Willkommen an Bord: neue Mitarbeiter:innen einstellen
Ohne fleißige Mitarbeiter:innen läuft selbst der beste Laden nicht. Sie stellen das größte Kapital eines Unternehmens dar und sollten mit Bedacht ausgewählt werden. Wer Teil des Teams wird, liegt in den Händen der Arbeitgeber:innen, denn diese entscheiden, mit wem sie zukünftig Erfolgsgeschichte schreiben möchten.
Doch bevor ein Arbeitsverhältnis zustande kommt, müssen sich nicht nur die Bewerber:innen gut vorbereiten und im Vorstellungsgespräch überzeugen. Auch auf der Agenda der Arbeitgeber:innen stehen eine Menge To-dos, die vor der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen erfüllt sein müssen.
Onboarding leicht gemacht mit einer Checkliste!
Von der Beantragung einer Betriebsnummer über die Meldepflicht bei der Krankenkasse und der Rentenversicherung bis hin zur Erstellung des Arbeitsvertrages – der Einstellungsprozess bringt so einige Anforderungen mit sich. Neue Arbeitnehmer:innen können zum Beispiel als Minijobber, Midijobber oder Vollzeitkraft beschäftigt werden; das angestrebte Arbeitsverhältnis kann eine Befristung enthalten oder unbefristet sein. Und wie sieht es mit der Vergütung aus?
Der Mindestlohn versteht sich von selbst. Je nachdem, in welcher Branche Sie unterwegs sind, kann zudem ein Tarifvertrag angewendet werden. Damit Sie keinen Punkt vergessen, empfehlen wir Ihnen, sich unsere Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen anzuschauen und herunterzuladen.
Einstellung neuer Mitarbeiter:innen: Ohne diese drei Nummern geht gar nichts
Schauen wir uns zunächst einmal an, welche Voraussetzungen Sie als Arbeitgeber:in erfüllen müssen, um neue Mitarbeiter:innen einstellen zu können. Bevor Sie Ihren allerersten Einstellungsprozess durchlaufen, müssen Sie sich beim Finanzamt, bei der Bundesagentur für Arbeit und bei der zuständigen Berufsgenossenschaft jeweils eine Nummer geben lassen.
Keine Sorge, dieser Schritt fällt nur einmal an. Sind Sie einmal in Besitz von Steuer-, Mitglieds- und Betriebsnummer, gelten diese für alle zukünftigen Interaktionen mit den Institutionen. Doch wofür genau stehen diese drei Nummern?
Die Betriebsnummer
Egal, ob es um die Einstellung eines Minijobbers oder einer Vollzeitkraft geht, die Betriebsnummer ist notwendig, um der Meldepflicht einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters bei der Krankenkasse nachzukommen.
Sie muss zudem auch bei der Abmeldung von Arbeitnehmer:innen angegeben werden. Beantragt wird die Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit – das geht sogar online unter bno.arbeitsagentur.de. Die Betriebsnummer besteht aus acht Zahlen.
Die Steuernummer
Um mit dem Finanzamt zu kommunizieren, benötigen Sie die Steuernummer Ihres Unternehmens. Diese erhalten Sie im Rahmen Ihrer Anmeldung für die Lohnsteuer.
Die Mitgliedsnummer
Unternehmen, die Mitglied einer Berufsgenossenschaft sind, erhalten bei der Anmeldung einen Brief, in dem sowohl die Mitglieds- bzw. Kundennummer als auch die dazugehörige PIN stehen. Berufsgenossenschaften sind Unfallversicherungsträger und kommen ins Spiel, wenn Mitarbeiter:innen einen Arbeitsunfall haben oder unter einer Berufskrankheit leiden.
Erfassung neuer Mitarbeiter:innen
Sie waren erfolgreich und haben eine:n passende:n Kandidat:in für Ihre ausgeschriebene Stelle gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Dann benötigen Sie im nächsten Schritt eine ganze Reihe an Informationen und Unterlagen von der neuen Kollegin bzw. vom neuen Kollegen.
Ersparen Sie sich und zukünftigen Mitarbeiter:innen unnötigen Mehraufwand und gehen Sie die erforderlichen Dokumente mithilfe einer Checkliste durch. So haben Sie und die neuen Arbeitnehmer:innen zügig alles beisammen und verlieren aufgrund von Nachfragen und Erinnerungen nicht unnötig Zeit.
Diese Unterlagen, Nummern und Nachweise benötigen Sie als Arbeitgeber:in von Ihren neuen Mitarbeiter:innen, bevor Sie den Arbeitsvertrag aufsetzen und die korrekte Lohnsteuer berechnen können:
- eine Kopie des Personalausweises
- ausgefüllter Personalfragebogen, der Angaben zu Person, Bankverbindung, Lohnsteuer, Sozialversicherung und weiteren Beschäftigungsverhältnissen enthält)
- Sozialversicherungs- bzw. Rentenversicherungsnummer
- Steueridentifikationsnummer sowie Angaben zu Steuerklasse, Freibeträgen und Konfession
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
Falls vorhanden bzw. relevant, müssen folgende Nachweise den Unterlagen hinzugefügt werden:
- Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung
- Schwerbehindertenausweis
- Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
- Bescheinigungen über vermögenswirksame Leistungen
- Gesundheitszeugnisse
- Fahrerlaubnis für Berufskraftfahrzeuge
- Zusatzqualifikationen und Zertifikate (z. B. Stapler- oder Schweißerschein)
Welche Anstellungsarten für Mitarbeiter:innen gibt es?
Fünf-Tage-Woche und ein Arbeitstag von „9-to-5“? Diese Regelung ist zum Glück in immer mehr Arbeitsverhältnissen passé. Viele Unternehmen passen die Arbeitszeiten an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer:innen an. Ob geringfügige Beschäftigung, etwa Minijob oder Midijob, Teil- oder Vollzeitkraft – je nach Branche eröffnen sich unterschiedliche Möglichkeiten.
Unabhängig davon, für welches Arbeitszeitenmodell Sie und Ihr:e zukünftigen Mitarbeiter:in sich einigen, zwei Dinge dürfen in keinem Arbeitsvertrag fehlen: die Vergütung und die Festlegung der Arbeitsstunden. Achtung: Der Mindestlohn gilt für alle Beschäftigten in Ihrem Unternehmen, auch für Werkstudenten.
Welche Punkte dürfen in keinem Arbeitsvertrag fehlen?
Wie zuvor erwähnt, stellen Vergütung und Arbeitszeiten wichtige Bestandteile eines Arbeitsvertrages dar. Doch damit dieser rechtsgültig ist, bedarf es neben individuellen Vereinbarungen einiger Mindestangaben. Dazu gehören:
- Name und Anschrift sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers
- Angabe des Ortes, an dem die Beschäftigung ausgeführt wird
- Beschreibung der Aufgaben und Arbeitsinhalte
- Datum, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt
- Bei Befristung: zusätzlich die Angabe der Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Bei einer Probezeit: Angabe der Dauer (maximal sechs Monate)
- Definition der Arbeitszeiten (bei flexiblen Arbeitszeiten: zeitlichen Rahmen abstecken)
- Festlegung der Kündigungsfristen
- Anzahl der Urlaubstage (Minimum: 24 Arbeitstage)
- Höhe der Vergütung, ggfs. Erklärung der Zusammensetzung
Musterarbeitsverträge können Sie sich im Internet herunterladen und an Ihre Ansprüche anpassen.
Meldepflichten bei der Einstellung neuer Mitarbeiter:innen
Sobald beide Parteien den Arbeitsvertrag unterschrieben haben, müssen Sie die neuen Arbeitnehmer:innen beim Finanzamt, bei der Sozialversicherung und bei der Berufsgenossenschaft anmelden. Je nach Anstellungsart und Branche kann es hinsichtlich der Meldepflichten Abweichungen geben.
Als Arbeitgeber:in sind Sie in den meisten Fällen jedoch dazu verpflichtet, Meldung abzugeben. Versäumnisse können sehr teuer werden, deshalb sollte die Anmeldung neuer Mitarbeiter:innen bei den notwendigen Stellen zu Ihren ersten Amtshandlungen nach dem erfolgreichen Einstellungsprozess gehören.
Anmeldung bei der Krankenkasse
Für fast alle Berufsgruppen besteht in Deutschland die gesetzliche Versicherungspflicht. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen in der Regel in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung versichert sind. Als Arbeitgeber:in übernehmen Sie einen Teil der Beiträge für die Sozialversicherung.
Es handelt sich dabei um Lohnnebenkosten, die im Gegensatz zur Gehaltszahlung zu den indirekten Arbeitskosten zählen. Damit die Krankenkasse weiß, wer die Einzugsstelle für die anfallenden Sozialversicherungsabgaben ist, besteht die Meldepflicht aller neuen pflichtversicherten Mitarbeiter:innen. Diese muss bis spätestens sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen. Für Minijobber gilt eine andere Regelung: Sie müssen nicht der Krankenkasse, sondern der Minijob-Zentrale gemeldet werden.
Achtung! Für bestimmte Wirtschaftsbereiche, etwa Bau-, Personenbeförderungs- und Gaststättengewerbe, besteht eine sofortige Meldepflicht. Für neue Arbeitnehmer:innen dieser Berufsgruppen – inklusive geringfügig Beschäftigter (Minijobber etc.) – muss die Meldung bei der Sozialversicherung im besten Falle vor Beginn des Arbeitsverhältnisses und allerspätestens am ersten Arbeitstag erfolgen.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Die Berufsgenossenschaft ist die gesetzliche Unfallversicherung für Arbeitnehmer:innen. Neue Mitarbeiter:innen – auch Minijobber:innen – müssen Sie deshalb unverzüglich nach der Einstellung bei Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Die Beiträge übernehmen Sie als Arbeitgeber:in. Diese berechnen sich aus den Lohnsummen, die von Ihnen digital an die Unfallkasse übermittelt werden.
Anmeldung beim Finanzamt
Eine sofortige Meldepflicht neuer Mitarbeiter:innen besteht zudem gegenüber dem Finanzamt, denn es hat selbstverständlich großes Interesse daran, dass die Lohnsteuer rechtzeitig abgeführt wird. Diese Anmeldung kann bequem auf dem digitalen Wege über die Elektronische Steuererklärung ELSTER erfolgen.
Sie benötigen dafür sowohl das Geburtsdatum als auch die Steueridentifikationsnummer der bzw. des neuen Angestellten. Falls die Zuordnung der Steuerklasse unklar ist, hilft der Steuerberater. Arbeitnehmer:innen, die ihre Steuer-ID nicht kennen, können diese beim Bundeszentralamt für Steuern erfragen.
Anmeldung beim Gesundheitsamt
In lebensmittelverarbeitenden Branchen, beispielsweise in der Gastronomie, besteht für neue Kolleg:innen die Meldepflicht beim Gesundheitsamt. Für diese Anmeldung muss Ihnen die bzw. der zukünftige Arbeitnehmer:in eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, die von einem Amtsarzt ausgestellt wurde, aushändigen.
Zusammenfassung: Checkliste Einstellung neuer Mitarbeiter:innen
Wer ein kompetentes und verlässliches Team um sich geschart hat, sollte gut daran festhalten und eine ständige Fluktuation vermeiden, denn wir alle wissen: Gutes Personal ist rar. Doch die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen bringt auch frischen Wind in Ihr Unternehmen und ist die logische Konsequenz, wenn sich ein Betrieb auf Erfolgs- und Expansionskurs befindet. Der Einstellungsprozess samt Stellenausschreibung und Bewerbungsgesprächen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese sollten Sie sich auch nehmen, um passende Kolleg:innen für eine langfristige Zusammenarbeit zu finden.
Sparen können Sie dagegen am Aufwand, den das Aufsetzen von Arbeitsverträgen und die Anmeldung der zukünftigen Arbeitnehmer:innen bei den verschiedenen Ämtern und Versicherungen in Anspruch nehmen. Mithilfe unserer Checkliste gehen Sie gut vorbereitet an die Sache heran, vergessen keinen wichtigen Punkt und ersparen sowohl sich als auch Ihren neuen Mitarbeiter:innen überflüssige Nachfragen und wiederholte Behördengänge.
Eine Personalplanungssoftware wie Teamhero unterstützt Sie zudem beim Bewerbermanagement sowie bei der Einsatzplanung, Mitarbeiterkommunikation, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.
Checkliste Einstellung neue Mitarbeiter
