Workforce Planning

Was ist Workforce Planning?

Workforce Planning ist der englische Begriff für Personalplanung. Damit beschreibt er sämtliche Aktivitäten und Fragestellungen zur kurz-, mittel- und langfristigen Organisation von Personal eines Unternehmens oder einer Organisation. Es umschließt auch die qualitativen und quantitativen Fragen. Erstmalig beginnt Personalplanung unmittelbar mit Gründung eines Unternehmens.

Seit 2011 Jahren ist die Anzahl unbesetzter Stellen in Deutschland stetig gestiegen – Statista. Es ist daher sichtbar, dass es immer schwieriger wird, die richtigen Mitarbeitenden zu finden und anzustellen. Daher nimmt die Bedeutung einer effizienten Personalplanung zu.

Sind Workforce Planning und Personalplanung dasselbe?

Ja, Workforce Planning ist der englische Begriff für Personalplanung.

Strategische vs. operative Personalplanung?

Wie viel Personal benötigt eine Unternehmung in den nächsten Monat? Wie hoch ist die Krankenquote? Warum ist sie so hoch? Welche Kompetenzen haben die Mitarbeitenden? Welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen in der Zukunft?

Diese Fragen geben nur einen kleinen Einblick in die Fragestellungen rund um die professionelle Personalplanung. Hierbei wird in zwei Teildisziplinen unterschieden:

Strategische Personalplanung

Die strategische Planung zielt auf die langfristige Personalsituation eines Unternehmens ab. Es werden hier Fragen beantwortet, w. z. B.: Welche Kompetenzen benötigen die Mitarbeitenden für zukünftige Produkte und Märkte? Wie wird sich der Personalmarkt entwickeln? Was kann das Unternehmen tun, um attraktiv zu sein und zu bleiben? Wie hoch ist die Fluktuations- und Krankenquote? Was kann getan werden, um diese Werte zu verbessern? Im Kern werden die strategischen Unternehmensziele in Bezug auf das Personal abgeglichen.

Operative Personalplanung

Die operative Planung betrachtet die kurzfristigen Prozesse innerhalb der Organisation rund um das Personal. Werden alle Stellen besetzt? Wird das Personal effektiv eingesetzt? Können alle Dienstleistungen bzw. Produkte produziert, vermarktet und verkauft werden? Wie hoch ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Im Kern sorgt die operative Personalplanung für den aktiven und reibungslosen Betrieb des Unternehmens.

Die Phasen des Workforce Planning?

Eine nachhaltige Personalplanung unterteilt sich in mehrere Phasen und Arbeitsschritte, die als ständiger Kreislauf dafür sorgen, das richtige Personal zur richtigen Zeit zu haben.

1. Analyse der Organisationsstruktur und Strategie

In dieser Phase wird der aktuelle Stand des Personals in Bezug auf Menge und Qualität analysiert. Gezielt wird nach Möglichkeiten gesucht, das eingesetzte Personal noch effektiver einzusetzen. Als Referenz werden immer die Unternehmensziele in Betracht gezogen. Daher beinhaltet diese Phase auch eine strategische Komponente.

2. Analyse der Mitarbeiterfähigkeiten

In dieser Phase wird die Belegschaft unter die Lupe genommen. Welche Fähigkeiten – auch Skills genannt – sind in der Organisation vorhanden, wie ist die Mitarbeiter:innenzufriedenheit, wie hoch ist die Fluktuation und warum kündigen Mitarbeitende. Damit wird die Ist-Situation in Bezug auf Personal für das Unternehmen sichtbar.

3. Strategische Planung notwendiger Fähigkeiten

Welche Unternehmensziele sollen erreicht werden? Welche Fähigkeiten, Skills bzw. Kompetenzen benötigt das Unternehmen dafür? Ab wann müssen diese verfügbar sein? Wird sich der Markt und damit die Bedürfnisse für Mitarbeitende oder Kunden ändern? In dieser Phase werden die Unternehmensziele sowie Unternehmensbedürfnisse prognostiziert. Dies ist die Soll-Planung.

4. Identifizierung von Fähigkeitslücken

Durch den Vergleich der Ist- mit der Soll-Situation werden Fähigkeitslücken identifiziert. In dieser Phase wird herausgefunden, welche Bereiche bzw. welche Mitarbeitende fehlende oder zu gering ausgeprägte Fähigkeiten haben. Talent Management ist ein weiteres Werkzeug, diese Lücken zu schließen.

5. Schließen von Fähigkeitslücken

Nach der Identifizierung von Fähigkeitslücken gilt es zu definieren und umzusetzen, wie diese Lücken geschlossen werden. Welche Weiterbildungen müssen durchgeführt werden? Müssen ggfls. neue Stellen geschaffen und besetzt werden? Auch die Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit sowie Reduzierung der Fluktuationsquoten können durch gezielte Maßnahmen verbessert werden.

6. Kontinuierliche Kontrolle

Der regelmäßige Abgleich zwischen den strategischen Unternehmenszielen und der Ist-Situation der Belegschaft zeigt auf, welchen Fortschritt die Maßnahmen bringen und wie effektiv sie wirken. Sind die Fähigkeiten jetzt vorhanden? Ist die Mitarbeiter:innenzufriedenheit gestiegen? Ist die Fluktuation gesunken? Durch regelmäßige Kontrolle kann proaktiv eingegriffen werden, sollte sich keine Entwicklung abzeichnen.

Zusammenfassung

Um strategische Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen, ist Workforce Planning bzw. Workforce Management eine wichtige Grundlage. Alle auf Personal bezogenen Prozesse wie Planung, Organisation, Zeiterfassung, Bedarfsplanung u. v. m. werden damit abgebildet. Sie bieten gute Steuermöglichkeiten, das gewünschte Ziel zu erreichen.

Durch eine kontinuierliche Kontrolle zwischen Soll-Planung und Ist-Situation können schnell Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden, um eine positive Geschäftsentwicklung zu fördern. Aufgrund der regelmäßigen Analyse z. B. durch Interviews oder Umfragen wird auch das Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sicht- und nahbarer. Damit werden langfristige Beziehungen aufgebaut, die das Unternehmen nachhaltig stärken.