Mitarbeitende, die sich die 4 Werktage vor Karfreitag sowie die 4 Werktage nach Ostermontag freinehmen, bekommen mit 8 Urlaubstagen ganze 16 Tage frei.

Wer nur 4 Urlaubstage nimmt, kann immerhin 9 freie Tage erhalten.

Urlaubsplanung an Christi Himmelfahrt und Pfingsten

Christi Himmelfahrt liegt wie immer auf einem Donnerstag. Wer sich die Werktage davor und nach dem 26. Mai Urlaub nimmt, kann mit den 4 genommenen Urlaubstagen 9 Tage am Stück frei machen.

Soll der Urlaub ein wenig länger sein? Das ist möglich, wenn Sie auch noch den Pfingstmontag (6. Juni) freinehmen. So können Sie vom 26. Mai bis zum 6. Juni 12 freie Tage genießen und haben nur 6 Tage Urlaub genommen.

Lange Wochenenden nutzen

Wollen Sie lieber mehrere kurze Wochen und verlängerte Wochenenden genießen? Dann nutzen Sie bspw. Feiertage wie Karfreitag, Ostermontag, Pfingstmontag, Mariä Himmelfahrt und den Tag der Deutschen Einheit.

Diese Tage liegen entweder an einem Montag oder an einem Freitag, weshalb sie sich optimal für verlängerte Wochenenden anbieten.

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