Mitarbeiterportal

Was ist ein Mitarbeiterportal?

Ein Mitarbeiterportal – auch Mitarbeiter-Self-Service-Portal genannt, beschreibt den Zugang von Mitarbeitenden zu einer Onlineplattform, auf der sie viele administrative Aufgaben aus der Personalverwaltung eigenständig erledigen können. Dies kann unter anderem die Arbeitsplanung, Abwesenheitsverwaltung, Arbeitszeiterfassung, Kommunikation, Wissens-, Dokumenten- sowie Aufgabenverwaltung umfassen. Oft wird ein Mitarbeiterportal auch als Employee Self Service (ESS) bezeichnet.

Mitarbeiterende haben durch ein online basiertes Mitarbeiterportal eigenständig und rund um die Uhr die Möglichkeit auf ihre Informationen zuzugreifen ohne dabei auf die Unterstützung aus der Personalabteilung angewiesen zu sein. Dadurch ist die mitarbeitende Person flexibler in der Verwaltung der eigenen Daten und Informationen. Überdies wird die Belastung von Personalabteilungen stark reduziert, da unnötige Anfragen w.z. B. Bereitstellung von Gehaltsnachweisen oder Einreichung von Abwesenheitsanträgen automatisiert und digitalisiert erfolgen.

Was ist ein Mitarbeiter-Self-Service?

Unter Mitarbeiter-Self-Service versteht man die digitale Selbstbedienung von Arbeitnehmer:innen in Bezug auf administrative Verwaltungsaufgaben des Personalmanagements, unabhängig von Öffnungszeiten und Erreichbarkeiten der Personalabteilung. Rund um die Uhr können Mitarbeitende über ihre Daten verfügen, Abwesenheiten beantragen, sich auf Jobs bewerben, Wunscharbeitszeiten beantragen, Dokumente herunterladen oder wichtige Informationen an das Unternehmen weitergeben.

Welche Vorteile hat ein Mitarbeiterportal?

Reduzierte Kosten

Da Mitarbeitende selbstständig im Zuge der Selbstbedienung administrative Aufgaben übernehmen können, reduziert sich spürbar der Arbeitsaufwand für Personalabteilungen. Insbesondere wiederkehrende Aufgaben wie die Bereitstellung von Lohnabrechnungen oder die Organisation von Abwesenheiten ist oft abstimmungs- und zeitaufwendig. Durch digitale und automatisierte Prozesse werden diese Abläufe spürbar vereinfacht und verkürzt.

Mehr Flexibilität

Da viele Mitarbeitende ein eigenes Mobiltelefon mit Internetempfang haben, ist es möglich auch Zugriff auf die Self-Service-Dienste von überall und zu jederzeit zuzugreifen. Damit ist es auch für die Mitarbeitenden möglich, egal wann und an jedem Ort auf ihre Daten zuzugreifen. Das erhöht die Zufriedenheit und Flexibilität aller Beteiligten. Denn so können auch Personalplaner von überall arbeiten und ihr administrativen Aufgaben dezentral erledigen.

Mehr Beteiligung bzw. Eigenverantwortung

In dem Moment, in dem Mitarbeitende die Möglichkeit haben auf Daten und Informationen zuzugreifen und ggfls. diese auch zu verändern, übergibt das Unternehmen mehr Selbstbestimmung zurück. Dadurch fühlen sich Mitarbeitende freier und haben mehr Kontrolle über ihre Pläne und Daten. Das stärkt die Mitarbeiterbeteiligung, erfordert jedoch auch die Eigenverantwortung jedes Einzelnen.

Verbesserter Datenschutz und Datensicherheit

Wenn Daten zentral und an einem geschützten Ort liegen, steigt die Sicherheit. Der Grund ist, dass Einzelinformationen dann nicht unnötig über unterschiedlichen Medien hinweg geteilt werden müssen. Denn alle Informationen befinden sich digital, in Echtzeit und einmalig an einer zentralen Stelle. Dies reduziert mögliche Sicherheitslücken w.z. B. E-Mails, die an falsche Empfänger gehen, Dateien auf Laufwerken, die mit falschen Personen geteilt werden oder Papierakten, die ggfls. nicht ausreichend geschützt sind. Das Schutzniveau eines Rechenzentrums übersteigt oft weit die Sicherheitsanforderungen im Vergleich zu Personakten im Aktenschrank, der offen im Büro steht. Daher kann ein Mitarbeiterportal den Datenschutz und die Datensicherheit stärken.

Höhere Geschwindigkeit

Durch die mobile Nutzung kann jederzeit asynchron kommuniziert und reagiert werden. Über automatische Kommunikationsprozesse z. B. E-Mails oder Benachrichtigungen können schnell notwendige Informationen zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in ausgetauscht werden. Das erhöht die Geschwindigkeit in der Abarbeitung administrativer Personalprozesse. Die Herausforderungen des »Hinter Daten hinterher Laufens« können so drastisch verkürzt werden und sind auch nicht mehr ortsgebunden.

Was kann in einem Mitarbeiterportal gemacht werden?

In umfassenden Personalmanagementlösungen w. z. B. Teamhero übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:

• Eigene Kontaktdetails ergänzen und aktualisieren
• Abwesenheitsanträge stellen und einsehen
• Dokumente bereitstellen und verwalten
• Auslagen erfassen und Erstattung beantragen
• Lohnnachweise einsehen und herunterladen
• Wunscharbeitszeiten teilen
• Nachrichten mit Verantwortlichen austauschen
• Einsatzplan / Schichtplan einsehen
• Sich auf offene Schichten bewerben
• Arbeitszeiten erfassen
• Qualitatives Feedback zu Schichten geben
• Als Freelancer Rechnungen bereitstellen
• An Umfragen teilen
• Über wichtige Unternehmensinformationen informieren
• Kommunikationseinstellungen treffen
• u. v. m.