Reisekostenabrechnung
Unter einer Reisekostenabrechnung versteht sich eine Zusammenfassung aller Kosten, welche einem Unternehmen aufgrund einer Geschäftsreise entstanden sind.
Die Reisekostenabrechnung: Was dazu gehört
Zu diesen Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungsmehraufwand
In der Regel zahlt der Arbeitgeber die Reisekosten. Er kann sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wichtig ist in jedem Fall: alle Belege, wie Tanknachweise, Hotelrechnungen, Tickets für den öffentlichen Nahverkehr etc. aufbewahren und dem Arbeitgeber zukommen lassen. Sinnvoll ist ebenso ein Fahrtenbuch für die genaue Übersicht.
Formale Vorgaben einer Reisekostenabrechnung
Generell gibt es keine formalen Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung. Es ist durchaus möglich diese auf einem normalen Blatt Papier handschriftlich durchzuführen. Dabei ist weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular notwendig.
Jedoch ist die Verwendung eines einheitlichen Vordrucks vorteilhaft für jedes Unternehmen. Dies erleichtert der Buchhaltung die Prüfung und verhindert zudem unnötige Fehler.
Vor allem in Unternehmen, wo Dienstreisen an der Tagesordnung stehen, ist ein einheitlicher Vordruck sinnvoll.
Gründe für eine Dienstreise gibt es viele. Einige typische haben wir hier für Sie festgehalten:
- Kundentermine in anderen Städten
- Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen
- Persönliche Gespräche mit Geschäftspartnern
- Messe-, Tagungs- oder Schulungsbesuche
Vom Arbeitgeber übernommene Reisekosten
Nachfolgend sind Reisekosten aufgelistet, die vom Arbeitgeber übernommen werden:
- Fahrtkosten mit Auto, Bahn oder Flugzeug (auch Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel)
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
- Telefon- und Internetkosten
Reisenebenkosten
Zu den möglichen Reisenebenkosten gehören:
- Park- & Mautgebühren
- Aufbewahrungsgebühr für das Gepäck
- Verluste beim An- und Verkauf von Devisen
- Reisegepäckschäden
- Schadenersatz im Rahmen eines Verkehrsunfalls
- Diebstahl von beruflichen Gegenständen
- Diebstahl von privaten Gegenständen, die für berufliche Zwecke genutzt werden
- Persönliche & notwendige Reisegegenstände werden geklaut
