HR-Prozesse in Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung

Der digitale Wandel hat die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und zusammenarbeiten, stark beeinflusst. Wer als Unternehmen da nicht mitzieht, wird auf lange Sicht zurückbleiben. Das zeigt sich unter anderem auch im HR-Bereich: Wer hier zukunftsfähig Erfolg haben will, kommt langfristig an den Themen Digitalisierung und Automatisierung nicht vorbei. Was das genau bedeutet, welche Vorteile sie bringt und wie HR-Digitalisierung in der Praxis aussehen kann, zeigen wir daher in diesem Artikel.

Was bedeutet Digitalisierung und warum wird sie als Trend eingestuft?

Digitalisierung beschreibt die vermehrte Nutzung digitaler Medien sowie deren Einbeziehung in arbeitsbezogene und soziale Prozesse. Im Unternehmenskontext bedeutet dies, analoge Werte in digitale Formate umzuwandeln sowie Abläufe und Maßnahmen zu automatisieren, um noch effizienter zu arbeiten.

Dabei ist die Digitalisierung jedoch mehr als nur ein Trend. Schließlich sind diese in der Regel nur für einen bestimmten Zeitraum von Belang und werden oft kurz darauf bereits von einem neuen Trend abgelöst. Wenn überhaupt, handelt es sich hier deshalb um einen Megatrend, der die Gesellschaft und Wirtschaft, die wir heute kennen, grundlegend beeinflussen wird.

Zudem hat spätestens die Coronakrise gezeigt, dass eine fortschreitende Digitalisierung in vielen Unternehmen längst überfällig war. Angefangen bei den eigenen Marketingmaßnahmen wie einer Website sowie Online-Buchungen über Datenauswertungen bis zu HR-Prozessen: Wer hier nicht bereits erste Schritte gemacht hat, der hat es auch noch heute schwer, sich am Markt zu behaupten.

Digitalisierungszuschüsse für kleine und mittelständische Unternehmen

Um die Digitalisierung voranzutreiben, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) Unternehmen aus dem Mittelstand mit speziellen Fördermitteln im Rahmen des Programms „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“.

Während viele Unternehmen also gerade in der Krisenzeit Digitalisierungsmaßnahmen gar nicht oder nur sehr langsam aufgrund fehlender Mittel einführen und umsetzen konnten, gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten für den Mittelstand, um die wirtschaftlichen Potenziale der Digitalisierung bestmöglich auszuschöpfen. Laut dem BMWK sollen die finanziellen Zuschüsse Firmen dazu anregen, mehr in die Qualifizierung ihrer Mitarbeiter sowie in digitale Technologien zu investieren. Darunter fallen unter anderem auch die Implementierung einer HR-Software sowie weitere Digitalisierungsmaßnahmen im Personalmanagement.

Was bedeutet Digitalisierung von HR?

Klar ist: Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran – und macht dabei auch nicht halt vor HR-Abteilungen und anderen internen sowie externen Unternehmensprozessen. Doch was bedeutet die Digitalisierung von HR überhaupt?

Definition: Was versteht man unter HR-Digitalisierung?

In Bezug auf HR-Teams und -abteilungen beschreibt der Begriff „Digitalisierung“ analoge Strukturen sowie Prozesse in digitale zu überführen. Der Einsatz von Kommunikations- sowie Informationstechnologie spielt also eine große Rolle, unter anderem im Bereich des Recruitings und der Personalentwicklung.

Was sind die Ziele der HR-Digitalisierung?

Das Hauptziel der HR-Digitalisierung ist, wiederkehrende Prozesse so zu digitalisieren, standardisieren und automatisieren, dass Mitarbeiter des Personalmanagements entlastet werden. Denn ist das erst einmal geschafft, bleibt abseits des vereinfachten administrativen Bereichs mehr Zeit für Dinge wie Gespräche mit Bewerbern sowie Mitarbeitenden, die Personalentwicklung, das Teambuilding sowie andere wichtige strategische Aufgaben. Mittels HR-Software und automatisierten Abläufen sollen zudem …

• Vereinfachte Organisationsstrukturen geschaffen,
• Leistungen und Kompetenzen einzelner Teams sowie Mitarbeiter messbar abgebildet und
• die Zusammenarbeit im agilen Stil vereinfacht werden.

Welche Vorteile kann die Digitalisierung für Human Resources bringen?

Ganz klar: Digitalisierung spart Zeit. Aber es gibt noch weitere Vorteile, die der Einsatz von HR-Software mit sich bringt:

• Es wird ein digitales System geschaffen, in dem gewonnene Daten zentral gespeichert und besser ausgewertet werden können.
• Langwierige operative Aufgaben wie das Planen von Urlaubstagen anhand eingegangener Urlaubsanträge werden vereinfacht.
• Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert in einem hohen Standard durchlaufen.
• Zeitfresser wie die Entgeltabrechnung oder das Bewerbermanagement, die ansonsten manuell erledigt werden müssen, werden zeitlich auf das Minimum reduziert.
• Bewerber werden effizienter be- und verarbeitet.
• Entscheidungen können dank Reportings in Echtzeit schneller in die Tat umgesetzt werden.
• Durch das vereinfachte Arbeiten kommt es zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sowie einer größeren Arbeitgeberattraktivität.
• Digitalisierung beschleunigt die Interaktion, z. B. durch Chatbots und Online-Terminbuchungsmöglichkeiten.
• Digitalisierte HR-Abteilungen sparen Ressourcen und Geld.
• Die Zusammenarbeit wird auch über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg (z. B. durch den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und virtuelle Meetings) ermöglicht.

Vor allem der letzte Punkt spielt in der heutigen Zeit eine große Rolle. Denn auch für Mitarbeiter werden flexible Arbeitsmodelle und -prozesse immer wichtiger. Hybrides Arbeiten sowie die Option auf die Ausführung ihrer Aufgaben im dauerhaften Homeoffice gehören für viele Arbeitnehmer teilweise schon heute zu den Voraussetzungen, um sich für einen Job zu bewerben.

So kann HR-Digitalisierung in der Praxis aussehen

Während HR-Teams bisher vorwiegend für administrative Aufgaben zuständig waren (laut der HR-Studie der Uni Halle-Wittenberg liegt der Anteil bei 52 Prozent der Arbeitszeit), verändert die Digitalisierung nicht nur die Arbeitsabläufe selbst, sondern ebenso die Aufgabenbereiche. Durch die gewonnene Zeit rückt für Personaler die Betreuung sowie die Organisation von Mitarbeitern immer stärker in den Vordergrund.

Welche HR-Bereiche können automatisiert werden?

Mittels HR-Software-Lösungen lassen sich die verschiedenen Einsatzbereiche durch Digitalisierung vereinfachen und verbessern. Das bestätigt auch der HR-Software-Report 2021: Ganze 92 Prozent der befragten Arbeitgeber nutzen bereits eine HR-Software – unter anderem in den folgenden Bereichen:

• Recruiting
• Bewerbermanagement
• Personalbedarfs- sowie Einsatzplanung
• Urlaubsplanung
• Verwaltung von digitalen Personalakten, Dokumenten sowie Mitarbeiter-Anträgen
• Arbeitszeitmanagement
• Personalentwicklung
• Projektmanagement
• Feedback und Meetings
• Mitarbeiter- und Wissensportale
• Personalcontrolling
• Automatisierte Kommunikation mittels HR-Chatbots
• Digitale Mitarbeiterkommunikation
• Darstellung von Fluktuation und Skill-Sets
• Mitarbeiterbindung
• Onboarding-, Versetzungs- sowie Austritts-Prozesse
• Potenzialanalyse und Talentmanagement
• E-Learning
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Buchhaltung

8 Trends in der HR-Digitalisierung, die Sie kennen sollten

Wer die eigene HR-Abteilung und deren Prozesse digitalisieren möchte, steht früher oder später vor der Frage, wo angefangen werden soll. Wir haben deshalb acht spannende Trends für Sie zusammengestellt, die sich größtenteils sogar innerhalb kürzester Zeit und mit verhältnismäßig wenig Aufwand implementieren lassen:

1. Active Sourcing

Mithilfe von Sourcing-Tools lassen sich bereits heute vorab definierte Skills festlegen, woraufhin die Software automatisch das Internet nach geeigneten Kandidaten durchsucht. Personaler müssen also nur noch die eigentliche Ansprache und Kommunikation – jedoch nicht mehr die aktive Suche – übernehmen, was langfristig eine große Zeitersparnis mit sich bringt.

2. Vorselektion von Bewerbern

Auch das Vorselektieren und Bewerten von Bewerbern lässt sich mittels HR-Software digitalisieren. So können Sie beispielsweise bereits zu Beginn des Bewerbungsprozesses mittels Online-Formular Skills und Kriterien abfragen. Durch die automatische Auswertung in Form eines Scoring-Wertes sehen Sie so auf einen Blick, welcher Kandidat die wichtigsten Anforderungen erfüllt.

3. Video-Bewerbungen und Online-Vorstellungsgespräche

Um einen realistischen ersten Eindruck von potenziellen neuen Mitarbeitern zu bekommen, setzen immer mehr Unternehmen auf Video-Bewerbungen. Neben dem CV kann von Kandidaten also auch ein Video hochgeladen werden, in dem sie von sich überzeugen können. Insofern es passen könnte, bietet sich anschließend ein Online-Vorstellungsgespräch an, um weitere Ressourcen zu sparen.

4. Virtuelle Räume

Virtuelle Teamarbeit so einfach wie nie: Innerhalb von virtuellen Räumen lassen sich eine Vielzahl von HR-Prozessen problemlos abstimmen. Sie eignen sich also ideal zur gemeinsamen Bearbeitung von Stellenausschreibungen oder zum Austausch mit Teammitgliedern über Kandidaten. Durch eine Schnittstelle mit Ihrer Karriereseite und Jobbörsen lassen sich mittels HR-Software zudem ebenso fertige Stellenausschreibungen direkt per Multiposting schalten.

Damit gehören ausgedehnte Meetings und ellenlange E-Mails mit dutzenden Mitarbeitern im CC der Vergangenheit an!

5. Videokonferenzen

Durch hybride Arbeitsmodelle gestaltet es sich nicht immer einfach, alle Mitarbeiter in einem Raum zu versammeln. Ein Glück also, dass es heutzutage die Möglichkeit gibt, Videokonferenzen durchzuführen. Aber auch Interviews lassen sich so mit weniger Aufwand durchführen – und das sogar zeitversetzt: Mittels Bewerbermanagement-System können Personaler ihre Fragen ganz einfach vorab aufnehmen und nach Antwort des Kandidaten automatisiert die nächste versenden lassen. Ideal also auch für Bewerber in anderen Zeitzonen.

6. Online-Teamevents

Neben Meetings können heutzutage ebenso Teamevents online veranstaltet werden. Das hat den Vorteil, dass die Teambuildingmaßnahme auch für Mitarbeiter im Homeoffice ermöglicht wird und trotz möglicher zeitlicher und geografischer Trennung der Zusammenhalt der Arbeitnehmer gefördert werden kann.

7. Employer-Self-Service

Das Einbinden von Mitarbeitern – ein Trend, der wahrscheinlich noch lange regieren wird. Schließlich erleichtert diese Maßnahme administrative Aufgaben enorm. Mittels persönlichem Log-in können sich Mitarbeiter ganz einfach im Portal anmelden und Stammdaten selbst verwalten.

Je nach Zugriffsrechten haben Angestellte so die Option, etwa die eigene Adresse oder Bankverbindung zu ändern. Aber auch Krankheitstage inkl. Online-Krankmeldungen und Urlaubsplanungen lassen sich so mit wenigen Klicks durch den Mitarbeiter selbst managen. Des Weiteren können Sie als Arbeitgeber Dokumente wie die Lohnsteuerbescheinigung oder die letzten Gehaltsabrechnungen zum Einsehen oder zum Download zur Verfügung stellen. Die Arbeit von Personalern wird also um ein Vielfaches vereinfacht.

8. E-Learning

Ein weiterer Pluspunkt der Digitalisierung: Die Personalentwicklung wird effizienter. Durch Lern-Apps und Unternehmensportale können sich Mitarbeiter ganz einfach und zeitlich flexibel online weiterbilden.

Hierfür eignen sich vorwiegend knackige Video-Tutorials und Live-Seminare, welche Sie sogar noch mit einem zusätzlichen PDF mit allen wichtigen Informationen zur Verfügung stellen können. Oder wie wäre es alternativ mit einem Quiz? Gekoppelt an Ihre Datenverwaltung lassen sich so auch Lernfortschritte und Skills tracken und im Anschluss innerhalb der Datenbank analysieren.

7 Schritte, die Sie bei der Digitalisierung von HR-Prozessen beachten sollten

Die Digitalisierung von Human Resources-Prozessen kann sich ziemlich komplex gestalten. Wir haben daher die sieben wichtigsten Schritte für Sie festgehalten:

1. Zusammenstellung des Digitalisierungsteams

Um das Digitalisierungsprojekt umzusetzen, sollten Sie im ersten Schritt ein Team zusammenstellen, damit dieses dann die weiteren Schritte plant und umsetzt. Dies muss jedoch nicht zwingend ein homogenes Team an HR-Mitarbeitern sein: Auch Teammitglieder aus anderen Bereichen können eine Hilfe sein und einen anderen Blickwinkel einbringen, um die passende Strategie zu entwickeln. Wichtig ist nur, dass am Anfang ein Kick-Off-Meeting angesetzt wird, damit jeder weiß, um was genau es eigentlich geht und welche Ziele mit der Digitalisierung der Human Resources-Prozesse verfolgt werden.

2. Prozesse definieren

Sind alle Teammitglieder erst einmal eingewiesen, geht es in Schritt 2 darum, den Ist-Zustand zu analysieren und die zu digitalisierenden Prozesse zu definieren. Starten Sie also, indem Sie alle Aufgaben auflisten, die regelmäßig im Personalwesen anfallen. Hierbei kann ein Blick auf die möglichen Einsatzbereiche von HR-Softwares weiter oben in diesem Artikel sowie der Einsatz von Mindmaps helfen. Einmal gesammelt gilt es nun, die einzelnen Schritte aufzuzeichnen, die vom Verantwortlichen unternommen werden sollen, um den jeweiligen Prozess zu vollenden.

Beim Onboarding könnte dies beispielsweise so aussehen:

Willkommens-E-Mail → Vorstellungsvideo mit Einblick in die Unternehmenskultur → zusätzliche E-Mail mit PDF mit grundlegenden Informationen rund um Ihr Unternehmen → Terminbuchungs-Link für ein Gespräch mit dem Vorgesetzten und dem Team → Log-in-Daten zum Mitarbeiterportal → Vorstellung von wichtigen Tools → Erste kleine Aufgabe → Feedbackmöglichkeit

3. Prioritäten festlegen

Um nicht den Überblick zu verlieren und effektiv die HR-Digitalisierung umzusetzen, sollten in Schritt 3 alle gesammelten Prozesse und Aufgaben nach Zeit- und Ressourcenaufwand sortiert werden.

Werden bestimmte Prozesse häufiger durchgeführt als andere? Und wie viel Zeit nehmen diese aktuell noch in Anspruch? Identifizieren Sie die zeitaufwendigsten und setzen Sie sie ganz oben auf Ihre Prioritätenliste. So sehen Sie schon nach kurzer Zeit erste Verbesserungen und wie viel Zeit eingespart wird.

Beispiel: Während die Personaleinsatzplanung bei Hostess-Agenturen einen Großteil der Aufgaben ausmacht, könnte die Zeiterfassung bei Catering-Unternehmen akut eine wichtigere Rolle spielen.

4. Ressourcen planen

In Schritt 4 geht es um die Planung des Budgets sowie personellen Ressourcen für Ihr Vorhaben. Können eigene Mitarbeiter die Digitalisierung selbst umsetzen oder braucht es eine externe Beratung? Müssen Angestellte womöglich noch geschult werden? Welches Budget wollen bzw. können Sie für Ihre HR-Software monatlich oder jährlich einplanen? Auf wie viele Euro werden sich die Gesamtkosten belaufen?

5. HR-Software wählen

Nachdem Sie nun wissen, wer welche Prozesse in welcher Reihenfolge digitalisieren wird, geht es um die Auswahl der passenden Human Resources-Software. Fragen, die Ihnen in diesem Schritt helfen können:

• Ist ein Zugriff über das Smartphone gewünscht?
• Lassen sich alle gewünschten Prozesse mit einer Software realisieren oder braucht es weitere Tools? Und wenn ja, welche Schnittstellen sollten unbedingt vorhanden sein?
• Wie steht es um den Datenschutz bei der ausgewählten Software?
• Ist die Bedienung intuitiv oder braucht es womöglich eine Einarbeitungsphase für Nutzer?
• Können alle vorab definierten Arten von Rollen- und Zugriffsberechtigungen vergeben werden?

6. Digitalisierung von Daten

Ist die Wahl auf eine (oder mehrere) Softwares gefallen, geht es in Schritt 6 um die Integration – entweder manuell oder mittels Datenimport – der bereits vorhandenen Daten. Dazu zählen grundlegende Informationen wie die persönlichen Daten der Mitarbeiter sowie Arbeitszeiten und Einsatzbereiche.

7. Einbeziehen von Mitarbeitern

Fast geschafft: In Schritt 7 dreht sich alles um die Nutzung der neuen Software-Lösung. Hier kann eine Einführung für die Human Resources-Abteilung sowie eine kleine Weiterbildung im Bereich HR-Digitalisierung hilfreich sein, um die nötigen digitalen Skills zu entwickeln. So wissen alle involvierten Personen, warum und wie sie mit der neuen Software arbeiten.

Mit Teamhero zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse

Spätestens jetzt sollte klar sein: Auf lange Sicht führt kein Weg daran vorbei, die eigenen Human Resources-Prozesse zur Steigerung der Effizienz zu digitalisieren. Unser Ziel ist es deshalb, mit Teamhero eine Software zu bieten, die vor allem personalintensive Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Als maßgeschneiderte HR-Software-Lösung für umfassende Personalplanung ermöglicht Teamhero deshalb vom Bewerbermanagement und Personalmanagement bis hin zur vorbereitenden Lohnabrechnung, den Personaleinsatz in Echtzeit zu planen und nachhaltig zu perfektionieren – zentral, digital und nahtlos über alle Endgeräte hinweg. Testen Sie jetzt Teamhero gratis.