Remote Teams richtig verwalten

In Zeiten der Globalisierung arbeiten die Mitarbeiter:innen vieler Unternehmen an verschiedenen Standorten zusammen. Hierdurch können gewisse Herausforderungen hinsichtlich der Kommunikation entstehen. Das gilt vordergründig dann, wenn sich die Mitarbeiter:innen eines Teams in verschiedenen Zeitzonen befinden. Dementsprechend müssen Sie als Führungsperson einige Punkte beachten, wenn Sie ein Remote-Team erfolgreich verwalten möchten.

Herausforderungen der Remote-Arbeit

Zu den im Rahmen der Remote-Arbeit entstehenden Herausforderungen zählen unter anderem Ablenkungen. Das liegt daran, dass Mitarbeiter:innen zu Hause leichter von der Arbeit abgelenkt werden können. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn sich kleine Kinder im Haushalt befinden, die beschäftigt werden müssen. Aber auch die Pflege von älteren Familienmitgliedern, anstehende Hausarbeit oder ein Haustier können für Ablenkungen in den eigenen vier Wänden sorgen. Zudem verfügen nicht alle Mitarbeiter:innen über einen vollwertigen Arbeitsplatz zu Hause, sodass sie vom Sofa aus arbeiten, was sich ebenfalls negativ auf die Konzentration auswirken kann.

Befinden sich die Teammitglieder jeweils in ihrem eigenen Zuhause, hat der Arbeitgeber keinen Überblick darüber, was die einzelnen Mitarbeitenden umsetzen. Das wissen auch die Beschäftigten, weshalb einer Ablenkung schneller nachgegeben wird, als dies im Büro der Fall wäre. Neben Ablenkungen gibt es einige weitere Herausforderungen, die Sie bei der Verwaltung von Remote Teams berücksichtigen müssen, darunter:

technische Komplikationen
Probleme bei der Kommunikation
Mangel an sozialen sowie professionellen Beziehungen

Technische Komplikationen

Eine große Herausforderung bei der Verwaltung von Remote-Teams besteht in technischen Problemen. Damit das Team von überall aus effektiv zusammenarbeiten kann, müssen die Mitarbeiter:innen an ihrem jeweiligen Standort Zugriff auf eine stabile Internetverbindung sowie entsprechende Hardware haben. Während im Büro in der Regel eine stabile Verbindung besteht, ist dies bei Mitarbeiter:innen zu Hause nicht immer der Fall. Zudem haben Mitarbeiter:innen im Büro die Möglichkeit, sich bei technischen Problemen an den technischen Support vor Ort zu wenden – eine Option, die zu Hause ebenfalls entfällt.

Probleme bei der Kommunikation

Gilt es im Büro etwas zu besprechen, kann der jeweilige Mitarbeitende direkt angesprochen werden. Dies ist in einem Remote-Team nicht möglich. Die Nutzung von Telefonen oder speziellen Messaging-Tools ist zwar eine Option, allerdings erhalten Mitarbeiter:innen in einem solchen Fall oft nicht sofort eine Antwort, was den jeweiligen Prozess entsprechend verlangsamen kann.

Mangel an sozialen sowie professionellen Beziehungen

Im Büro ist es leicht, professionelle und soziale Beziehungen zu Kolleg:innen und Vorgesetzten aufzubauen. Wer einen anderen Mitarbeitenden oder Vorgesetzten sprechen möchte, kann ganz einfach an dessen Bürotür klopfen und sich die erforderliche Unterstützung oder Information einholen. In einem Remote-Team ist dies nicht möglich, was zu mehreren Nachteilen führen kann:

Vorgesetzte wissen mitunter nicht, was den jeweiligen Mitarbeitenden umtreibt und woran dieser im Moment arbeitet.
Das macht es schwerer einzuschätzen, ob der Mitarbeitende gut zurechtkommt, oder ob er gerade vor Problemen steht, bei denen er Hilfe benötigt.
Zudem können einige Team-Mitglieder womöglich das Gefühl sozialer Isolation verspüren, wenn sie nicht mehr im Büro arbeiten und ihre Kolleg:innen um sich herum haben.

Lösungsansätze für eine erfolgreiche Remote-Arbeit

Damit die Mitarbeiter:innen eines Remote-Teams erfolgreich zusammenarbeiten können, müssen Führungskräfte klare Richtlinien vorgeben, an welchen sich die Mitarbeiter:innen orientieren können. Auf diese Weise besteht Klarheit darüber, welche Aufgaben in welchem Zeitrahmen bearbeitet werden müssen und es kommt seltener zu Missverständnissen.

Definition von Kommunikationsregeln

Es stehen mittlerweile einige Tools zur Kommunikation zur Verfügung, sodass es schwerfallen kann, hier den Überblick zu behalten. Dementsprechend sollten Sie klare Vorgaben setzen und Ihren Mitarbeiter:innen eine Liste von Tools an die Hand geben, die sie bevorzugt oder exklusiv für die Kommunikation untereinander verwenden sollen.

Zudem sollten Unternehmensrichtlinien hinsichtlich einer möglichst effizienten Kommunikation festgelegt werden. Eine Vorgabe könnten darin bestehen, dass die Kommunikationstools in “dringend” und “nicht dringend” unterteilt werden. Gibt es Gesprächsbedarf, kann eine Nachricht über ein Messaging-Tool versendet werden, während es bei keiner hohen Dringlichkeit bei einer E-Mail bleibt. Mitarbeiter:innen werden somit dazu angehalten, Nachrichten, die über den Messaging-Dienst versendet wurden, zügiger als E-Mails zu beantworten.

Gestaltung der Arbeitszeiten

Auch bezüglich der Arbeitszeiten müssen Sie Ihren Mitarbeiter:innen konkrete Vorgaben machen. Sind die Mitarbeiter:innen Ihres Remote-Teams über verschiedene Zeitzonen verteilt, müssen Sie festlegen, ob diese zeitversetzt arbeiten dürfen, oder ob alle Mitarbeiter:innen synchron mit Ihrer Zeitzone arbeiten sollen. Zudem müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen wissen, ob es zu einer Arbeitszeiterfassung kommt und wenn ja, wie diese umgesetzt werden soll.

Festlegung von Zielen und Meilensteinen

Damit die Mitarbeiter:innen zu Hause nicht den Überblick verlieren oder zu stark vom vorgegebenen Kurs abweichen, sollten klare Ziele gesetzt werden. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen, welche Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums umgesetzt werden sollen. Anhand von vorher festgelegten KPIs können Sie die Performance der Mitarbeiter:innen messen und ihre Leistungen besser einschätzen. Um die Motivation hochzuhalten, sollten die Ziele erreichbar und die Zeitvorgaben realistisch sein.

Tipp:

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