Workforce Management: Effizient Ressourcen und Mitarbeitende planen

In der heutigen Geschäftswelt ist Workforce Management ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Insbesondere bei personalintensiven Unternehmen ist es das unverzichtbare Herzstück, um effizient zu arbeiten und wichtige Unternehmensziele zu erreichen.

Aber was genau steckt hinter dem Begriff Workforce Management – und warum ist es so wichtig? Dieser Artikel wird Ihnen mehr darüber verraten.

Was ist Workforce Management?

Workforce Management (auch WFM) gewinnt in der Unternehmenswelt immer mehr an Bedeutung.

Der Begriff bezeichnet einen umfassenden Ansatz zur Verwaltung der Arbeitskräfte eines Unternehmens. Es umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter:innen mit den passenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügt. Workforce Management beinhaltet unter anderem die Planung und Prognose von Personalbedarf, die Einsatzplanung, Schichtplanung und die Überwachung der Arbeitszeiten.

Effektives Workforce Management bringt frischen Wind in Unternehmen. Es ermöglicht eine flexible und agile Reaktion auf Veränderungen in der Arbeitswelt, wie beispielsweise den Anstieg von Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen. Es hilft auch, die Herausforderungen der Einhaltung von Arbeitsgesetzen in einer zunehmend globalisierten und digitalisierten Welt zu bewältigen.

Workforce Management ist also ein Schlüsselwerkzeug für Unternehmen, um in der modernen Arbeitswelt erfolgreich zu sein. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Arbeitskräfte effizient und effektiv zu verwalten und so die Unternehmensziele zu erreichen.

Sind Workforce Management und Personalplanung identisch?

Nein, sie sind nicht identisch. Zwar sind Personalplanung und Personaleinsatzplanung wesentliche Elemente des Workforce Managements, aber sie sind nicht identisch mit dem Begriff.

Aber je professioneller die Personalplanung im Kontext eines mehrstufigen Workforce Managements durchgeführt wird, desto effektiver können Mitarbeiter:innen natürlich entsprechend ihren Fähigkeiten und den Anforderungen des Unternehmens eingesetzt werden.

Wie funktioniert Workforce Management?

Workforce Management findet normalerweise in mehreren Stufen statt, die wie folgt aussehen können:

• Bedarfsanalyse: Dieser Schritt beinhaltet die Identifizierung der relevanten Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen, wie z. B. die Anzahl der Anrufe in Callcentern, die Anzahl der Kunden am Point of Sale oder die Anzahl der Sendungen in der Logistik. Es wird auch analysiert, wie sich diese Faktoren über verschiedene Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Jahr) verteilen und welche Sondereffekte zu berücksichtigen sind.
• Personalbedarfsermittlung: Hierbei wird ermittelt, wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen zu welchen Zeiten und an welchen Orten benötigt werden. Dies kann auf der Grundlage von historischen Daten, aktuellen Auftragslage oder zukünftigen Prognosen erfolgen.
• Personalstrukturanpassung: Hier wird die ideale Personalstruktur für alle Teams, Bereiche und Betriebe bestimmt und die bestehende Personalstruktur entsprechend angepasst.
• Personaleinsatzplanung: Sie beinhaltet die quantitative Personaleinsatzplanung, bei der der Personalbedarf und der zukünftige Personalbestand übereinstimmen müssen, die qualitative Personaleinsatzplanung, bei der die Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen den Anforderungen entsprechen müssen, und die zeitliche und räumliche Personaleinsatzplanung, bei der Standorte und Saisonspitzen berücksichtigt werden. Das kann eine Herausforderung sein, insbesondere in Unternehmen mit Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten. Moderne Workforce-Management-Software kann dabei helfen, diese Aufgabe zu erleichtern, indem sie automatisierte Zeitpläne erstellt, die sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Präferenzen der Mitarbeiter:innen berücksichtigen.
• Gestaltung von Arbeitszeitmodellen: In diesem Schritt werden die Arbeitszeitmodelle bestimmt, die zur Erfüllung der verschiedenen strategischen Anforderungen benötigt werden. Auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen werden berücksichtigt.
• Zeitwirtschaft: In diesem Schritt werden die Arbeitszeiten erfasst und bewertet.
• Controlling: Schließlich wird überprüft, ob die Prognosen korrekt waren, die Maßnahmen wirkungsvoll sind und wo Optimierungsbedarf besteht.

Welche Branchen profitieren besonders von Workforce Management?

Workforce Management kann in einer Vielzahl von Branchen von Vorteil sein. Vornehmlich solche Branchen, die mit einer großen Anzahl von Mitarbeiter:innen, wechselnden Schichten und komplexen Compliance-Anforderungen zu tun haben, profitieren erheblich.

Gesundheitswesen

Gesundheitseinrichtungen müssen rund um die Uhr laufen, wobei das Personal oft in Schichten arbeitet. Workforce Management kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um den Patientenbedarf zu decken, und dass die Arbeitszeiten und Pausen des Personals den Arbeitsgesetzen entsprechen. Ein anschauliches Beispiel hierfür waren bis in jüngster Vergangenheit Impfzentren, die eine große Anzahl von Mitarbeiter:innen benötigen, die oft in Schichten arbeiten und an verschiedenen Standorten eingesetzt werden.

Einzelhandel

Einzelhandelsgeschäfte haben oft unterschiedliche Stoßzeiten, und das Personal muss entsprechend geplant werden. Durch gutes WFM steht stets genügend Personal zur Verfügung, um den Kundendurchfluss zu bewältigen.

Fertigung

In der Fertigungsindustrie stellt WFM sicher, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um die Produktionsziele zu erreichen.

IT und Technologie

In der Technologiebranche, in der Projekte oft teambasiert sind und straffe Fristen haben, lässt sich dank WFM erreichen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten.

Gastgewerbe

In Hotels und Restaurants, in denen die Arbeitszeiten oft unregelmäßig sind und das Personal oft in Schichten arbeitet, kann WFM dazu beitragen, sicherzustellen, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um den variablen Bedarf zu bewältigen.

Promotion- und Hostessagenturen

Diese Branchen, die oft mit einer Vielzahl von Mitarbeiter:innen an verschiedenen Standorten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, können ganz erheblich von WFM profitieren. Es ist unverzichtbar, um zuverlässig dafür zu sorgen, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um die Anforderungen der Kunden zu erfüllen.

Sicherheitsdienste und Sportstätten

In der Sicherheitsbranche arbeitet das Personal oft in Schichten und an verschiedenen Standorten. Hier kann Workforce Management dazu beitragen, sicherzustellen, dass genügend Personal zur Verfügung steht, um die Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, und dass die Arbeitszeiten und Pausen des Personals den Arbeitsgesetzen entsprechen.

Auch Sportstätten benötigen oft eine große Anzahl von Mitarbeiter:innen, die zu unterschiedlichen Zeiten und an verschiedenen Standorten eingesetzt werden.

7 Vorteile von Workforce Management

Einige der wichtigsten Vorteile eines etablierten Frameworks sind:

• Maximale Flexibilität bei den Arbeitszeiten: Durch den Einsatz von Workforce Management Tools, wie wir sie bei Teamhero anbieten, können Unternehmen die höchstmögliche Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten erreichen. Dies ermöglicht es, schnell und effektiv auf plötzliche Veränderungen zu reagieren.
• Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit durch attraktive Arbeitszeitgestaltung: Mit unserer Workforce Management Software können Arbeitszeiten so gestaltet werden, dass sie den Bedürfnissen und Präferenzen der Mitarbeiter:innen entsprechen. Dies kann zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation im Team führen.
• Kosteneinsparungen durch punktgenaue Einsatzplanung: Durch eine genaue Prognose des Personalbedarfs und eine entsprechende Einsatzplanung können teure Über- und Unterkapazitäten vermieden werden. Das führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.
• Optimierung der Produktivität und Wirtschaftlichkeit: WFM ermöglicht es, die Personalkapazitäten optimal zu nutzen und unproduktive Arbeitszeiten zu senken.
• Minimierung administrativer Aufgaben: Durch die Automatisierung von Prozessen im Rahmen des Workforce Management Frameworks können administrative Aufgaben auf ein Minimum reduziert werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
• Bessere Kontrolle und niedrigere Kosten: Durch genaue Prognosen und eine passende Personalabdeckung können Überbesetzungen, Überstunden oder Planungsfehler begrenzt werden. Dies führt zu einer besseren Kontrolle und niedrigeren Kosten.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Durch die Optimierung der Personalprozesse können Lücken geschlossen und Engpässe vermieden werden. Dies führt, wie Studien bestätigen, zu einer verbesserten Servicequalität und einer höheren Kundenzufriedenheit.

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist das WFM also ein unverzichtbares Instrument für jedes moderne Unternehmen, das seine Ressourcen effizient einsetzen möchte.

Workforce Management Tools erfolgreich einsetzen

Workforce Management ist ein komplexes, aber entscheidendes Element, um ein Unternehmen zukunftssicher zu gestalten. Eine umfassende HR-Software kann dabei helfen, alle HR-Prozesse nahtlos abzudecken – von der Rekrutierung und Einstellung über die Personalverwaltung bis hin zur Gehaltsabrechnung und Erfassung der Arbeitszeiten. Wenn alle Prozesse zentralisiert ablaufen und alle Daten einheitlich an einem Ort gespeichert sind, legen Sie die Grundlage für saubere Analysen und Prognosen.

Erfolgreiche Implementierung von Workforce Management Tools erfordert die Auswahl einer guten Software und die richtige Vorbereitung und Unterstützung bei der Implementierung. Mit Teamhero erhalten Sie nicht nur eine umfassende und effiziente Lösung, sondern auch den nötigen Support unseres Teams bei der Umsetzung für Ihr Unternehmen.

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Bei Teamhero wissen wir, wie wichtig es ist, die richtigen Tools zu haben, um Ihr Unternehmen effizient zu führen. Unsere Workforce Management Software ist speziell dafür entwickelt worden, um personalintensiven Unternehmen dabei zu helfen, Ihre Ressourcen optimal zu nutzen und Ihre Mitarbeiter:innen effektiv zu steuern.

Unsere Software unterstützt Sie bei allen Schritten des Workforce Managements. Sie können nicht nur die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter:innen präzise nachverfolgen, Schichten effizient planen und sicherstellen, dass Sie immer die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben – Sie haben auch Zugriff auf eine übersichtliche Mitarbeiterdatenbank inklusive aller Qualifikationen.

Wir glauben, dass die richtige Workforce Management Software den Unterschied zwischen einem gut laufenden Unternehmen und einem großartigen Unternehmen ausmachen kann. Probieren Sie Teamhero aus und erleben Sie den Unterschied selbst.