Dienstplan schreiben leicht gemacht mit diesen Tipps
Wir verraten in diesem Artikel, wie Sie mithilfe weniger Tipps einen Dienstplan schreiben und vor allem worauf es dabei genau ankommt.
Wie werden Schichten geplant?
Schichtdienst gibt es nicht nur im Pflegebereich, sondern in ganz vielen Branchen. Es arbeiten bspw. auch Zeitungen, Fernsehsender, Promotionagenturen, Hostessagenturen, Eventveranstalter, Sportstadien, Callcenter, Logistikunternehmen und noch so viele weitere mit Dienstplänen.
All diese Schichtpläne müssen dementsprechend von Mitarbeitenden erstellt und aufbereitet werden. Dabei stellt sich häufig die Herausforderung: Wie werden die Schichten gerecht aufgeteilt?
Einfach gesagt: Die verschiedenen Schichten sollen möglichst gerecht auf alle Mitarbeitenden aufgeteilt werden.
Bei der Aufteilung sind jedoch viele Einzelheiten wie individuelle Arbeitszeiten, Urlaubstage, Krankheiten, Elternzeit, Qualifikationen etc. zu beachten. Das erschwert die Sache mit dem Dienstplan sehr.
Wird in Schichten gearbeitet, dann gibt es meist Früh-, Spät- und Nachtschicht. Dabei sind die Arbeitszeiten z. B. wie folgt:
- Frühschicht: 6 bis 14 Uhr
- Spätschicht 14 bis 22 Uhr
- Nachtschicht 22 bis 6 Uhr
Kriterien eines Dienstplans: 6 Tipps
Wer einen Dienstplan schreiben möchte, der sollte dabei einige Kriterien beachten.
1. Betriebliche Ziele
Zunächst muss klar sein: Es dürfen weder zu viele noch zu wenige Teammitglieder in den jeweiligen Schichten besetzt werden. Die Ausgewogenheit der Personenanzahl ist hier entscheidend.
Weiterhin ist es sinnvoll, möglichst kostengünstige Arbeitskräfte einzusetzen und Überstunden zu vermeiden.
2. Gesetzliche Vorgaben
Es gibt gesetzliche Kriterien, die beim Schreiben eines Dienstplans eingehalten werden müssen. Dabei steht das Arbeitsgesetz an erster Stelle.
Für die korrekte Planung ist besonders die Mindestruhezeit zwischen den Schichten sowie die maximale tägliche Arbeitszeit zu beachten. Auch die wöchentliche Arbeitszeit und die Ausgleichstage für Sonntags- und Feiertagsarbeiten dürfen nicht aus dem Blick fallen.
Es gibt noch weitere Gesetze, die einen Schichtplan beeinflussen wie z. B. das Bundesurlaubsgesetz, Mutterschutzgesetz, Mindestlohn- oder auch das Jugendarbeitsschutzgesetz.
3. Arbeitsverträge
Aus den Arbeitsverträgen ergeben sich weitere Kriterien für das Erstellen eines Dienstplans. Denn darin sind unter anderem folgende Aspekte festgehalten, die den Schichtplan beeinflussen:
- Arbeitszeit (Voll- oder Teilzeit)
- Urlaubstage
- Arbeitszeitkonten
- Überstunden
- Zuschläge für Nachtarbeit oder Feiertage
- Zulagen für bspw. Rufbereitschaft
4. Mitarbeitende
Ohne das Team steht und fällt der Dienstplan letztendlich. Am besten Sie fragen Ihre Kollegen schon vor der Erstellung nach den Wünschen, um diese dann zu berücksichtigen. So kommt es im Anschluss auch weniger zu irgendwelchen Tauschangeboten der Mitarbeitenden.
Ebenso sollten Sie darauf achten, unbeliebte Dienste wie zum Beispiel an den Weihnachtstagen oder Silvester und Neujahr fair zu verteilen, sodass jeder einmal rankommt.
5. Mögliche Ausfälle einplanen
In Ihrem Dienstplan sollten Sie bedenken, dass es zu kurzfristigen Ausfällen kommen kann. Aufgrund von Krankheiten oder auch im Sommer zu der Urlaubszeit ist es wichtig, an genügend Back-up-Personal zu denken.
So ersparen Sie sich im Nachhinein mehr Arbeit.
6. Rechtzeitig veröffentlichen
Planung ist das A und O und sollte der Dienstplan möglichst nicht auf den letzten Drücker erstellt werden. Wichtig ist ebenso, dass der Dienstplan private Termine zusammen mit den beruflichen Verpflichtungen koordiniert, sodass die Mitarbeiter motiviert bleiben und keine Konflikte entstehen.
Wie schreibe ich einen Dienstplan?
Mit Excel einen Dienstplan schreiben: Das machen immer noch viel zu viele Unternehmen. Doch das ist heute nicht mehr zeitgemäß, zeitintensiv und überhaupt nicht übersichtlich.
Häufig gibt es mehrere Personen, die mit dem Schreiben des Schichtplans beschäftigt sind und diese sitzen meist mehrere Tage daran. Dieser Aufwand ist teuer und dauert mit Excel einfach viel zu lang.
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