Onboarding
Was ist Onboarding eigentlich?
Das Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement. Es bezeichnet die professionelle Einarbeitung und Integration einer Arbeitnehmer:in in einen neuen Arbeitsplatz. Aus dem englischen Wort »Onboarding« übersetzt, beschreibt es das »an Bord« nehmen einer neuen Arbeitnehmer:in. Es geht dabei um die Aufnahme neuer Kolleg:innen in ein Unternehmen und auch welche Maßnahmen die Eingliederung fördern. Außerdem ist es der gegenteilige Prozess des Offboardings.
Warum ist Onboarding wichtig?
Gute Fachkräfte zu finden, zu begeistern und zu halten, ist essenziell für erfolgreiche Unternehmen. Je besser die Integration für neue Arbeitnehmer:innen durchgeführt wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Arbeitnehmer:in im Unternehmen bleibt. Ferner sind mit einer Neueinstellung oft hohe Rekrutierungskosten verbunden. Würde die Arbeitnehmer:in aufgrund mangelnder Einarbeitung ihre Anstellung z. B. in der Probezeit kündigen, wären alle Investitionen in sie verloren.
Ziele des Onboardings
Ziel ist es somit, die Motivation der neuen Mitarbeitenden zu steigern und eine Treue und Loyalität zur Arbeitgeber:in zu schaffen. Dies kann sich dann positiv auf das Employer Branding auswirken und auch Kündigungen innerhalb der Probezeit verringern.
Onboarding: Der Prozess
Der Onboardingprozess beginnt gewissermaßen mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet im Regelfall mit dem Bestehen der Probezeit. Die Probezeit liegt meist bei ca. sechs Monaten. Es lässt sich jedoch festhalten, dass die Dauer des Onboardings zusammen mit der Komplexität der Aufgaben hängt. So können auch kürzere sowie längere Zeiträume entstehen.
Die Aufgaben
Die Aufgaben eines guten Onboardings sind:
- Die neuen Teammitglieder schnell an die neuen Aufgaben heranzuführen.
- Die Unternehmenskultur und internen Prozesse vorzustellen.
- Neue Kolleg:innen zu unterstützen und ihnen dabei zu helfen, Kontakte zum Team aufzubauen.
Maßnahmen für ein erfolgreiches Onboarding
Es gibt mehrere Dinge, die Sie in der Personalabteilung vornehmen können, um den Onboardingprozess zu optimieren:
- Einarbeitungsplan für neue Arbeitnehmer:innen erstellen
- Fachliche, soziale und kulturelle Integration der neuen Kollegen
- Onboardingprozess im Unternehmen verankern
- Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche durchführen
- Umfragen, um den Onboardingprozess zu optimieren
Welche Onboardingphasen gibt es?
Der Onboardingprozess beginnt im Idealfall noch vor der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Mit der Unterschrift bestätigt eine Arbeitnehmer:in ihr Commitment. Damit verbunden sind, wenn auch oft unausgesprochen, unterschiedliche Erwartungen. Überdies möchte das Unternehmen schnell eine hohe Produktivität der Arbeitnehmer:in erzielen. Um dies zu erreichen, hilft es, den Onboardingprozess zu strukturieren und zu durchdenken. Oft gliedert sich dieser in folgende Abschnitte:
- Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
- Orientierung am ersten Arbeitstag
- Orientierung in der ersten Arbeitswoche
- Integration in der Probezeit und dem ersten Jahr
In den folgenden Abschnitten beschreiben wir Aufgaben und Vorgehensweisen, die sich in einem professionellen Onboarding bewährt haben.
1. Onboardingprozess vor dem ersten Arbeitstag
Noch vor dem ersten Tag lassen sich viele Dinge vorbereiten und klären, damit die Arbeitnehmer:in ab Tag eins aktiv im Unternehmen mitarbeiten kann. Zielstellung dieser Phase ist es, alle notwendigen formellen und organisatorischen Dinge abzufangen und vorzubereiten. Dies sind unter anderem:
Formalien klären – Sind alle vertraglichen Details geklärt? Sind Schlüssel oder Zugänge notwendig?
Informationen zum ersten Tag – Weiß die Arbeitnehmer:in wann und wo sie zu erscheinen hat? Ist der erste Tag bzw. die erste Woche bereits strukturiert?
Team einbinden – Wurden die Kollegen über das neue Teammitglied informiert?
IT Zugänge & Hardware – Wurden alle Software- und Systemzugänge vorbereitet? Wurden entsprechend notwendige Geräte organisiert?
Arbeitsplatz – Ist der Arbeitsplatz für die neue Arbeitnehmer:in vorbereitet?
Meetingkultur – Wurde die neue Arbeitnehmer:in in wichtige z. B. Teambesprechung eingeladen?
Schulungen – Wurden notwendige Schulungen geplant?
Organigramm und Rollen – Wurden die Rollen bzw. Titel geklärt? Muss ggfls. das Organigramm erweitert werden?
Tipp: Willkommensgeschenk – Organisation eines Willkommensgeschenks, um die Freude der Zusammenarbeit zu manifestieren
2. Onboardingprozess am ersten Arbeitstag
Nach dem Motto, der erste Eindruck zählt, ist der erste Arbeitstag besonders wichtig. Die ersten Minuten und Stunden hinterlassen oft einen bleibenden und prägenden Eindruck auf die Arbeitnehmer:in. Es empfiehlt sich hierfür einen genauen Zeitplan vorzubereiten und diesen auch mit der Arbeitnehmer:in zu teilen, damit es keine Verwirrungen oder Fehler gibt. Insbesondere haben sich folgende Maßnahmen als erfolgreich bewährt:
Willkommen heißen – Offizielle Begrüßung und Übergabe des Willkommensgeschenkes, z. B. mit dem gesamten Team.
Onboardingplan teilen – Gemeinsam in einem Onboardinggespräch die nächsten Tage, Wochen und Abläufe erklären
Teamvorstellung – Eine Vorstellungsrunde hilft dabei, schnell die Anonymität zu überwinden.
Pate – Die Bereitstellung eines Paten, also eines Vertrauensansprechpartners bei Fragen und Herausforderungen, schafft Vertrauen und Sicherheit.
Mittagessen – Mit den Kollegen gemeinsam Essen gehen, um ein informelles Kennenlernen zu erreichen.
3. Onboardingprozess in der ersten Arbeitswoche
Nur bis zum ersten Arbeitstag zu denken, ist zu kurz gedacht. Oft ist eine neue Arbeitnehmer:in von den Eindrücken und neuen Informationen überfordert und muss diese verarbeiten. Daher ist es umso wichtiger, einen nachhaltigen Eindruck als Arbeitgeberin zu vermitteln. Dabei helfen folgende Maßnahmen:
Erwartungsmanagement – Abstimmung und Dokumentation der gegenseitigen Erwartungen, die es in den ersten Monaten gibt. Insbesondere sollten regelmäßige Feedbacktermine vereinbart werden, um diese Erwartungen und deren Erfüllung regelmäßig zu reflektieren.
Rechtliche Anweisungen – Schulung und Vermittlung rechtlicher Anweisungen, z. B. Complianceregeln.
Unternehmenskultur vermitteln – Schulung und Vermittlung der kulturellen Besonderheiten und Verhaltensprämissen.
Unternehmensziele vermitteln – Vermittlung der Unternehmensvision sowie Unternehmensziele, um der Arbeitnehmer:in einen Kontext zu geben.
Produkte und Dienstleistungen vorstellen – Vorstellung und Vermittlung des gesamten Produkt- bzw. Dienstleistungsumfangs, um abteilungsübergreifendes zu fördern.
Unternehmensrundgang – Ein physischer Rundgang, um sich mit den Gegebenheiten vor Ort vertraut machen zu können.
Erste konkrete Aufgaben – Vereinbarung, Erläuterung und Übergabe der ersten Aufgaben.
4. Onboardingprozess in der Probezeit
Auch eine Arbeitswoche ist nur eine begrenzte Zeit und ist nicht ausreichend, um die Beziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in zu festigen. Daher sollte der Onboardingprozess solange ausgestaltet und fortgeführt werden, bis die Beziehung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in gesichert ist. Dabei können folgende Maßnahmen helfen:
Feedbackgespräche – Vereinbarung und Einhaltung regelmäßiger Feedbackgespräche zur gegenseitigen Reflexion von Erwartungen.
Gemeinsame Erlebnisse – Schaffung von gemeinsamen Erlebnissen, die den Teamzusammenhalt fördern und festigen.
Zusammenarbeit fördern – Schaffung von Austausch und Interaktion zwischen Kollegen und Teams zur Verflechtung und Festigung von Beziehungen.
Zufriedenheitsumfrage – Regelmäßige Umfragen zur Arbeitsstelle sowie Mitarbeiterzufriedenheit.
Checkliste Onboardingplan
Wie in den vorangegangenen Maßnahmen zu erkennen ist, handelt es sich oft um einfach organisierbare Dinge. Dabei ist es wichtig diese Maßnahmen gut vorbereitet zu haben, nicht zu überspringen sowie diese nicht zu vergessen.
Stellt die Arbeitnehmer:in in den ersten Tagen und Wochen fest, dass der Onboardingprozess unprofessionell, ungeplant und z. B. nur auf Zuruf funktioniert, liegt es nahe, dass die Arbeitnehmer:in diese Arbeitsweise auch in anderen Unternehmensbereichen erwartet. Dies hat oft negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterbindung sowie Mitarbeiterzufriedenheit. Im schlimmsten Fall kündigt die Arbeitnehmer:in die neu angetretene Beschäftigung und der Aufwand, der in ihre Gewinnung vom Unternehmen gesteckt wurde, geht verloren.
Für ein professionelles Onboarding wird daher die Erstellung einer konkreten und umfassenden Check- bzw. Aufgabenliste empfohlen. Mithilfe dieser Aufgabenliste kann sichergestellt werden, dass keine Maßnahmen und Elemente vergessen werden. Ebenso können hierbei auch die unterschiedlichen Onboardingphase vor und nach dem ersten Arbeitstag berücksichtigt werden.
Oft kann dieser Onboardingplan direkt mit der Arbeitnehmer:in geteilt werden. Dadurch erhält diese einen professionellen Eindruck sowie auch strukturelle Sicherheit. All dies steigert die Zufriedenheit, Loyalität, Motivation und damit letztlich auch den Erfolg des Unternehmens.
