Wenn jede:r Mitarbeiter:in unterschiedlich viele Stunden arbeitet, sich der Dienstplan in mehrere Schichten aufteilt und die Auslastung von Monat zu Monat variieren kann, stößt die Bedarfsplanung mittels Tabellenkalkulation schnell an ihre Grenzen. Effizienter gestaltet sich die Arbeitsstunden- und Schichteinteilung mit einem smarten Personalplanung-Tool wie Teamhero.
Alle für einen, eine für alle: Die Personalplanung-App Teamhero eignet sich für nahezu alle Branchen, in denen Mitarbeiter:innen und Schichten unter einen Hut gebracht werden müssen. Ob Erfassung von Arbeitszeiten, Erstellung von Dienstplänen, Organisation der Schichteinteilungen, Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Abrechnung – die Software unterstützt bei allen Aufgaben, die in der Mitarbeiterverwaltung eines Unternehmens anfallen.
Im Gegensatz zur Dienstplangestaltung via Tabellenkalkulation und dem Nachhalten der Arbeitsstunden mittels Stempeluhr aktualisiert sich die Einsatzplanung im Personalplanung-Tool Teamhero nach Eingabe neuer Informationen automatisch und erlaubt den schnellen Datenexport zum Zwecke der Abrechnung oder einer Analyse. Und das sind nur einige von vielen Funktionen, die das Programm mitbringt. Klingt gut? Ist es auch!
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Wer übernimmt wann und wo welche Schicht? Koordinieren Sie Ihre festen und freien Mitarbeiter:innen und besetzen Sie alle Schichten und Arbeitsbereiche stets so, dass die Auslastung optimal ist.
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Wer hat in einem Monat wie lange gearbeitet? Gab es Fehlzeiten oder sonstige Abwesenheiten, die Einfluss auf die Gesamtzahl der Arbeitsstunden hat? Hat jemand zusätzliche Projektstunden geleistet?
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Programme für Tabellenkalkulation und Stempeluhren waren gestern, wer heute kosten- und zeitsparend die Arbeitszeiten und Schichten seiner Mitarbeiter:innen managen möchte, kommt an einer Personalplanungssoftware wie Teamhero nicht mehr vorbei. Einmal im Einsatz, wird das Tool auch niemand mehr missen wollen, zu praktisch sind die Kernfunktionen und zu überzeugend die Vorteile, die sich daraus für die tägliche Arbeit bei der Dienstplangestaltung und Einsatzplanung ergeben.
Die Umstellung auf die App ist ganz einfach: Teamhero kann individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden und lässt sich intuitiv bedienen. Am besten schauen Sie sich das Personalplanung-Tool einmal ganz unverbindlich an. Unsere Berater:innen erklären Ihnen gern bei einem ersten Kennenlernen die wichtigsten Funktionen und Features und beantworten Ihre Fragen rund um die digitale Mitarbeiterverwaltung mit einer Software.
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Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitsprozesse mit Teamhero deutlich optimieren, um sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können.
Fragen? Melden Sie sich jetzt!In allen Bereichen eines Unternehmens werden Prozesse automatisiert und optimiert – warum also nicht auch in der Personaleinsatzplanung? Die Vorteile liegen auf der Hand:
Mithilfe einer digitalen Anwendung lassen sich bei der Schicht- und Dienstplangestaltung eine Menge Zeit und Energie einsparen. Zudem haben alle berechtigten Personen Zugriff auf das Tool, ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Kurzfristige Abwesenheiten, etwa ein erkrankter Mitarbeiter oder eine aus privaten Gründen verhinderte Mitarbeiterin, können so im Handumdrehen eingetragen werden und der Schichtplan aktualisiert sich automatisch in genau diesem Moment.
Auf diese Weise haben Personaler:innen bei der Bedarfsplanung die Auslastung immer im Blick und können frühzeitig auf Engpässe reagieren.
Je größer ein Unternehmen, je mehr Mitarbeiter es beschäftigt und je komplexer die Schichtplanung, desto komplizierter gestaltet sich die Personalplanung. Sie hat die Aufgabe, für einen ausreichend großen Personalstand und eine optimale Auslastung der Mitarbeiter:innen zu sorgen und dabei sowohl die Zufriedenheit der Vorgesetzten als auch die der Angestellten im Auge zu behalten.
Das Ganze ist ein laufender Planungsprozess, denn Arbeitsbereiche kommen hinzu oder fallen weg, Schichten und Ziele werden neu definiert und Personal akquiriert oder entlassen.
Die Aufgaben in der Mitarbeiterverwaltung sind sehr vielseitig und erfordern viel Konzentration und Sorgfalt, damit am Ende weder zu wenig noch zu viele Mitarbeiter:innen im Dienstplan stehen und alle Positionen den Qualifikationen entsprechend besetzt sind. Mithilfe einer Personalplanung-App lassen sich viele dieser anfallenden Arbeiten und Überlegungen effizienter bewältigen.
Als Teil des Human Resource Managements beschäftigt sich Personalplanung – wie der Name vermuten lässt – mit allen Fragen rund um die wirtschaftlich sinnvolle Beschäftigung und Auslastung der Mitarbeiter:innen eines Unternehmens. Sie ergreift Maßnahmen, falls Angestellte fortgebildet oder weitere Fachkräfte rekrutiert werden müssen, und behält zudem alle Personalkosten im Blick.
In folgende Arbeitsbereiche unterteilt sich Personalplanung:
Die Personalbestandsplanung beschäftigt sich mit der Ist-Situation im Unternehmen. Sie bildet die Basis jeder Personalplanung, denn zunächst einmal muss man wissen, wie viele Mitarbeiter:innen es aktuell gibt, wie alt sie sind und in welchem Arbeitszeitmodell bzw. Beschäftigungsverhältnis sie sich befinden.
Bei der Personalbedarfsplanung wird herausgearbeitet, wie der Soll-Zustand aussehen sollte. Dafür ist Weitsicht gefragt, denn es müssen Fragen beantwortet werden, die zukünftige Auslastung und Planungen betreffen. Wie viele Mitarbeiter:innen mit welchen Qualifikationen werden beispielsweise gebraucht, um alle Schichten des Dienstplans für den nächsten Monat zu besetzen?
Eines der großen Themen unserer Zeit. Synonyme für die Personalbeschaffung sind Rekrutierung oder Personalgewinnung. Ergibt die Bedarfsplanung, dass nicht genügend Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, müssen neue gesucht werden. Dazu gehört die Ausschreibung von Stellenangeboten, das Führen von Bewerbungsgesprächen, das Einarbeiten neuer Kolleg:innen und vieles mehr.
Unschönes Thema: Aus wirtschaftlichen Gründen kann es sich kaum ein Unternehmen leisten, zu viele Mitarbeiter:innen zu beschäftigen. Ist nicht genug Arbeit für alle da, droht im schlimmsten Fall die betriebsbedingte Kündigung einiger Angestellten. Alternativ kann die Personalplanung Überlegungen zu Kurzarbeit, Frühverrentung oder Positionswechsel anstellen.
Bei der Personaleinsatzplanung werden die verfügbaren Arbeitskräfte ihren Fähigkeiten und Arbeitszeitwünschen entsprechend auf verschiedene Arbeitsbereiche und Schichten verteilt, mit dem Ziel, den Dienstplan komplett zu besetzen. Dazu gehört auch, Überstunden, Urlaubsplanungen und Arbeitsschutzgesetze im Blick zu behalten.
Ein Unternehmen, das in seine Angestellten investiert, kann nur profitieren. Die Personalentwicklung kümmert sich um Aus- und Fortbildung neuer sowie bestehender Kolleg:innen, interne und externe Schulungen, Teambuilding-Maßnahmen und viele weitere Angebote, die es den Mitarbeiter:innen ermöglichen, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
Die indirekten und direkten Personalkosten sind noch einmal ein ganz eigenes Fachgebiet. In diesem Arbeitsbereich dreht sich alles um Zahlen: Abrechnung, Gehälter, Sozialversicherung, Urlaubsgeld, Spesen, Reisekosten, Lohnfortzahlung und und und … Hinzukommen Ausgaben für Büroeinrichtung, Arbeitsmaterialien, Miete, Nebenkosten sowie sonstige indirekte Personalkosten.
Nicht nur jedes Unternehmen hat seine eigenen Strukturen, sondern auch jede einzelne Branche. So stellt ein Krankenhaus andere Anforderungen an ein Personalplanung-Tool als eine gastronomische Einrichtung. Mal ist der Personalbedarf eine wiederkehrende Größe, mal muss man ihn individuell und jeden Monat aufs Neue kalkulieren.
Die Funktionen einer Personalplanungssoftware eignen sich jedoch dafür, die Dienstplangestaltung und Einsatzplanung in nahezu jeder Branche zu vereinfachen. Zwei Beispiele für branchenspezifische Anforderungen sind zum Beispiel:
Großveranstaltungen sind sehr personalintensiv und es müssen verschiedenste Arbeitsbereiche abgedeckt werden. Von der Security über die Veranstaltungstechniker:innen bis hin zum Servicepersonal muss hier alles bestens koordiniert sein, damit der laufende Betrieb nicht gestört wird und die Sicherheit der Gäste gewährleistet ist. In einer entsprechenden App lassen sich mehrere Einsatzpläne parallel erstellen und verwalten.
Im Krankenhaus können lückenhafte Dienstpläne fatale Folgen haben. An einem Ort, an dem es um Leben und Tod geht, muss immer garantiert sein, dass genügend Personal vorhanden und bei kurzfristigen Änderungen und Abwesenheiten abrufbereit ist. Mit einer einfachen Tabellenkalkulation kommt die Personalplanung hier nicht weit. Mithilfe eines digitalen Programms können Engpässe und eine zu geringe Auslastung schon frühzeitig erkannt werden.
Die Personalplanungssoftware Teamhero wurde von Expert:innen entwickelt, die sich intensiv mit den Bedürfnissen und Ansprüchen von Personal- und Teamleiter:innen beschäftigt haben. Eine Entwicklung, Hand in Hand mit Kunden. Herausgekommen ist ein Tool, das die Personalplanung in nahezu allen Branchen, in denen Mitarbeiter:innen koordiniert und Dienstpläne erstellt werden müssen, erleichtert.
Nicht nur lässt sich kostbare Zeit einsparen, sondern auch die Effizienz und Zuverlässigkeit einer Schichtplanung mithilfe der App erhöhen. Denn nur wenn sich der Personalbedarf mit dem Arbeitsaufkommen deckt, arbeitet ein Unternehmen wirklich wirtschaftlich.
Teamhero ist daher mehr als ein Hilfsmittel, um Schichteinteilungen vorzunehmen und eine Mitarbeiterdatenbank zu erstellen. Es erhöht aufgrund seiner zahlreichen praktischen Funktionen sowohl die Produktivität als auch die Effizienz im Arbeitsalltag.
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Wir stellen Ihnen alle Funktionen kostenlos und unverbindlich vor. Danach testen Sie Teamhero selbst.
