Personalcontrolling: Definition, Aufgaben & Ziele

Personalcontrolling ist ein wichtiger Faktor zur Erreichung der Unternehmensziele. Doch wie genau wird dabei vorgegangen? Welche Methoden werden angewandt und was sind die relevanten Kennzahlen? In diesem Artikel beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen rund um das Thema Personalcontrolling – einfach und kompakt.

Was bedeutet Personalcontrolling eigentlich?

Personalcontrolling definiert einen wichtigen Punkt innerhalb des HR und der Unternehmensführung. Es besteht aus den primären Aspekten der Planung, Steuerung und Kontrolle innerhalb der Personalwirtschaft. Das Vorgehen besteht hauptsächlich darin, relevante, personalbezogene Daten zusammenzutragen, diese entsprechend aufzubereiten und zu analysieren.

Die finalen Kennzahlen dienen sowohl der Unterstützung personalrelevanter Entscheidungen als auch der Erreichung der strategischen Ziele des jeweiligen Unternehmens. Auch internationales Personalcontrolling spielt eine immer größer werdende Rolle.

Was sind die Methoden des Personalcontrollings?

Innerhalb der erfolgten Auswertungen im Personalbereich wird zwischen verschiedenen Arten von Personalcontrolling unterschieden, die wir nun vorstellen:

Quantitatives Personalcontrolling

Hier wird auf bereits erfasste Daten zurückgegriffen, etwa auf Daten der Personalstruktur oder Personalkosten.

Qualitatives Personalcontrolling

Hier werden „weiche Faktoren“ erfasst und bewertet, womit etwa die Mitarbeiter:innenzufriedenheit, die Mitarbeiter:innentreue oder auch die Entwicklung neuer Innovationen im Betrieb gemeint ist.

Strategisches Personalcontrolling

Hier geht es um den Blick auf die langfristige Strategie des Personalmanagements sowie um Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele.

Operatives Personalcontrolling

Innerhalb des operativen Personalcontrollings werden Chancen- und Risikenvergleiche durchgeführt, Trends beobachtet und mögliche Investitionen auf Ihren Nutzen bewertet. Die Zielerreichung liegt hier im kurz- bis mittelfristigen Bereich.

Personalcontrolling

Welche Ziele verfolgt Personalcontrolling?

Die Deutsche Gesellschaft für Personalführung e. V. beschreibt eines der Ziele des Personalcontrollings auf ihrer Homepage sehr schön: „Eine strategische Personalplanung hilft dabei, personellen Engpässen gezielt vorzubeugen und die Kompetenz der Belegschaft zu gewährleisten.“ Zusätzlich macht sie unter anderem eine frühzeitige Personalbedarfsplanung möglich und hilft damit, beim Recruiting Geld zu sparen.

Diese Beispielfragen spielen im Personalcontrolling eine Rolle

Die fertige Analyse sollte unter anderem die folgenden Fragen beantworten können:

  • Wie viele Mitarbeiter:innen hat mein Unternehmen?
  • Welchen Arbeitsstatus haben sie?
  • Welche Gehaltskosten liegen je Mitarbeiter:in zugrunde?
  • Wer erfüllt welche Funktionen?
  • Über welches Know-how verfügen die einzelnen Teammitglieder?
  • Wie zufrieden sind meine Mitarbeiter:innen?

Die Hauptziele des Personalcontrollings im Einzelnen

Das übergeordnete Ziel ist immer die Erreichung der Unternehmensziele. Die einzelnen Hauptziele des Personalcontrollings lassen sich in die folgenden Punkte gliedern:

Informieren

Strategisch zu treffende und getroffene Entscheidungen gilt es vor- und nachzubereiten. Die Kostenstruktur innerhalb der Personalarbeit sollte transparent zwischen den ausgewählten Personen kommuniziert werden. Alle Prozesse werden besprochen und genau dokumentiert.

Koordinieren und integrieren

Innerhalb aller Entscheidungen des Personalwesens und der Betriebsarbeit sollte eine gute Abstimmung mit den einzelnen Fachbereichen erfolgen.

Planen

Hier geht es um die vorausschauende Planung innerhalb der Personalwirtschaft. Fortlaufende Entwicklungen und Trends müssen beobachtet und bewertet werden. So können Chancen und Risiken abgewogen sowie mögliche Probleme frühestmöglich erkannt und aus dem Weg geschafft werden. Ein effizientes Planungs-Tool liefert hierbei wertvolle Unterstützung.

Kontrollieren

An dieser Stelle wird eine geeignete Software genutzt, um die relevanten Werte zu erfassen, Kennzahlen auszuarbeiten und nachhaltig zu überwachen. Hier kommen diverse Kontrollarten zum Einsatz.

Steuern

Die Steuerung legt den Beitrag des Personalwesens zur Erreichung des langfristig gesetzten Unternehmensziels offen.

Welche Aufgaben hat Personalcontrolling?

Die im vorangegangenen Abschnitt genannten Ziele gehen Hand in Hand mit den Aufgaben des Personalcontrollings.

Allgemeine Aufgaben der Personalplanung

Alle Prozesse, Verfahren und auch Einzelprojekte, die in der Personalabteilung ausgeübt werden, müssen stets auf die Erreichung der Unternehmensziele hinarbeiten. Daher ist die fortlaufende Kontrolle und Risikobewertung aller Maßnahmen ein essenzieller Bestandteil. Das betrifft etwa die Personalplanung oder das Recruiting neuer Mitarbeiter:innen.

Aufbereitung relevanter KPI und Qualitätskontrolle

Einer der Hauptaufgaben innerhalb des Personalcontrollings ist die Bereitstellung relevanter, personalbezogener KPI. Diese liefern dem Management wertvolle Unterstützung für wichtige, strategische Entscheidungen in der Unternehmensführung. In den Bereich der Qualitätskontrolle fällt zudem die Aufgabe der Sicherung des direkten Informationsflusses durch alle relevanten Abteilungen.

Sammlung und Bereitstellung personalbezogener Daten

Ein weiterer entscheidender Punkt innerhalb des Personalcontrollings ist die Evaluierung von Daten, die das Personal betreffen. Hier geht es sowohl um die Anzahl der Mitarbeiter:innen, ihre Einsatzzeiten, -orte und Kosten als auch relevante Eigenschaften von Mitarbeiter:innengruppen in Bezug auf ihre Ausbildung und (speziellen) Fähigkeiten. Stets im Auge behalten werden auch die übergreifenden Entwicklungen im Personalbereich.

Was sind die Instrumente des Personalcontrollings?

Im Personalcontrolling finden diverse Ansätze Anwendung. Zu den wichtigsten Instrumenten zählen die folgenden:

Befragungen der Mitarbeiter:innen

Das klassische Instrument richtig angewandt lässt aussagekräftige Schlüsse auf die Stimmung im Unternehmen, die Zufriedenheit und -loyalität der Mitarbeiter:innen zu.

Benchmarks und Vergleiche

Mit diesem Instrument werden Soll-Ist- (Planabweichungen), Ist-Ist- (Zeit), Wird-Ist- (Prognosen) oder Ist-Wird-Vergleiche (Prämissen) durchgeführt. Als Grundlage dienen interne und externe Vergleiche, zum Beispiel mit anderen Abteilungen, Standorten oder Unternehmen.

Zeitreihen

Sie dienen zur Auswertung von Maßnahmen und Strategien. Betrachtet werden prognostizierte Trends und Entwicklungen.

Human Resource Due Diligence und HR Audits

Innerhalb dieses Tools werden Personalressourcen hinsichtlich der geschäftlichen Entwicklung abgeglichen. Hierunter fallen unter anderem Arbeitsprozesse oder Fakten innerhalb der Unternehmenskultur. Damit können wiederum Chancen und Risiken abgewogen werden. Beispielfragen könnten sein: „Sind alle Schlüsselpositionen bestens besetzt?“, oder „Wie motiviert sind meine Mitarbeiter:innen?“

Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard ist speziell auf den HR-Bereich ausgerichtet. Sie dient zur Definition relevanter KPI im HR-Bereich.

Wichtig zu erwähnen ist, dass Personalcontrolling den Fokus zwar immer auf die Personenebene, jedoch bewusst nicht auf die Daten einzelner Mitarbeiter:innen legt. Entscheidend für die Datenerfassung sind ausschließlich relevante Mitarbeiter:innengruppen oder die gesamte Belegschaft.

Was sind die wichtigsten Kennzahlen im Personalcontrolling?

Im Folgenden ein Auszug der wichtigsten KPI, gegliedert nach Prozess:

Recruiting

  • Dauer der Bewerbungsprozesse (Durchschnitt)
  • Bewerberanzahl
  • Kosten der Rekrutierungsverfahren

Personalbedarf

  • Netto-Personalbedarf
  • Anteil von beschäftigten Frauen
  • Anteil von Beschäftigten mit besonderen Bedürfnissen

Personaleinsatzplanung

  • Durchschnittlich geleistete Mehrarbeit
  • Durchschnittlich gearbeitete Zeit zur Erreichung geforderter KPI (z. B. Umsatzziele)

Mitarbeiter:innenbindung

  • Fluktuationsrate
  • Durchschnittsgehalt
  • Krankheitsquote
  • Erfolgsbeteiligung pro Mitarbeiter:in

Personalentwicklung

  • Altersgruppen
  • Ausbildungsquote
  • Gehaltsentwicklung
  • Weiterbildungsstruktur

Welche Daten im Einzelnen erhoben werden, kann je nach Betrieb variieren, da letztlich die individuellen Unternehmensziele im Vordergrund stehen.

Fazit

Ohne Personalcontrolling kommt heutzutage kein Unternehmen aus. Es liefert dem Management wichtige Kennzahlen, ohne die die Umsetzung von Maßnahmen zur Erreichung des Unternehmensziels kaum möglich wäre. Innerhalb des Personalcontrollings wird informiert, koordiniert, geplant, kontrolliert und gesteuert.

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Als Grundlage der Auswertungen gilt es, große Datenmengen an Personalwissen zu erfassen und aufzubereiten. Gerade innerhalb personalintensiver Unternehmen wie Sicherheitsunternehmen, Promotion-, Hostess- oder Eventagenturen kann das eine zeitfressende Herausforderung sein. Ab sofort aber nicht mehr.

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