Steuerfreier Sachbezug 2022: Möglichkeiten und Vorteile

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft“ besagt ein altes Sprichwort. Doch nicht nur die Freundschaft, sondern auch ein gutes Arbeitsverhältnis. Denn Aufmerksamkeiten in Form von Sachleistungen sind eine schöne Geste, um den Mitarbeiter:innen zu zeigen, wie wichtig sie für das Unternehmen sind.

Im Gegensatz zu einer Erhöhung des Arbeitslohns sind sie außerdem steuerfrei. Es gibt jedoch eine Freigrenze zu beachten, damit die sogenannten Sachbezüge auch wirklich keine Sozialabgaben nach sich ziehen.

Was genau bedeutet steuerfreier Sachbezug?

Ein Sachbezug ist eine Sachleistung, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter:innen als Dankeschön für gute Leistungen, zur Motivation oder als Zeichen der Wertschätzung zukommen lassen kann. Anders als eine Gehaltserhöhung oder eine Geldleistung, die auf das Konto überwiesen wird, handelt es sich bei einem Sachbezug um einen sogenannten geldwerten Vorteil, für den weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen.

Das bedeutet: Arbeitnehmer:innen können sich über den vollen Wert des Sachlohns freuen – vorausgesetzt, er hält sich an die aktuelle Sachbezugsfreigrenze und besitzt keinen betrieblichen Nutzen.

Welche Freigrenzen gelten für den steuerfreien Sachbezug ab 2022?

Bis Ende letzten Jahres lag die Sachbezugsfreigrenze bei 44 Euro pro Monat und pro Mitarbeiter:in. Zum 1. Januar 2022 wurde sie per Gesetzesbeschluss durch den Bundesfinanzhof um 6 Euro angehoben und beträgt nun 50 Euro monatlich. Sobald die Freigrenze überschritten wird – und sei es nur um einen Cent – wird die Sachzuwendung steuerpflichtig.

Zusätzlich zur 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitnehmer:innen einen anlassbezogenen Sachbezug steuerfrei zukommen zu lassen. Hier liegt die Freigrenze bei 60 Euro pro Geschenk oder Gutschein. Ein persönlicher Anlass ist zum Beispiel der Geburtstag, die Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder ein Jubiläum.

Fallen bei einer Person mehrere dieser Anlässe in ein und denselben Monat, kann der Arbeitgeber entsprechend viele Sachbezüge unter Einhaltung des Höchstbetrages einsetzen und diese außerdem mit dem 50-Euro-Sachbezug kombinieren.

Welche Arten von steuerfreien Sachbezügen gibt es?

Im Laufe der Jahre sind die Bestimmungen deutlich strenger geworden. Wie bereits erwähnt, darf die Sachleistung keinen direkten betrieblichen Nutzen haben und nicht alle Rabatt- und Sachbezugskarten, Universalgutscheine, Geldleistungen und Vermögensbeteiligungen fallen unter diese Definition.

Geldkarten und Gutscheine dürfen ausschließlich dem Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigter Akzeptanzstellen dienen, damit sie im Rahmen der steuerfreien Sachbezüge anerkannt werden.

Was genau zählt also seit dem neuen Gesetzesbeschluss noch zu den Sachleistungen? Gutscheine für eBay oder Amazon nicht mehr. Ein steuerfreier Sachbezug kann aber beispielsweise ein Geschenk sein, etwa eine Konzertkarte, ein Warengutschein für ein bestimmtes Geschäft oder ein Guthaben für eine Tankstelle.

Eine weitere Möglichkeit ist die Einladung zu einem Essen oder einer anderen Betriebsveranstaltung. Geldwerte Vorteile wie Zuschüsse zur Kinderbetreuung oder zu Gesundheitsleistungen, etwa Fitnesskursen, gehören ebenfalls dazu.
Auch ein Essensgeldzuschuss ist möglich, solange Mitarbeiter:innen nach wie vor mindestens den Sachbezugswert ihres Mittagessens selbst zahlen. Dieser beträgt aktuell 3,57 Euro pro Mahlzeit.

Welche Vorteile haben Arbeitnehmer:innen vom steuerfreien Sachbezug?

Der Nutzen von steuerfreien Sachbezügen für Mitarbeiter:innen liegt auf der Hand: Sie erhalten zusätzlich zum Gehalt einen Bonus. Dabei handelt es sich nicht um eine Geldleistung, sondern um eine zweckgebundene Sachleistung. Der Vorteil: Es fallen bis zu einer bestimmten Freigrenze keine Steuern an.

Bei einer finanziellen Zuwendung, die zusammen mit dem Lohn auf das Konto überwiesen wird, wäre dies anders. Sie könnte nicht einfach so an den Sozialversicherungsbeiträgen und an der Lohnsteuer vorbei entgegengenommen werden.

Anders bei kleinen Aufmerksamkeiten und Geschenken in Form von Gutscheinen und Rabatten: Ihr Sachbezugswert geht zu einhundert Prozent an die Arbeitnehmer:innen und fühlt sich an wie eine Gehaltserhöhung. Immerhin können auf diese Weise jährlich Sachleistungen im Wert von insgesamt 600 Euro zusammenkommen.

Welche Vorteile haben Arbeitgeber vom steuerfreien Sachbezug 2022?

Wie bereits eingangs geschrieben: Kleine Geschenke wie Tankgutscheine oder Sachbezugskarten sind eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter:innen Wertschätzung und Dankbarkeit entgegenzubringen. Mit wenig Aufwand erreichen Sie viel, denn Sachzuwendungen zusätzlich zum Arbeitslohn erhöhen die Motivation auf Seiten der Arbeitnehmer:innen und binden diese an Ihr Unternehmen.

Der steuerfreie Sachbezug ist außerdem eine gute Alternative zu einer Gehaltserhöhung und gibt Ihnen in Personalgesprächen mehr Spielraum. Ein weiterer wichtiger Punkt für Arbeitgeber: Sachzuwendungen kann der Steuerberater als Betriebsausgaben absetzen.

Was müssen Arbeitgeber beachten, wenn sie Sachzuwendungen einsetzen?

Die rechtliche Freigrenze des Sachbezugswerts von 50 Euro monatlich gilt für jede:n einzelne:n Mitarbeiter:in. Wird diese Summe nicht ausgeschöpft, verfällt sie, denn offene Beträge sind nicht übertragbar. Während vor dem Jahr 2020 noch eine Gehaltsumwandlung möglich war, können Sachleistungen ohne Bargeldbezug jetzt nur noch zusätzlich zum Arbeitslohn geleistet werden, so der Gesetzesbeschluss des Bundesfinanzhofs.

Sobald die erlaubten 50 Euro überschritten werden, müssen Sie als Arbeitgeber auf den gesamten Betrag sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsbeiträge abführen. Für die Ausstellung von Sachzuwendungen besteht außerdem Dokumentationspflicht. Wenn das Finanzamt fragt, sollten Sie immer dazu in der Lage sein, nachzuweisen, wann, für wen und in welcher Form Sachbezüge gewährleistet wurden. Heben Sie Rechnungen und Kopien für Rabatt- und Gutscheinkarten deshalb immer auf.

Teamhero als Unterstützung für das Personalmanagement

Wann immer es um die Personalplanung inklusive der Erstellung von Dienstplänen, der Arbeitszeiterfassung und der Verwaltung von Gehaltsextras geht, kommt die Software Teamhero ins Spiel. Mit ihr managen Unternehmen ihre festen und freien Mitarbeiter:innen zeitsparend und kosteneffizient und behalten immer alles im Blick. Das Programm kann auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, sodass es zu einer maßgeschneiderten Lösung wird.

Ob Rekrutierung von neuen Kolleg:innen, Archivierung von relevanten Dokumenten für die Personalakte oder Qualitätsmanagement, Teamhero überzeugt mit seinen vielen nützlichen Funktionen und erleichtert den Arbeitsalltag spürbar – selbstverständlich datenschutzkonform und rechtssicher.

Unser Fazit zum steuerfreien Sachbezug

Tank- und Warengutscheine stellen anders als Barvergütungen und Geldleistungen steuerfreie Gehaltsextras dar. Seit Anfang 2022 haben Arbeitgeber sogar mehr finanziellen Spielraum bei der Gewährleistung von Sachzuwendungen, denn die Freigrenze hat sich von 44 Euro auf 50 Euro erhöht. Im gleichen Zuge wurde allerdings der Kreis der Akzeptanzstellen eingeschränkt. Erlaubt sind nur noch Sachbezüge, die den Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) entsprechen.

Dennoch eröffnen sich durch die Vergabe von Gutscheinen und Geldkarten zahlreiche Möglichkeiten, den Mitarbeiter:innen ein kleines Extra zukommen zu lassen, um ihren bisherigen Einsatz zu belohnen oder sie für anstehende Aufgaben zu motivieren.