Schenken Sie sich Zeit zu Weihnachten!

Oft ist unsere Zeit begrenzt, es gibt viel zu tun, wir stehen unter Druck. Aus Unternehmenssicht ist Zeit natürlich ebenfalls ein extrem wichtiger Faktor. In der Weihnachtszeit gilt dies alles umso mehr. Deswegen zeigen wir Methoden auf, wie Sie Ihr Zeitmanagement optimieren können und erklären, warum es sich dabei letztlich eher um “Selbstmanagement” handelt.

Ein knappes Gut

Die alte Weisheit, dass Zeit Geld ist, ist nur einer von vielen Aspekten. Ein wichtiges und aktuelles Thema ist der durch (tatsächlichen oder gefühlten) Zeitmangel hervorgerufene Stress, der bei vielen Menschen für eine deutliche Minderung ihrer alltäglichen Lebensqualität sorgt.

Deshalb geht es sowohl bei der Arbeit als auch im Privaten darum, die richtigen Schwerpunkte zu setzen. Wofür gönnt man sich Zeit, wo spart man sie ein? Wie schafft man es, bei all dem auch mal abzuschalten?

Prokrastination (also das Aufschieben von Aufgaben) und Zeitverschwendung stellen wesentliche Hürden dar, die ein sinnvolles Zeit- und Aufgabenmanagement stören oder gar zum Erliegen kommen lassen. Mit ihnen verknüpft sind häufig negative Gefühle wie Versagensängste, ein schlechtes Gewissen wegen der unerledigten Dinge und natürlich wieder Stress. Was also tun? Da wir die Menge der uns zur Verfügung stehenden Zeit nicht ändern können, müssen wir etwas anderes ändern: uns selbst.

Zeit zur Besinnung

Wie kann man sich selbst davon abhalten, seine knappe Zeit zu verschwenden anstatt sie konstruktiv und positiv einzusetzen? Darauf gibt es bedauerlicherweise keine eindeutige Antwort, wohl aber viele verschiedene Lösungsansätze. Probieren Sie aus, welcher am besten zu Ihnen passt und Sie motiviert, dann ändern sich destruktive Gewohnheiten fast von allein.

Grundsätzlich ist es hilfreich, sich einen Plan zu machen. Große Aufgaben können Sie in kleinere Tasks aufteilen, denn dies bringt automatisch eine gewisse Struktur in Ihr Projekt. Diese Struktur können Sie dann optimieren, indem Sie die Tasks beispielsweise priorisieren. So wird eine sonst überwältigende Aufgabe plötzlich überschaubar und es ist viel leichter, sich an die Umsetzung zu machen. Dafür sollten Sie unbedingt genügend Pausen einplanen, ansonsten wird ihr Plan unrealistisch.

Anstatt das alles allein herauszufinden, können Sie auch auf bereits bewährte Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen. Wir haben in der Vergangenheit bereits verschiedene Techniken und Tipps präsentiert, wie man sich gut im Arbeitsalltag organisiert. Natürlich auch hinsichtlich seiner Zeit. Zwei davon finden Sie hier: Das Paretoprinzip für die tägliche Arbeit nutzen oder aber New Work verstehen.

Heute wollen wir Ihnen eine weitere Methode für effektives Zeit- und Selbstmanagement vorstellen, die interessanterweise besonders großen Wert auf die Pausen legt:

Die Pomodoro-Methode im Überblick

Die Pomodoro-Methode wurde nach der tomatenförmigen Küchenuhr des italienischen Unternehmers Francesco Cirillo benannt. Damit stoppte er nämlich die Zeitintervalle, in denen bei der Pomodoro-Methode konzentriert und störungsfrei gearbeitet wird. Häufige Pausen sollen dafür sorgen, dass man geistig fit bleibt und nicht abschweift.

Beginnen Sie damit, ihre Aufgaben in kleinere Einheiten einzuteilen, den zeitlichen Aufwand der Einzelaufgaben zu schätzen und diese nach Priorität in eine Liste einzutragen. Eine Aufgabe sollte in maximal 25 Minuten zu erledigen sein, ansonsten muss sie weiter aufgeteilt werden.

Wählen Sie eine Aufgabe aus und notieren Sie sich kurz, was zu tun ist.
Stellen Sie sich eine Eieruhr auf 25 Minuten. Arbeiten Sie in diesem Zeitintervall konzentriert und ohne externe Störungen.
Ist die Aufgabe erledigt, wird sie durchgestrichen.
Es folgen fünf Minuten Pause. Diese Pause wird Pomodoro genannt.
Wiederholen Sie die vorherigen Schritte.
Nach vier Pomodori und Arbeitsintervallen gibt es dann eine 20-minütige Pause zum Kräfte sammeln.

Falls doch mal das Telefon klingelt oder eine wichtige Mail ankommt, sollten sie dies kurz notieren und später abarbeiten.

Ein wichtiges Prinzip der Pomodoro-Technik ist die Schaffung von Erfolgserlebnissen. Nach jeder erledigten Aufgabe können Sie sich selbst beglückwünschen – wieder etwas geschafft! Dieser Erfolg motiviert zum Weitermachen und steht in direktem Gegensatz zu den schlechten Gefühlen, die durch Prokrastination entstehen. Sie schaffen also mehr und fühlen sich zufriedener!

Ein kostbares Geschenk

Die Weihnachtszeit kann ein guter Anlass sein, um sich den Wert der uns zur Verfügung stehenden Zeit vor Augen zu führen. Versuchen Sie in dieser hektischen Phase des Jahres doch einfach mal, sich nicht stressen zu lassen. “Zeit statt Zeug!” ist dafür eine gute Devise. Anstatt sich durch überfüllte Einkaufscenter zu drängeln, könnten Sie Familie und Freunden einen Teil Ihrer kostbaren Zeit schenken. Wenn Sie sie sinnvoll einteilen, ist genug davon da!

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