Personalbedarfsplanung: Definition, Aufgaben & Ziele

Die Personalbedarfsplanung bildet das Herzstück einer effizienten und wettbewerbsfähigen Personal- und Unternehmensplanung. Doch welche Aspekte umfassen eine gute Personalbedarfsplanung eigentlich? Wie setzt man sie auf? Und welche Methoden gibt es? Wir zeigen es Ihnen.

Wie definiert sich die Personalbedarfsplanung?

Mit der Personalbedarfsplanung errechnet sich der individuelle Bedarf an Mitarbeitern, der für einen bestimmten Betrieb notwendig ist, um alle aktuell oder zukünftig geplanten Arbeitsmengen erledigen zu können.

Im gleichen Zuge muss mit demselben Personalbestand das langfristige Unternehmensziel erreicht werden können. Die Personalbedarfsplanung setzt sich primär aus dem aktuellen Personalbestand sowie der quantitativen und qualitativen Bedarfsplanung zusammen.

Welche Aufgaben und Ziele hat die Personalbedarfsplanung?

Eine Personalbedarfsplanung zeigt auf, wie viele (Anzahl) und welche (Qualifikation, Know-how) Mitarbeiter wann, wo und zu welchen Personalkosten zum Einsatz kommen. Dabei wird je nach Betrieb nach Wochen, Tagen, Stunden oder innerhalb der Eventbranche oft sogar per Live-Einsatz geplant.

Die Vorteile einer guten Personalbedarfsplanung

  • Sowohl frühzeitiger als auch kurzfristiger Reaktionsspielraum
  • Bessere Übersicht über Personalkosten und Einsparungsmöglichkeiten
  • Entwicklung einer gesunden Personalstruktur
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Optimierung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit am Markt

Was ist die qualitative Personalbedarfsplanung?

Hier geht es darum herauszufinden, welche Qualifikationen und Fähigkeiten Ihre Mitarbeiter haben sollten, um die gestellten Anforderungen und Aufgaben bewältigen zu können. Dazu zählen je nach Unternehmen etwa der Schulabschluss und/oder die Aus- und Weiterbildungen der Belegschaft oder der zukünftigen Bewerber.

So hat die qualitative Personalbedarfsplanung einen wesentlichen Einfluss auf das Anforderungsprofil Ihrer Stellenausschreibungen. Qualitative Voraussetzungen sollten dabei auch auf die Zukunft hin betrachtet werden. Wichtige Punkte sind hierbei unter anderem die steigenden Anforderungen hinsichtlich des Verständnisses zukünftiger technologischer Systeme sowie branchenrelevante Marktanforderungen.

Was ist die quantitative Personalbedarfsplanung?

Die quantitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie viele Arbeitskräfte eingestellt werden müssen, um die von Ihnen festgelegten Unternehmensziele sowohl kurz-, mittel- als auch langfristig zu erreichen. Hierbei entscheidet sich neben der direkten Anzahl und Positionen auch das Arbeitszeitmodell.

Die quantitative Personalplanung ist sehr individuell auf das Unternehmen zu richten. Dabei können recht viele Kriterien wichtig sein. Gerade etwa Eventagenturen stellt diese Planungsart vor eine besondere Herausforderung, bei welcher Ihnen die Teamhero-Sofware effektiv unter die Arme greifen kann.

Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es?

Gleich vornweg: Es gibt nicht die eine Methode der Personalbedarfsplanung. Vielmehr gibt es gleich mehrere Vorgehensweisen, die jede für sich genommen die individuell beste für Ihr Unternehmen darstellen kann. Oftmals macht auch eine Kombination mehrerer viel Sinn.

Grundlegend unterscheidet man dabei analytische und summarische Verfahren voneinander.

Beispiele summarischer Berechnungsgrundlagen

Summarische Methoden lassen, wie der Name bereits vermuten lässt, errechnete Zahlen über den Personalbedarf entscheiden. Einige Beispiele:

Statistik

Bei dieser gängigen Berechnungsmethode wird auf betriebswirtschaftliche Zahlen zurückgegriffen. Die Bemessungsgrundlage der benötigten Mitarbeiteranzahl wird am Umsatz des Unternehmens gemessen.

Analogie

Bei dieser Vorgehensweise wird der mögliche Mitarbeiterbedarf einer Abteilung mit der Mitarbeiteranzahl einer anderen Abteilungen verglichen, die ähnliche Aufgabenstellungen zu bewältigen hat.

Leistungsspanne

Hier werden bestimmte Richtwerte als Basis genommen, wie viele Mitarbeiter von einer Führungskraft unter den besten Voraussetzungen maximal geleitet werden können. Diese Berechnung wird dann auf die jeweilige Abteilung angewandt.

Schlüsselzahlen

Vielen ist der pädagogische Betreuungsschlüssel aus dem Kindergarten oder der Schule ein Begriff. Einen solchen wendet man bei dieser Methode auf eine Abteilung an.

Beispiele analytischer Berechnungsgrundlagen

Mit analytischen Methoden wird vermehrt ein Augenmerk auf die Tätigkeiten selbst gelegt.

Laufzettel-Methode

Durch die Zeiterfassung aller Mitarbeiter an ein und demselben Projekt wird ausgewertet, wie viel Zeit und somit Arbeitskräfte benötigt werden.

Selbstaufschreibung

Sie funktioniert im Prinzip wie die Laufzettel-Methode. Der Unterschied: Es gibt mehrere Laufzettel (heute normalerweise digitaler Natur), und zwar einen pro Mitarbeiter. Diese Zahl wird meist pro Kunde oder/und Projekt erfasst.

Analytisches Schätzverfahren

Dieses funktioniert wie die Laufzettel-Methode bzw. Selbstaufschreibung, mit dem entscheidenden Unterschied, dass eine außenstehende dritte Person die Beobachtungen durchführt und notiert.

Analytisches Schätzverfahren

Dieses stellt eine Kombination aus der analytischen und summarischen Methodik dar. Hierbei werden bestimmte Auswertungen wie Arbeitszeiten pro Projekt hergenommen und mit Schätzungen von verschiedenen Mitarbeitern verglichen.

Wie berechne ich den passenden Personalbedarf?

Die Berechnung lässt sich am besten anhand eines Beispiels beschreiben.

Berechnung des Bruttobedarfs

Der Einsatzbedarf beträgt 300 Mitarbeiter. 30 Mitarbeiter sind für den kurzfristigen Ersatz bei Ausfällen eingeplant.

300 + 30 = 330

→ Der Brutto-Personalbedarf beträgt 330 Mitarbeiter.

Berechnung des Nettobedarfs

Der errechnete Bruttobedarf beträgt 330 Mitarbeiter. Für die kommende Eventsaison zwischen Juni und September haben sich davon 310 Mitarbeiter als fix verfügbar gemeldet. Um den erhöhten Anfragen nachzukommen, sollen 30 neue Mitarbeiter rekrutiert werden. 10 Mitarbeiter haben gekündigt und werden für zukünftige Projekte nicht mehr zur Verfügung stehen.

330 – 310 + 30 – 10 = 40

→ Der Netto-Personalbedarf beträgt 40 Mitarbeiter.

Bitte beachten Sie, dass dieses Beispiel zum einfachen Verständnis natürlich äußerst simpel gehalten ist. In der Realität sieht die Berechnung oft um einiges komplexer aus. Insbesondere Unternehmen im Eventbereich können ein Lied davon singen, wie wichtig die Einplanung von genügend flexiblen und gut ausgebildeten Ersatzkräften ist.

Personalbedarfsplanung für Events und mehr – mit Teamhero

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  • Erstellung von Feinplanungen mit zeitlichen sowie örtlichen Einsatzdetails der einzelnen Mitarbeiter (z. B. Mitarbeiter A an Stand B der Messehalle zwischen 14.00 und 16.00 Uhr)
  • Verknüpfung und automatische Zuweisung von Jobs über mehrere Tage mit ein und demselben Mitarbeiter
  • Kopplung mit dem Mitarbeiterportal, dadurch übersichtliche Darstellung und Berücksichtigungsmöglichkeit der Abwesenheits- oder Wunscharbeitszeiten des Personals
  • Diverse Filtermöglichkeiten der Einsatzplanung, etwa nach Wochen- oder Tagesansicht
  • Einbindungsoption des aktuellen Wetterberichts für Außenveranstaltungen
  • Kurzfristiger Jobtausch und direkte Aussendemöglichkeit von Briefings mit Rückbestätigungsfunktion

Das Beste: Eine solche aufgeführte Personaleinsatzplanung dauert mit Teamhero nur wenige Sekunden. Darüber hinaus ist eine Arbeitszeiterfassung über dasselbe Tool möglich – in Echtzeit.

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