Anforderungsprofil

In der Promotion- und Eventbranche ist es von entscheidender Bedeutung, passgenaue Mitarbeiter:innen für Veranstaltungen anzusprechen und zu gewinnen. Ein wesentlicher Beitrag in diesem Prozess ist die Definition eines klaren Anforderungsprofils für die zu besetzenden Positionen, Aufträge und/oder Jobs. 

Was ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil ist eine detaillierte Beschreibung der Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften, die für eine bestimmte Position erforderlich sind. Es dient als Leitfaden für die Auswahl der Kandidat:innen und ermöglicht es Ihnen, Ihre Erwartungen klar zu kommunizieren. 

Die nachfolgenden Anforderungen sollten für eine passgenaue Rekrutierung und Disposition in Stellenausschreibungen enthalten sein: 

Qualifikationen, Fachkompetenzen oder auch Hard Skills 

Das Anforderungsprofil definiert die erforderlichen akademischen oder beruflichen Qualifikationen für die jeweilige Position. Hierbei handelt es sich um objektive Fähigkeiten, die in der Regel durch theoretische oder praktische Bildung, Trainingsprogramme oder Erfahrung erworben werden können. Sie sind konkret und können in Zertifikaten, Abschlüssen oder Zeugnissen dokumentiert und nachgewiesen werden. 

Beispiele für Qualifikationen in der Promotion- und Eventbranche sind: 

• Produktkenntnisse
• Fremdsprachenkenntnisse
• Technische Fertigkeiten wie beispielsweise die Bedienung von Kassensystemen
• Gastronomische Fertigkeiten je nach Tätigkeitsbereich (Weinkunde, 3-Teller-Service, Zubereitung von Longdrinks und/oder Cocktails, Menüservice)
• Kommunikationstechniken 
• Verkaufstechniken

Soziale Kompetenzen, Fähigkeiten, persönliche Eigenschaften oder auch Soft Skills 

Das Anforderungsprofil definiert auch allgemeinere Fähigkeiten. Sie sind weniger formal erlernbar. Sie beziehen sich auf die zwischenmenschlichen, sozialen und emotionalen Fähigkeiten einer Person. Soft Skills werden durch Erfahrungen und zwischenmenschliche Beziehungen entwickelt und verbessert. Soft Skills sind entscheidend für den Erfolg, da sie die Art und Weise beeinflussen, wie eine Person mit anderen zusammenarbeitet, Probleme löst oder sich an neue Positionen anpasst. 

Beispiele für soziale Kompetenzen in der Promotion- und Eventbranche sind: 

• Teamarbeit
• Konfliktlösung
• Zeitmanagement
• Kommunikationsfähigkeiten
• Kreativität
• Zuverlässigkeit
• Dienstleistungsorientierung

Warum ist ein Anforderungsprofil wichtig?

• Effiziente Rekrutierung:
  Ein klar definiertes Anforderungsprofil hilft dabei, Bewerbungen gezielter zu filtern und Zeit bei der Beurteilung von ungeeigneten Kandidat:innen zu sparen.
• Passgenauigkeit:
  Durch die genaue Beschreibung der Anforderungen stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Kandidat:innen wirklich zu Ihrer Veranstaltung oder Promotionkampagne passen.
• Klare Kommunikation:
  Bewerber:innen wissen genau, was von ihnen erwartet wird, was die Zufriedenheit und Motivation erhöhen kann.
• Vermeidung von Fehlbesetzungen:
  Ein Anforderungsprofil minimiert das Risiko, ungeeignete Mitarbeiter:innen für den Job auszuwählen, die möglicherweise nicht den Anforderungen entsprechen.

In der Promotion- und Eventbranche ist die Erstellung eines klaren Anforderungsprofils der Schlüssel zum Erfolg. Daher sollten Sie in Ihren Jobausschreibungen immer die spezifischen Fähigkeiten auflisten, die für die erfolgreiche Ausführung der Aufgaben unerlässlich sind.  

Das Anforderungsprofil ermöglicht, die richtigen Talente anzuziehen, den Rekrutierungsprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass Personal perfekt zu den Anforderungen von Veranstaltungen und/oder Kund:innen passt. Ein gut durchdachtes Anforderungsprofil ist daher ein wesentliches Instrument in Ihrer Personalverwaltung und -beschaffung.

Wer erstellt das Anforderungsprofil in der Event- und Promotionbranche?

Das generelle Anforderungsprofil sollte in enger Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung und den Projektverantwortlichen liegen, die bereits viele Erfahrungen mit Ihren Kunden, Veranstaltungen und Projekten gesammelt haben. Bei jeder Kundenanfrage sollte das Anforderungsprofil individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Kund:innen zugeschnitten werden. Die aktive Mitwirkung Ihrer Kund:innen ist daher unerlässlich. Denn nur wenn Sie wissen, was Ihre Kund:innen von Ihnen erwarten, können Sie diese Erwartungen auch erfüllen. Eine Anforderungsprofil-Vorlage, beispielsweise in Form einer Checkliste, kann hierbei den Leitfaden für das Gespräch mit Ihren Kund:innen bilden und somit sehr hilfreich und effizient sein.  

Dokumentieren Sie die Erfahrungen und Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter:innen

In der schnelllebigen Welt der Promotion- und Eventbranche, in der Sie mit vielen Veranstaltungen, Kunden und Promotionaktionen jonglieren, ist die Dokumentation von Qualifikationen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter:innen in Ihrer Software ein entscheidender Faktor. Dies ermöglicht nicht nur passgenaue Dispositionen, sondern bietet auch eine Vielzahl von Vorteilen. Dies trägt maßgeblich zur Effizienz und Qualität Ihrer Dienstleistungen bei und kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil in Ihrer Branche bieten – sowohl gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen als auch ihren Kund:innen.  

• Passgenaues Filtern: Durch das Hinterlegen von Qualifikationen und Erfahrungen in Ihrer Software können Sie Mitarbeiter:innen gezielt für spezifische Aufgaben und Veranstaltungen auswählen. Schlüsselwörter und Filterfunktionen ermöglichen es Ihnen, diejenigen herauszufiltern, die die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen für eine bestimmte Position oder Aufgabe haben. Dies spart wertvolle Zeit bei der Auswahl und Zuweisung des Personals – sowohl bei Ihnen als auch bei den Mitarbeiter:innen. Denn so vermeiden sie unpassende Auftragsangebote an Ihre Mitarbeiter:innen sowie Bewerbungen von Kandidatinnen, denen möglicherweise für den Job erforderliche fachliche Kompentenzen fehlen.

• Effiziente Ressourcenzuweisung: Mit den in Ihrer Software hinterlegten Informationen können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter:innen den passenden Aufgaben zuordnen. Dies trägt dazu bei, Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass jede Veranstaltung oder Promotionaktion von qualifizierten Mitarbeiter:innen durchgeführt wird.

• Bewährte Mitarbeiteridentifizierung: Die Möglichkeit, Qualifikationen und Erfahrungen zu speichern, ermöglicht es Ihnen, Ihre bewährten Mitarbeiter:innen zu erkennen und für wiederholte Veranstaltungen oder Promotionaktionen wieder einzusetzen. Dies stärkt die Kontinuität und Qualität Ihrer Dienstleistungen sowie die Bindung zu Ihren Mitarbeiter:innen.

• Reduzierung von Fehlbesetzungen: Durch die sorgfältige Dokumentation von Qualifikationen und Erfahrungen minimieren Sie das Risiko von Fehlbesetzungen. Sie können sicherstellen, dass nur Personen für Aufgaben ausgewählt werden, die fachlich geeignet sind.

• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Informieren Sie ihre Mitarbeiter:innen, dass ihre Qualifikationen und Erfahrungen in der Software gespeichert werden und diese bei der Zuweisung von Aufgaben berücksichtigt werden. Bestenfalls geben Sie ihnen sogar die Chance, diese eigenständig zu ergänzen und zu erweitern. So erhalten Ihre Jobinteressent:innen die Möglichkeit, die ihnen zur Verfügung gestellten Jobangebote maßgeblich persönlich an ihre eigenen Anforderungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten anzupassen und dies steigert wiederum ihre Zufriedenheit und Motivation. Sie werden für ihre individuellen Fähigkeiten wertgeschätzt und fühlen sich besser in ihrem Arbeitsumfeld aufgehoben.