Kapazitätsplanung – Definition, Vorteile & Anwendung

Gerade personalintensive Unternehmen mit häufig wechselnden Projekten und Aufgaben haben die Mammutaufgabe, auf Änderungen flexibel und schnell reagieren zu müssen. Eine gleichbleibende Qualität ihrer Arbeitsleistung ist genauso wichtig, wie die internen Kosten ständig im Blick zu behalten. Für sie ist die Kapazitätsplanung ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Doch was versteht man eigentlich genau unter Kapazitätsplanung? Welche Arten von Kapazitätsplanungen gibt es, welche Vorteile bieten sie und wie werden sie umgesetzt? Die häufigsten Fragen und Antworten zu diesem Thema erhalten Sie im Folgenden. Zudem erfahren Sie, welche entscheidende Rolle der Erwerb einer guten Personalsoftware dabei spielt.

Was bedeutet Kapazitätsplanung und wann ist sie sinnvoll?

Mit einer Kapazitätsplanung sorgen Sie dafür, dass Sie während eines großen Projektes nicht nur genügend, sondern auch die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung haben. Als Ressourcen werden hierbei sowohl Mitarbeiter gezählt (auch wenn wir das Wort dafür nicht für adäquat halten), welche über die für das Projekt benötigten Fähigkeiten mitbringen als auch …

  • das Budget,
  • die Zeit,
  • die Sachmittel,
  • die Räumlichkeiten und
  • die Maschinen,

die für die Auftragserfüllung nötig sind.

Diese Unternehmen profitieren besonders von Kapazitätsplanung

Kapazitätsplanungen ergeben insbesondere in Unternehmen Sinn, in denen sich die Auftragslage schnell verändert und neue Projekte oftmals rasch auf die Beine gestellt oder umgeplant werden müssen. Parallel verfügen diese Unternehmungen oft auch über einen umfangreichen Personalstand. Typische Branchen hierfür sind etwa die Entertainment- und Eventbranche, wie Event- und Promotionagenturen, Caterer oder Hostessagenturen.
Eine optimale Kapazitätsplanung sorgt dafür, dass Aufträge zur vollen Kundenzufriedenheit ausgeführt werden können, ohne dass Sie selbst Abstriche innerhalb der Mitarbeiterzufriedenheit (etwa aufgrund wiederholter Mehrarbeit und Überlastung) oder der Budgetierung machen müssen.

Kapazitätsplanung, Ressourcenplanung und weitere Begrifflichkeiten

Die Begriffe Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung sind von den Strategien so fließend, dass sie innerhalb des Projektmanagements oftmals als Synonyme verwendet werden. Einer der kleinen aber feinen Unterschiede ist, dass sich innerhalb er Ressourcenplanung ein wenig mehr auf die Mitarbeiter:innen und deren aktuellen und zukünftigen Einsatz fokussiert wird. Bei der Kapazitätsplanung wird der – etwa saisonale – Projekt-Anfragestatus an den Anfang der Projektplanung gestellt und hinsichtlich des Angebot-Nachfrage-Verhältnisses zumeist langfristig in die Zukunft gedacht. Ein anderer umgangssprachlicher Begriff für die Kapazitätsplanung ist Kapaplanung oder schlichtweg Kapa.

Welche Arten der Kapazitätsplanung gibt es?

Bei der Kapazitätsplanung wird primär zwischen zwei verschiedenen Planungen unterschieden. Zum einen gibt es die strategisch langfristige Kapazitätsplanung. Sie befasst sich unter anderem mit einer möglichst cleveren Aussteuerung des Personaleinsatzes unter Berücksichtigung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs.

Ziel ist es, auch bei hohen Anfragen über genügend fähige Mitarbeiter zu verfügen, dabei dennoch kostengünstig zu bleiben und flexibel reagieren zu können. Über- und Unterkapazitäten gilt es durch die Kapazitätsplanung gekonnt zu managen. Die kurzfristig operative Kapazitätsplanung kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn sich eine erhöhte Projektanfrage abbildet und eine termingerechte Aussteuerung ohne Qualitätsverlust als Ergebnis gefordert ist.

Welche Vorteile hat Kapazitätsplanung?

Die Kapazitätsplanung schafft viele Vorteile. Die Folgenden gehören zu den wichtigsten.

Erhöhung von Motivation und Mitarbeiter:innenzufriedenheit

Eine optimal ausgesteuerte Kapazitätsplanung gibt nicht nur Arbeitgebenden, sondern auch Arbeitnehmer:innen Planungsspielraum. Arbeitsüberlastungen werden ausgeschlossen – sollte doch einmal Mehrarbeit anfallen, kann sie wieder ausgeglichen werden. Gleichzeitig bleiben aber auch nicht zu viele Projektmitarbeiter:innen für längere Zeit komplett ohne Arbeit. Diese Ausgeglichenheit sorgt für gesunde und motivierte Mitarbeiter:innen sowie ein gutes Betriebsklima.

Planungssicherheit und zufriedene Kunden

Die Kapazitätsplanung verschafft den eindeutigen Vorteil, dass Dienstleistungen jederzeit pünktlich und zuverlässig erbracht werden können. Genau so, wie es sich Kunden wünschen. Das Unternehmen weiß, wann der Höhepunkt an Anfragen eintreffen wird und kann sich frühzeitig auf diese Situation vorbereiten. Selbst kurzfristige Anfragen können souverän und mit weniger Risiko eines Qualitätsverlustes manövriert werden.

Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit

Eine qualitativ hochwertige Dienstleistungsfähigkeit haben viele Unternehmen. Diese zu halten, auch wenn es zu kurzfristigen Projektänderungen, Personalausfällen oder sonstigen unvorhergesehenen Ereignissen kommt, ist eine Kunst, mit der sich von der Konkurrenz abheben lässt. Kapazitätsplanungen machen es der Unternehmensleitung möglich, dauerhaft zu wissen, wo sie intern stehen, welche Aufträge sie annehmen können und wo ihre Belastungsgrenze liegt. Das macht letztlich auch die Herausforderungen im Change Management zu einer positiven Erfahrung, wenn etwa neue Märkte erschlossen oder das Portfolio erweitert werden sollen.

Einsparung von Zeit und Kosten

Je langfristiger geplant werden kann, desto optimaler sieht die Kostenstruktur eines Unternehmens aus. Eine Kapazitätsplanung hilft dabei, stets den Überblick über seine Brutto- und Nettokapazitäten zu haben. Mit dieser Unterstützung kommen Betriebe selten in die Bredouille, profitable Projekte aus Mangel an qualifiziertem Personal womöglich ablehnen zu müssen oder Aufgaben nicht mehr mit der gewohnten Professionalität ausführen zu können. Zusätzlich wird viel Zeit eingespart, wenn nicht der Fall entsteht, dass kurzfristig Projektmitarbeiter eingestellt werden müssen, weil es zu einem unvorhergesehenen Personalengpass kommt.

Was können die Folgen einer fehlenden Ressourceneinteilung sein?

Ohne eine strukturierte Ressourcenverteilung vorzugehen bedeutet, hohe Risiken für sein Unternehmen in Kauf zu nehmen. Sobald es zu unvorhergesehenen Änderungen wie einem Mitarbeiterausfall durch Krankheit oder einer Umplanung des Events kommt, kann nicht entsprechend souverän reagiert werden. Dadurch können Termine nicht mehr eingehalten werden, die Qualität leidet oder es muss viel Geld für Ersatzmitarbeiter ausgegeben werden, die benötigt werden. Nicht selten müssen Unternehmen aufgrund zu vieler Anfragen Projekte sogar ablehnen. Allesamt kann es damit schnell zu einem Imageschaden sowie dem Verlust von Kunden und der Wettbewerbsfähigkeit kommen.

Kapazitätsplanung - Personalnetz

Worauf kommt es bei der Kapazitätsplanung an?

Für eine Kapazitätsplanung ist es zunächst essenziell, über einen relevanten und verlässlichen Datenbestand zu verfügen, um die notwendigen Analysen durchführen zu können. Daraus hervorgehend gehört ein ausgeklügeltes Ressourcenmanagement zum Mittelpunkt einer jeden Kapazitätsplanung. Ein transparenter Überblick über alle Mitarbeiter inklusive ihrer Verfügbarkeit, Kosten und ihres speziellen Know-hows sollte die Basis sein. Eine gute Kapazitätsplanung stellt Bedarf und Angebot regelmäßig gegenüber, gleicht sie vorausschauend an und setzt dazu eine gesunde Pufferzone.

Das magische Dreieck

Beim magischen Dreieck handelt es sich um keine Träumerei, sondern vielmehr um eine clevere Betrachtungsweise des Vorgehens beim Projektmanagement sowie der Kapazitätsplanung. Das Dreieck symbolisiert dabei die folgenden drei Dimensionen:

  • Zeit
  • Kosten
  • Leistung

Diese stehen während des gesamten Projektablaufs in Konflikt miteinander. Ein Beispiel: Der Kunde möchte ein qualitativ hochwertiges und umfangreiches Event auf die Beine gestellt bekommen, das möglichst kostengünstig sein soll. Geht das? Vermutlich nicht so einfach – und genau das beschreibt die Arbeit hin zur Mitte des magischen Dreiecks.

Die Herausforderung der Projektbeteiligten besteht darin, die drei Kernpunkte in Einklang zu bringen und damit schließlich im Zielkern des Dreiecks zu landen. Dieser steht für den Fortbestand und die Erreichung des Projektziels unter Einklang aller möglichen Maßnahmen. Als vierte Dimension könnte noch die Kundenzufriedenheit gesehen werden.

Eine langfristige Betrachtungsweise ist wichtig

Kapazitätsplanungen erlauben eine langfristige Betrachtungsweise und sind bereichsübergreifend einsehbar. Die Bearbeitungsrechte sollten zur Sicherheit individuell ausgesteuert werden können, um das Unternehmensziel zu keiner Zeit zu gefährden. Außerdem gilt es, vakante Positionen mit passenden Personen zu besetzen und Mitarbeiter entsprechend zu fördern. Moderne Softwareprogramme wie Teamhero können bei der Kapazitätsplanung gezielt unterstützen und Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Was sind die Voraussetzungen einer erfolgreichen Kapazitätsplanung?

Wie bereits in den vorhergehenden Abschnitten erwähnt, steht die Ressourcenplanung an erster Stelle der Kapazitätsplanung. Daher ist es wichtig, zunächst seinen Personalbedarf über eine Personalbedarfsermittlung festzustellen. Nun folgt eine Gegenüberstellung der Brutto- und Nettokapazität. Das bedeutet in dem Fall, dass die zu arbeitenden Stunden auf die Mitarbeiterzahl adaptiert werden. Hier sollten bereits aktuelle oder mögliche zukünftige Unregelmäßigkeiten auffallen.

Idealerweise geht man jetzt noch einen Schritt weiter und rechnet innerhalb der Kapazitätsplanung die durchschnittliche Abwesenheitsquote sowie eine aktuelle, statistische Krankheitsquote ein. Dadurch erhält man eine realistische Urlaubsplanung, die für das Endergebnis von der Bruttokapazität abgezogen wird.

Jetzt sind Sie an der Stelle angelangt, in der vorausschauend Lösungen erörtert und Herausforderungen besprochen werden sollten. So lässt sich etwa ein möglicher, hoher Krankenstand durch abteilungsübergreifende Vertretungen lösen, um weder unplanbare Einbußen im Budget noch in der Arbeitsqualität oder dem Zeitmanagement in Kauf nehmen zu müssen.

Wie wird eine Kapazitätsplanung erfolgreich umgesetzt?

Am einfachsten werden Kapazitätsplanungen heutzutage mit einer modernen Personalmanagement-Software getätigt. Diese gibt Ihnen die Transparenz und Flexibilität, die Sie suchen, ohne dass es Sie unverhältnismäßig viel Zeitaufwand kostet. Ein innovatives PM-Tool wie Teamhero wurde speziell dafür programmiert, alle relevanten Personalparameter transparent und auf einen Blick aufrufen und verwalten zu können – über lediglich ein Tool und ohne dass Sie große IT-Vorkenntnisse haben müssen. Und so sieht digitale Kapazitätsplanung aus:

Stammdatenverwaltung und Ressourcenplanung

Mit einem Klick erhalten Sie eine strukturelle Übersicht aller Mitarbeiter sowie deren Verantwortungsgebiete, Qualifikationen, Einsatzorte und ihre aktuelle Verfügbarkeit. Sie können unkompliziert nach verschiedenen Parametern filtern und Arbeits-, Projektstruktur- sowie Zeitpläne herunterladen. Ferner können standardisierte Dokumente schnell erneut erstellt, offene eingesehen und alles zentral für eine abteilungsübergreifende Einsicht abgelegt werden.

Aufwandsanalyse

Einsatzdaten lassen sich schnell und unkompliziert ermitteln und zukünftige Aufgaben personalisiert über ein und dasselbe Tool planen und koordinieren. So können der Plan- und Ist-Aufwand miteinander verrechnet werden und ergeben den Rest-Aufwand, der bei Bedarf angepasst werden kann. Aus der Ergebnisanalyse zwischen Ursprungsplanung und Realität können dann wichtige Schlüsse gezogen und die Weichen für Optimierungen gestellt werden.

Tracking und Kapazitätsplanung

Dank des modernen Live-Zeiterfassungssystems behalten Sie fortlaufend den Überblick über das derzeitige Arbeitspensum sowie den Urlaubs- und Krankenstand Ihrer Mitarbeiter in den Teams. Konkrete Aufgaben können direkt auf einzelne Mitarbeiter verteilt und diese mithilfe einer Einweisung darüber informiert werden. Das gilt in der Vorplanung wie auch live vor Ort, wenn etwa ein Mitarbeiter schnell die Aufgaben eines anderen übernehmen oder Zeiten getauscht werden müssen. So ist eine optimale Aussteuerung möglich und Mitarbeiter haben weder zu wenig noch zu viel zu tun.

Kapazitätsplanung mit Teamhero – Ihre größten Vorteile

Wenn Sie wissen möchten, warum sich andere Unternehmen für die Softwarelösung von Teamhero entschieden haben, stöbern Sie doch einfach in unseren Erfolgsgeschichten. Eine kostenfreie Demoversion, um einige der Funktionen selbst zu testen, erhalten Sie gerne nach einem unverbindlichen Erstgespräch. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen und Sie bei der Umsetzung Ihrer Ziele unterstützen zu können!

Fazit

Die Kapazitätsplanung ist ein essenzielles Tool für Unternehmen, um unabhängig von ihrer Größe innovativ und wirtschaftlich agieren zu können. Besonders bietet sie sich für personalintensive Unternehmen an, deren Auftragslage saisonal schwankt und unerwartete Hochs und Tiefs beinhalten kann. Dazu zählen etwa Event- und Hostessagenturen, Messebauer und mehr. Auch innerhalb der Produktion liefert die Kapazitätsplanung entscheidende Vorteile.

Kapaplanung verschafft einen einwandfreien Überblick über verfügbare Ressourcen und lässt diese unkompliziert managen. Aufgaben können damit so verteilt werden, dass Mitarbeiter genug zu tun haben, jedoch keine unnötige Mehrarbeit leisten müssen. Das führt nicht nur zu motivierten Mitarbeitern und einem guten Arbeitsklima, sondern auch zum entscheidenden Vorteil, um selbst bei hohen Anfragen oder unerwarteten Personalausfällen schnell eine Lösung finden und gleichbleibend hohe Qualität liefern zu können.

Um eine optimale Kapazitätsplanung auf die Beine stellen zu können, bieten sich heutzutage in keinem Fall mehr Excel-Tabellen an. Der Aufwand wäre immens und eine mögliche Fehlerquote entsprechend hoch. Stattdessen bieten Personalsoftware-Tools den entscheidenden Vorteil.

Die Personalsoftware von Teamhero wurde dabei direkt auf die soeben erwähnten Unternehmen ausgerichtet. Die Oberfläche sowie Bedienung von Teamhero ist intuitiv – mit nur wenigen Mausklicks erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Mitarbeiter und deren Aufgaben, können sie live managen und sich benötigte Statistiken in nur wenigen Minuten downloaden. Das sind unschlagbare Mehrwerte, die für ein optimales Ressourcenmanagement sprechen und teils immense Zeit- und Kostenersparnisse bedeuten können.

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