Meetings effizient und effektiv gestalten


Ob man nun Meeting oder Besprechung sagt, das ist egal. Wichtig ist: Wie bringe ich ein Meeting gut über die Runden, ohne dabei zu viele Leute zu involvieren und die Gesprächsrunde zu überziehen? Mit den folgenden Tipps haben wir die Antworten für diese Frage parat.

Vorbereitung eines Meetings

Ein Meeting ohne Vorbereitung ist kein Meeting, sondern ein chaotisches Treffen, das Leute nervt, wertvolle Arbeitszeit vernichtet und wenig Erkenntnisse für die Teilnehmer generiert. Es bedarf also einer einfachen, aber guten Vorbereitung.

Die erste Frage, die man sich selbst stellen sollte, bevor man Besprechungen einberuft: Ist das wirklich notwendig oder kann man die Themen auch per Mail abarbeiten?

Wenn man doch feststellt, das ein Meeting unabdingbar ist, dann stellt sich die nächste Frage nach dem Ziel eines Treffens mit den Kollegen oder Geschäftspartnern. Was will ich erreichen? Diese Frage muss zuerst geklärt werden. Denn daraus resultiert eine dringend notwendige Agenda. Mit einer sauberen Liste mit Tagesordnungspunkten kann man wichtige Themen nicht vergessen.

Gleichzeitig muss man sich selbst fragen: Wer soll an dem Meeting teilnehmen? Große Gesprächsrunden brauchen viel Zeit. Es bietet sich also an, den Einladungsverteiler so klein, wie möglich zu halten. Ein Gespräch sollte von Verantwortlichen der notwendigen Abteilungen bzw. Geschäftspartner geführt werden. Diese tragen Sorge dafür, dass ihre Teammitglieder nach dem Termin über die Ergebnisse und weiteren Schritte informiert werden.

Darüber hinaus muss man die Rollen in einem Termin für sich definieren. Wer schreibt das Protokoll, wer führt durch das Meeting und moderiert die Diskussionen.

Das Wann und Wo eines Termins sollte man ebenfalls nicht unterschätzen. Ein Treffen am Freitagnachmittag dürfte die meisten Teilnehmer nicht gerade motivieren. Treffen in der Mittagspause ebenfalls nicht. Die Ausnahme bildet hier sicherlich ein Geschäftsessen.

Auch der Ort entscheidet über die Qualität der Ergebnisse einer Besprechung. Ein aufgeräumter, gut gelüfteter Raum mit guter Technik, wie Beamer und Co, sorgt für gute und konzentrierte Atmosphäre. Dann klappt es auch mit den inhaltlichen Zielen.

Zu einer guten Vorbereitung gehört also, diese Fragen sinnvoll für sich zu beantworten:

1. Ist ein Treffen notwendig oder kann man die Themen auch per Mail oder einem Telefonat klären?
2. Wie lautet das Ziel meines Meetings?
3. Wer muss an der Besprechung teilnehmen?
4. Wer übernimmt das Protokollieren des Treffens?
5. Wer ist die Person, die die Moderation übernehmen kann?
6. Wo ist der passende Ort für die Gesprächsrunde?
7. Wann ist der richtige Zeitpunkt für diesen Termin?
8. Wann wird das Meeting beendet?

Hat man für diese Fragen die passenden Antworten, dann sollte die entsprechend motivierend formulierte Einladung mit allen wichtigen Punkten aufgesetzt werden. Neben dem Ort, der Zeit, den Zuständigkeiten und der Tagesordnung sollte in der Einladung klar werden, welche Informationen die Teilnehmer selbst beisteuern sollten. Welche Zahlen oder Projektberichte sind wichtig? Gibt es Ergebnisse aus dem letzten Meeting, die diskutiert werden sollten?

Bonus-Tipp: Eine Einladung sollte so kurz wie möglich und so detailliert wie nötig formuliert werden. Alles klar? Na dann kann es ja losgehen.

Während des Meetings

Ist das Meeting gut vorbereitet worden, so dürfte es deutlich weniger Probleme während der Runde geben. Die Tagesordnungspunkte sollten Stück für Stück abgearbeitet werden. Hier hilft es, wenn man sich an die Agenda wirklich hält und diesen Ablauf auch so einfordert.

Aufkommende Diskussionen sollten zielführend moderiert werden. Entstehen einzelne Fragestellungen in den Gesprächen, sollten diese dokumentiert und mit den Betroffenen anschließend geklärt werden. Ausufernde Diskussionen und persönliche Befindlichkeiten sind oft kontraproduktiv. Je deutlicher man die Ziele des Termins im Auge behält, desto effizienter kommt man durch die Diskussionen.

In den meisten Fällen kristallisieren sich in Meetings neue Aufgaben heraus. Hierfür ist es wichtig, dass die Verantwortlichkeiten im Termin geklärt, die Aufgabenziele definiert und Deadlines benannt werden. Das gibt allen Beteiligten Verbindlichkeit und sorgt für Klarheit.

In beinahe jedem Termin müssen auch kritische Punkte angesprochen werden. Kritik ist notwendig. Sie muss jedoch fair formuliert werden. Es hilft keinem Menschen, wenn er gedemütigt wird. Wird Kritik sachlich formuliert und werden Lösungsvorschläge geboten und diskutiert, so bringt das allen Betroffenen mehr, als eine Standpauke des Chefs.

Gleichzeitig bietet sich in einem Meeting auch jede Menge Raum für Lob. Ob Einzel- oder Gruppenleistung – es freut Menschen, wenn sie mit Lob bedacht werden. Wertschätzung ist motivierend. Sie sorgt für ein gutes Gefühl bei der Arbeit.

Last but not least: Am Ende einer Sitzung darf das Fazit nicht fehlen. Hinter jedem Tagesordnungspunkt sollte ein Ergebnis stehen. Das kann der Abschluss eines Projektabschnittes sein, eine neue Aufgabe, ein angepasstes Ziel oder auch eine neu zu klärende Frage. Wichtig ist, dass das jeweilige Fazit für einen Punkt auf der Liste auch in der Runde kommuniziert und anschließend protokolliert wird.

Bonus-Tipp: Es hilft immer, wenn man ein Treffen mit etwas Positivem beendet, selbst wenn es im Termin auch schwierige Diskussionen gab.

Nachbereitung des Meetings

Jedes Treffen ist nur so gut, wie die entsprechende Nachbereitung. Wenn man für sich folgende Fragen sorgfältig beantworten kann, dann fällt es nicht schwer, das Protokoll entsprechend zu ergänzen, bevor man es an die Runde der Teilnehmer weiterleitet und sich noch mal für das Gespräch bedankt.

1. Welche Ziele habe ich erreicht, welche habe nicht erreicht?
2. Welche neuen Aufgaben bzw. Zuständigkeiten haben sich ergeben?
3. Wurden entsprechende Deadlines verbindlich gesetzt?
4. Gibt es Personen außerhalb der Gesprächsrunde, die informiert werden sollten?
5. Welche kritischen Punkte sollten in weiteren Meetings oder Gesprächen behoben werden?
6. Kann man beim nächsten Treffen noch etwas verbessern?

Hat man die Antworten für diese Fragen für sich klären können, so kann man getrost die nächsten Aufgaben in Angriff nehmen und das Meeting im eigenen Kopf abhaken.

Bonus-Tipp: Widmet man sich direkt nach dem Meeting der Nachbereitung, hat man das Geschehen noch präsent und kann sich vertiefende Notizen dazu machen. Oft sind es Kleinigkeiten, die sonst auf der Strecke bleiben, wenn man sich erst sehr viel später um die Nachbereitung des Termins kümmert.

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