Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird mittlerweile auch häufig „Onboarding“ genannt. Dabei geht es darum, den Neuzugang im Unternehmen schnell zu integrieren und wie der Name schon sagt einzuarbeiten.

Der Einarbeitungsplan

Der Einarbeitungsplan gehört in das Einarbeitungskonzept für die Personaleinführung. Die soziale und fachliche Eingliederung eines neuen Mitarbeiters nennt man demnach Einarbeitung. Während dieser Zeit werden neue Teammitglieder an ihre Aufgabenbereiche, die Unternehmenskultur und das eigene Team herangeführt. Außerdem soll die Einarbeitungszeit dafür genutzt werden, sich mit der Organisation vertraut zu machen.

Dauer der Einarbeitung

Wie lange die Einarbeitung dauert, ist ganz individuell und hängt von Faktoren wie der Stelle oder dem Unternehmen ab. Demnach kann es einige Tage, Wochen oder gar mehrere Monate dauern bis ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet ist.

Aus diesem Grund ist sie so wichtig

Es gibt immer noch viele Unternehmen, die ihre neuen Mitarbeitenden ins kalte Wasser werfen und sich selbst überlassen. Getreu dem Motto: „Das bekommen die schon allein hin.“ „Learning by doing“ ist ebenso eine Aussage, die immer wieder gerne genannt wird.

Letztendlich bringt dies aber nicht viel und hat mit einer guten Einarbeitung wenig zu tun. Werden die neuen Teamkollegen sich selbst überlassen, dann kostet das in der Regel nur kostbare Zeit und Geld. Durch solche Prozess kommt es nicht selten dazu, dass neue Kollegen unnötige Fehler machen, häufig nachfragen und passende Ansprechpartner recherchieren. Außerdem schränkt dies auch schon ihre Arbeitsqualität ein.

Obendrein kann eine fehlende Einarbeitung sich negativ auf die intrinsische Motivation auswirken und den frischen und neuen Elan beeinträchtigen. So kann es schon während der Probezeit dazu kommen, dass neue Kollegen schnell wieder kündigen.

Wer ist bei der Einarbeitung dabei?

Zum Einarbeitungsplan gehört meist ein Übergabe- oder Einarbeitungsgespräch. Daran nehmen häufig der ausscheidende Mitarbeitende sowie der Nachfolger teil. Zudem ist es sinnvoll, wenn ein Vorgesetzter, die Teamleitung oder auch ein Teamkollege an den Gesprächen beteiligt ist.

Besonders gut ist, wenn neue Kollegen direkt auf Teammitglieder treffen, mit denen sie in Zukunft viel und eng zusammenarbeiten sollen.

In einigen Fällen ist es jedoch ratsam, den neuen Kollegen vom Gespräch mit dessen Vorgänger auszuschließen. Dies ist vor allem der Fall, wenn die Trennung unfreiwillig ist. Hier kann der ausscheidende Mitarbeitende vorab eine Checkliste oder Übergabe schreiben und diese an die Teamleitung weitergeben.

Ablauf der Einarbeitung

Nachfolgend bilden wir die klassischen 3 Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ab:

1. Begrüßung

Allerspätestens am 1. Arbeitstag erhält der neue Kollege ein herzliches Willkommen. Zur Begrüßung gehört auch die Vorstellung im Team. Dort erfahren neue Kollegen die Namen, Ansprechpartner, Rollen sowie die Organisationsstruktur.

2. Aufgaben & Prozesse

Als Nächstes werden dem neuen Teammitglied seine genauen Aufgaben vermittelt. Obendrein sind wichtige Arbeitsabläufe sowie Prozesse zu klären. Folgende Themen sind dabei anzusprechen:

Arbeitszeiten
Pausenregeln
Zeiterfassung
Urlaubsplanung
Verhalten bei Krankheit
Ansprechpartner
Leistungsmaßstäbe
Räumlichkeiten wie Toiletten, Kaffeeküche, Kantine

3. Arbeitsplatz

Zum Schluss erhält der neue Kollege eine Einweisung in seinen Arbeitsplatz. Ebenso wichtig sind dabei alle essenziellen Zugänge sowie Passwörter, um seine Aufgaben erledigen zu können.

Zu diesem Teil der Einarbeitung gehören folgende Dinge:

Arbeitsplatzbeschreibung
Methoden
Anweisungen
Prozessbeschreibungen
Schulungsunterlagen
Tools & Hilfsmittel
Formulare & Vorlagen
Ablagefächer
Checklisten

Wir hoffen, dass Sie mit diesen Tipps für die nächste Einarbeitung gewappnet sind.