Ist digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Die Frage nach der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beschäftigt viele Unternehmen (in Deutschland). Insbesondere die digitale Zeiterfassung steht dabei im Fokus. 

Herrscht hier bereits eine gesetzliche Verpflichtung? Die Rechtslage war lange unklar, doch jüngste Urteile und Gesetzesinitiativen bringen Bewegung in das Thema. Es ist an der Zeit, Klarheit zu schaffen, denn Unwissenheit schützt vor möglichen Konsequenzen nicht. 

Unser Artikel beleuchtet den aktuellen Stand, erklärt die Hintergründe und zeigt auf, warum eine proaktive Auseinandersetzung mit der digitalen Zeiterfassung jetzt sinnvoll ist.

Ist elektronische Zeiterfassung Pflicht? Die rechtliche Lage im Überblick.

Die Diskussion um eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung ist nicht neu. Lange Zeit galt in Deutschland nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) primär die Pflicht, Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Eine generelle Erfassung der gesamten Arbeitszeit war, abgesehen von bestimmten Branchen (z. B. nach Mindestlohngesetz), nicht explizit vorgeschrieben.

Der Anstoß aus Europa: Das EuGH-Urteil 2019

Den Stein ins Rollen brachte der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 mit dem sogenannten „Stechuhr-Urteil“. In einem Fall aus Spanien, bei dem die Gewerkschaft Comisiones Obreras gegen die Deutsche Bank klagte, entschied der EuGH, dass die EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber:innen verpflichten müssen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. 

Das System muss drei zentrale Kriterien erfüllen: Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Ziel war die Sicherstellung der EU-Arbeitszeitrichtlinie, welche tägliche Ruhezeiten und wöchentliche Höchstarbeitszeiten schützt. 

Dieses Urteil erhöhte den Druck auf den deutschen Gesetzgeber, die nationalen Regelungen anzupassen. Eine spezifische Form der Erfassung, etwa eine elektronische Zeiterfassung, wurde dadurch aber noch nicht zur Pflicht.

Klarheit durch das Bundesarbeitsgericht: BAG-Urteil 2022

Im September 2022 schuf das Bundesarbeitsgericht (BAG) Fakten. Die Richter:innen leiteten aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) eine grundsätzliche Verpflichtung für Arbeitgeber:innen ab, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann.

Das bedeutet: Beginn, Ende und somit die Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen dokumentiert werden. Das BAG stellte klar: Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht bereits jetzt.

Allerdings machte das BAG-Urteil keine Vorgaben zur Form der Zeiterfassung. 

Ob klassischer Stundenzettel, Excel-Tabelle oder eine digitale Lösung verwendet werden, blieb zunächst offen. Zudem sieht das Arbeitsschutzgesetz selbst keine direkten Bußgelder bei Verstößen gegen diese spezifische Erfassungspflicht vor.

Dennoch war die Botschaft eindeutig: Arbeitgeber:innen müssen handeln. Die Frage war nicht mehr ob, sondern wie die Zeiterfassung umzusetzen ist und wann eine spezifische digitale Zeiterfassung Pflicht wird.

Der nächste Schritt: Der Referentenentwurf des BMAS 2023

Um die Vorgaben des EuGH und die Entscheidung des BAG gesetzlich zu konkretisieren, legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) im April 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. 

Dieser Entwurf sieht vor, die elektronische Arbeitszeiterfassung zur Regel zu machen. Papierbasierte Aufzeichnungen, die lediglich nachträglich eingescannt werden, sollen demnach nicht mehr ausreichen.

Laut Entwurf sollen Arbeitgeber:innen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und taggleich aufzeichnen. Zugelassen wären verschiedene digitale Lösungen wie Zeiterfassungssoftware, Apps oder auch digitale Terminals. Die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung wäre damit klar im Gesetz verankert.

Wichtige Details aus dem Gesetzesentwurf

Der Referentenentwurf von 2023 enthält weitere wichtige Punkte, die zeigen, wohin die Reise gehen könnte:

• Aufbewahrung:
  Arbeitszeitnachweise müssten elektronisch für mindestens zwei Jahre gespeichert werden. Mitarbeiter:innen sollen Anspruch auf eine Kopie ihrer Nachweise haben.
• Strafen:
  Verstöße gegen die Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- oder Auskunftspflicht können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Eine deutliche Verschärfung im Vergleich zur aktuellen Lage.
• Delegation:
  Die Pflicht zur Erfassung kann an die Mitarbeiter:innen delegiert werden. Die Verantwortung für die korrekte Umsetzung bleibt jedoch bei den Arbeitgeber:innen.
• Vertrauensarbeitszeit:
  Flexible Arbeitszeitmodelle, bei denen Beschäftigte über Beginn und Ende ihrer Arbeit selbst entscheiden (Vertrauensarbeitszeit), sollen weiterhin möglich sein. Das entbindet nicht von der Pflicht zur Zeiterfassung, die Dokumentation kann aber von den Mitarbeiter:innen selbst vorgenommen werden.
• Aufzeichnungspflicht:
  Die Aufzeichnung soll grundsätzlich am selben Tag erfolgen. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen könnten jedoch Abweichungen erlauben, wobei die Erfassung spätestens nach sieben Tagen erfolgen muss.

In welchen Fällen ist die digitale Zeiterfassung Pflicht?
Ausnahmen und Übergangsfristen:

Auch wenn der Trend klar zur elektronischen Zeiterfassung geht, sieht der BMAS-Entwurf Ausnahmen und Erleichterungen vor.

Ausnahmen von der elektronischen Form

Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten, Privathaushalte und ausländische Arbeitgeber:innen ohne Betriebsstätte in Deutschland (bei Entsendung von weniger als 10 Mitarbeiter:innen) wären von der elektronischen Pflicht ausgenommen. Hier würde weiterhin eine nicht-elektronische Erfassung genügen. Tarifverträge könnten ebenfalls Abweichungen von der elektronischen Form erlauben.

Übergangsfristen

Um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben, sind laut Entwurf gestaffelte Fristen für die Einführung der elektronischen Form vorgesehen:

• Ein Jahr generell für alle Arbeitgeber:innen.
• Zwei Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten.
• Fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten. Wichtig: Diese Fristen beziehen sich nur auf die Form der Erfassung. Die grundsätzliche Pflicht zur Zeiterfassung (in irgendeiner Form) besteht laut BAG-Urteil bereits seit 2022.

Ausnahmen von der generellen Erfassungspflicht

Bestimmte Gruppen, deren Arbeitszeit schwer messbar oder nicht vorab festgelegt ist (z. B. leitende Angestellte, Chefärzt:innen), können unter bestimmten Voraussetzungen (oft tarifvertraglich geregelt) von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sein.

Aktueller Stand und Ausblick: Wird die elektronische Arbeitszeiterfassung bald verpflichtend?

Der Referentenentwurf des BMAS aus dem April 2023 wurde bisher nicht als Gesetz verabschiedet. Nach der Vorstellung des Entwurfs gab es weitere Beratungen innerhalb der Bundesregierung und mit den Sozialpartnern (Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände). 

Eine endgültige Einigung konnte bislang (Stand April 2025) nicht erzielt werden. Das bedeutet, die konkrete gesetzliche Umsetzung einer Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung steht noch aus. Es ist möglich, dass sich Details des ursprünglichen Entwurfs noch ändern.

Allerdings deuten politische Entwicklungen darauf hin, dass das Thema weiterhin hohe Priorität hat. Im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD vom April 2025 wird die Einführung einer verbindlichen Zeiterfassungspflicht betont, um Transparenz und Fairness zu fördern und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen sicherzustellen. 

Es wird erwartet, dass digitale Lösungen gefördert werden und Übergangsfristen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), vorgesehen sind. Auch die Möglichkeit einer flexibleren Gestaltung der Höchstarbeitszeit (z. B. Wochen- statt Tageshöchstgrenze) wird diskutiert, was die Notwendigkeit einer genauen Erfassung unterstreicht.

Auch wenn das endgültige Gesetz zur digitalen Zeiterfassung noch auf sich warten lässt, ist die Richtung klar: Die digitale Zeiterfassung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Pflicht werden.

Warum noch warten?
Die Vorteile einer modernen digitalen Zeiterfassung:

Die Einführung einer digitalen Zeiterfassung sollte nicht nur als lästige Pflicht betrachtet werden. Sie bietet konkrete Vorteile für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.

• Transparenz und Fairness:
  Arbeitszeiten werden nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass Überstunden korrekt erfasst und vergütet werden. Es schützt Mitarbeiter:innen vor Überlastung und Arbeitgeber:innen vor möglichen rechtlichen Konflikten.
• Effizienz und Bürokratieabbau:
  Manuelle Prozesse wie das Ausfüllen und Sammeln von Stundenzetteln oder das Übertragen von Daten in Excel-Listen führen schnell zu Fehlern und kosten Zeit. Eine digitale Lösung automatisiert viele Schritte. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Ihre Personalabteilung spart, wenn Daten nicht mehr manuell übertragen werden müssen, sondern direkt für die Lohnabrechnung bereitstehen.
• Rechtssicherheit:
  Mit einem geeigneten System erfüllen Sie die aktuelle und die voraussichtlich kommende Pflicht zur (digitalen) Zeiterfassung.
• Flexibilität:
  Moderne Systeme unterstützen diverse Arbeitsmodelle. Ob im Büro am Terminal, im Homeoffice per Webbrowser oder unterwegs via Smartphone-App – die elektronische Arbeitszeiterfassung passt sich an die Arbeitsrealität an, nicht umgekehrt.

Herausforderungen meistern mit der richtigen Lösung

Natürlich gibt es auch Bedenken: Kosten für die Anschaffung, Schulungsaufwand, die Handhabung bei Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Arbeitsplatz, wie im Baugewerbe, im Sicherheitsdienst oder bei Fahrdienstleistern. Ein gutes System zur digitalen Zeiterfassung muss diese Hürden nehmen. 

Es sollte:

• Intuitiv bedienbar sein:
  Geringer Schulungsaufwand für alle Mitarbeiter:innen.
• Flexibel zugänglich sein:
  Über verschiedene Endgeräte (PC, Terminal, Smartphone, Tablet) nutzbar.
• Manipulationssicher und korrekt:
  Daten müssen sicher erfasst und gespeichert werden. Korrekturen müssen möglich, aber nachvollziehbar protokolliert sein (Revisionssicherheit).
• Kosteneffizient sein:
  Nicht nur in der Anschaffung, sondern auch im laufenden Betrieb.

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Ihre Lösung für die digitale Zeiterfassung und mehr

Angesichts der bestehenden Regelungen zur Zeiterfassung und der absehbaren Verschärfung hin zur digitalen Zeiterfassungspflicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eine zukunftsfähige Lösung zu implementieren. 

Teamhero bietet eine intuitive und leistungsstarke Software, die weit mehr als nur Zeiterfassung leistet, aber gerade hier perfekt auf die Anforderungen zugeschnitten ist.

Mit Teamhero erfüllen Sie die Kriterien einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassung. 

Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten einfach und flexibel erfassen. Die Daten werden zentral und sicher auf deutschen Servern gespeichert, erfüllen die Anforderungen an die Aufbewahrung und sind jederzeit für Auswertungen verfügbar.

Die Integration in die gesamte Personalplanung, von der Rekrutierung über die Einsatzplanung bis hin zur Kommunikation, macht Teamhero zur perfekten zentralen Plattform für Ihr Personalmanagement.

Gerade für Unternehmen mit viel Personal in dynamischen Einsatzbereichen wie bei Events oder im Gesundheitswesen bietet Teamhero die nötige Flexibilität und Robustheit. Passen Sie die Software exakt an Ihre Bedürfnisse an und profitieren Sie von einem System, das mitdenkt.

Fazit: Mit Teamhero auf zukunftssichere Zeiterfassung setzen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Realität. Auch wenn das endgültige Gesetz zur Pflicht zur digitalen Zeiterfassung noch formuliert wird, ist die Richtung klar.

Arbeitgeber:innen sollten jetzt handeln, um rechtssicher aufgestellt zu sein und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. 

Eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist keine Belastung: Sie kann – mit der richtigen Software – zu mehr Effizienz, Transparenz und Fairness im Unternehmen beitragen. Gestalten Sie den Übergang proaktiv.

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