Reisekostenabrechnung

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenfassung aller Kosten, die einem Unternehmen aufgrund einer Dienstreise entstanden sind. Über die Reisekostenabrechnung können Arbeitnehmer:innen ihre, in Bezug auf die Geschäftsreise für das Unternehmen entstandenen, Kosten und Auslagen erstatten lassen.

Dazu zählen unter anderem Fahrt- und Übernachtungskosten, die Verpflegung und Reisenebenkosten wie z.B. Parkgebühren.

Was gilt als Geschäfts- oder Dienstreise?

Es handelt sich um eine Geschäfts- oder Dienstreise, wenn die Unternehmer:in, Geschäftsführer:in oder die Arbeitnehmer:in temporär die Betriebsstätte oder private Wohnung aus beruflichen Gründen verlassen muss. Im Steuerrecht wird dies eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit genannt.

Jedoch wird nicht jede Auswärtstätigkeit als Geschäftsreise anerkannt. Befindet sich der Kunde bzw. Geschäftspartner innerhalb der eigenen Stadt, gilt dies nicht als Dienstreise. Entsprechend gibt es keinen Anspruch auf Erstattung der Reisekosten.

Übliche Anlässe für Geschäfts- und Dienstreisen sind:

• Kundentermine außerhalb der eigenen Stadt
• Treffen mit Geschäftspartnern außerhalb der eigenen Stadt
• Fahrten und Aufenthalte für Messen, Schulungen, Kongresse, Seminare etc.
• Reise zu anderen Betriebsstätten des Unternehmens

Was gehört zu einer Reisekostenabrechnung?

Zu Reisekosten zählen:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten
• Verpflegungsmehraufwand

In der Regel übernimmt die Arbeitgeber:in die Reisekosten. Sie kann sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wichtig ist in jedem Fall: Alle Belege, wie Tanknachweise, Hotelrechnungen, Tickets für den öffentlichen Nahverkehr etc. aufbewahren und der Arbeitgeber:in zukommen lassen. Sinnvoll ist ebenso ein Fahrtenbuch für die genaue Übersicht.

Welche formalen Vorgaben gibt es für eine Reisekostenabrechnung?

Generell gibt es keine formalen Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung. Es ist durchaus möglich, diese auf einem normalen Blatt Papier handschriftlich durchzuführen. Dabei ist weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular notwendig.

Jedoch ist die Verwendung eines einheitlichen Vordrucks vorteilhaft für jedes Unternehmen. Dies erleichtert der Buchhaltung die Prüfung und verhindert zudem unnötige Fehler. Vor allem in Unternehmen, wo Dienstreisen an der Tagesordnung stehen, ist ein einheitlicher Vordruck sinnvoll.

Warum ist eine Reisekostenabrechnung wichtig?

Der Hauptgrund zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist der Nachweis der entstandenen Kosten gegenüber dem Finanzamt. Nur durch den schriftlichen Nachweis der Kosten bleiben die Ausgaben lohnsteuerfrei für die Arbeitnehmer:in und nur so kann das Unternehmen dann die Kosten ausschließlich steuerlich geltend machen. Für diesen Nachweis muss das Unternehmen eine Reisekostenabrechnung mit einer Übersicht aller entstandenen Kosten sowie den dazugehörigen Belegen und Quittungen erstellen. Diese Reisekostenabrechnung inklusive aller Belege sollte sorgfältig aufbewahrt und archiviert werden.

Kann keine Reiseabrechnung nachgewiesen werden, droht der Arbeitnehmer:in die Versteuerung der Erstattungen und damit der Abzug von Lohnsteuern auf der Lohnabrechnung. Auch kann das Unternehmen diese Kosten steuerlich nicht als Aufwand geltend machen und erhöht damit seinen zu besteuernden Ertrag und damit die Steuerlast.

Welche Reisekosten können abgerechnet werden?

Reisekosten sind Betriebsausgaben und mindern daher die Steuerlast. Es wird dabei unter vier Kostenarten unterschieden:

1. Fahrtkosten
2. Übernachtungskosten
3. Verpflegungsmehraufwand
4. Reisenebenkosten

Alle Kosten sollten dokumentiert sowie die entsprechenden Belege und Quittungen aufbewahrt werden. Nur dadurch können die Kosten geltend gemacht sowie auch der Vorsteuerabzug durchgeführt werden.

Was sind Fahrkosten?

Fahrtkosten entstehen bei der Nutzung von Verkehrsmitteln, die nicht der eigene Firmenwagen sind. Darunter fallen alle Kosten, die im Zuge von Hin- und Rückfahrten sowie auch Heimfahrten entstehen. Insbesondere sind dies folgende Beförderungsmittel:

• Privatwagen
• Mietwagen
• Flugzeug
• Bahn
• Taxi

Die Erfassung der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel ist aufgrund des bereitgestellten Belegs einfach. Für die Berechnung der Fahrtkosten für die Privatwagennutzung gibt es besondere Regeln. Entweder wird eine Kilometerpauschale oder der fahrzeugindividuelle Kilometersatz gewählt.

Wird die Kilometerpauschale verwendet, kann der Reisende 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer, mit Motorrad oder Moped ansetzen. Wird der fahrzeugindividuelle Kilometersatz genutzt, muss dieser vorerst ermittelt werden. Der Reisende muss dann die gesamten Kosten, die jährlich für den privaten Pkw anfallen, addieren und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen.

Was sind Übernachtungskosten?

Dies sind sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Übernachtung des Reisenden zusammenhängen. Üblicherweise sind dies:

• Hotelübernachtungskosten
• Miete für Apartments

Was sind Verpflegungsmehraufwände?

Es wird davon ausgegangen, dass die Verpflegung des Reisenden auf einer Geschäftsreise teurer ist, als an der Betriebsstätte. Entsprechend soll dieser Mehraufwand ausgeglichen werden. Hierbei haben Reisende die Möglichkeit bis zu 28 Euro pro Tag zu erhalten, wenn sie sich innerhalb Deutschlands reisen. Dieser Pauschalbetrag kann nur gekürzt, jedoch nicht erhöht werden.

Was sind Reisenebenkosten?

Dazu zählen Kosten, die bei einer Geschäftsreise nebenher anfallen, aber nicht direkt mit dem persönlichen Weiterkommen in Verbindung stehen. Beispiele für Reisenebenkosten sind:

• Telefonkosten
• Sebstbezahlte Mahlzeiten
• Trinkgelder
• Mautgebühren
• Kosten für WLAN im Hotel
• Park- und Mautgebühren
• Aufbewahrungsgebühr für das Gepäck
• Verluste beim An- und Verkauf von Devisen
• Reisegepäckschäden
• Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls
• Diebstahl von beruflichen Gegenständen
• Diebstahl von privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke genutzt werden
• Persönliche & notwendige Reisegegenstände werden geklaut

Hier gelten die üblichen Mehrwertsteuersätze von 19 %. Unternehmer:innen können bei Kosten, für die Belege vorliegen, einen Vorsteuerabzug vornehmen.

Wie wird eine Reisekostenabrechnung erstellt?

Da es keine Pflicht und damit keine formellen Vorgaben an eine Reisekostenabrechnung gibt, kann diese nach eigenem Ermessen erstellt werden. Hierbei kann eine einfache Excel-Vorlage oder eine spezialisierte Software verwendet werden. Wichtig ist jedoch dabei, dass alle Kosten und Belege nachvollziehbar für das Finanzamt dokumentiert sind. Sollten Pauschalen verwendet werden, müssen die Berechnungen geprüft werden. Daher kann sich bei hoher Reisetätigkeit die Verwendung einer entsprechenden Software lohnen.

Im Zuge der Reisekosten ist es zu empfehlen, folgende Bestandteile zu dokumentieren:

• Name der reisenden Person
• Datum (inklusive Urzeit von Start und Ende der Reise)
• Reisedauer
• Grund / Anlass
• Reiseziel
• Auflistung der Kosten inkl. Ausweisung der Steuern
• Belege und Quittungen als Anlage zur Abrechnung
• Unterschrift

Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Alle Personen, die Geschäftsreisen unternehmen, ist es gestattet, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Dies betrifft die Unternehmer:in wie auch alle Angestellte des Unternehmens.

Ist das Erstellen einer Reisekostenabrechnung verpflichtend?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Auch kann eine Arbeitnehmer:in ein Unternehmen nicht dazu zwingen. Dies hat zur Folge, dass Unternehmen ihren Arbeitnehmer:innen nicht Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen erstatten müssen. In diesen Fällen können die Personen, die entstandenen Kosten in der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Welche Kosten werden nicht erstattet?

Folgende Kosten werden grundsätzlich nicht erstattet, da sie nicht dem Charakter einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entsprechen.

• Bußgelder (Schwarzfahren, Blitzer, Falschparken…)
• Minibar im Hotel
• Pay-TV
• Kosten für zusätzliches Gepäck (Koffer)
• Massagen