Home Office im Ausland: Das müssen Sie als Arbeitgeber wissen

Das Modell vom Home Office bekommt eine immer wichtigere Rolle und da liegt es nahe, dass auch Home Office im Ausland für einige Arbeitnehmer interessant sein dürfte. Doch die rechtlichen Rahmenbedingungen sind hier sehr vielfältig und wir fassen deshalb zusammen, was Sie als Arbeitgeber alles wissen müssen.

Grundlegendes zum Home Office im Ausland

Immer wieder fordern Mitarbeitende mehr Flexibilität von ihren Arbeitgebern und diese geben den Wünschen nach. Sie werden sicherlich schon einige Kollegen haben, die aus dem Ausland arbeiten, weil diese einige Zeit woanders sein möchten oder einfach, weil diese an der Grenze wohnen und Pendler sind.

Weiterhin ein sehr beliebtes Programm ist eine sogenannte Workation. Dabei fahren Unternehmen zusammen mit einem Team oder den gesamten Kollegen ins Ausland, wo sie arbeiten, Workshops absolvieren und die Freizeit zusammen genießen.

Es gibt unterschiedliche Gründe, doch bei allen sind einige rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Wir haben nachfolgend 4 Konstellationen zusammengefasst, aus denen sich der Wunsch nach Home Office im Ausland ergibt:

  • Grenzgänger/Pendler, die in mehreren Staaten erwerbstätig sind & nun im Home Office tätig sind.
  • Mitarbeitende, die aufgrund der Pandemie vorübergehend im Ausland im Home Office arbeiten möchten (z. B. um bei ihrer Familie zu sein)
  • Mitarbeitende aus dem Ausland, die ihren Stellenantritt nicht wahrnehmen können.
  • Teamkollegen, die ihren Lebensmittelpunkt sowie Arbeitsort ausschließlich ins Ausland verlegen.

Arbeitsrechtliche Besonderheiten für Home Office im Ausland

Möchten Mitarbeitende ihr Home Office vorübergehend ins Ausland verlegen, dann müssen Sie als Personalverantwortlicher einiges klären. In erster Linie findet hier das Arbeitsrecht des Staates Anwendung, in dem der „gewöhnliche Arbeitsort“ ist.

Besonders wichtig ist in diesem Fall der zeitliche Aspekt, den Sie als Arbeitgeber beachten müssen. Es ist also von Bedeutung, ob jemand nur vorübergehend oder eben dauerhaft im Ausland im Home Office arbeitet.

Hierfür gibt es eine 183-Tage-Regelung im Steuerrecht, die dementsprechend greift.

Bei dauerhaftem Home Office im Ausland müssen Unternehmen aufpassen

Es kommt auch immer wieder vor, dass es Mitarbeitende gibt, die aus persönlichen Gründen ins Ausland auswandern und dann von dort aus im Home Office für ein deutsches Unternehmen arbeiten.

Dies ist dann ein komplexerer Fall für Sie als Arbeitgeber. Da hier der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses sowie der gewöhnliche Arbeitsort im Ausland liegt, bringt es rechtliche Änderungen mit sich.
Eine Rechtswahl und eine Zusatzvereinbarung nach deutschem Arbeitsrecht ist hier nicht mehr ausreichend.

Sie können den Aufwand mithilfe einer unabhängigen Auftragnehmer-Vereinbarung möglichst gering halten. Hierbei gelten die betreffenden Mitarbeitende als sogenannte Freelancer und sind keine Angestellten mehr.

Bei diesem Fall haben Sie als Unternehmen jedoch keiner Weisungsrechte mehr. Ebenso muss die Tätigkeit der Freelancer stets unter den Bestimmungen des Beschäftigungsstaates zur Scheinselbständigkeit betrachtet werden.

Außerdem sollten Sie sich darüber erkundigen, welche Verpflichtungen für Sie bei dieser Konstellation entstehen.

Gibt es einen allgemeinen Anspruch auf Home Office im Ausland?

Es gibt keinen allgemeinen Anspruch darauf außerhalb des Betriebssitzes tätig zu werden. Gewähren Sie als Arbeitgeber jedoch solch eine Art von Anstellung, dann müssen Sie zusammen mit dem Mitarbeitenden festhalten, ob das Tätigwerden zeitlich befristet ist.

Generell gilt: Das deutsche Arbeitsrecht ist weniger kritisch, wenn Ihre Mitarbeitenden lediglich für einen kurzen Zeitraum in Ausland tätig sind und somit der Schwerpunkt des Arbeitsverhältnisses in Deutschland bleibt.

Ebenso gibt es steuerrechtliche Auswirkungen, die Sie als Arbeitgeber im Blick haben müssen. Besonders wichtig sind hierbei die speziellen Regeln des jeweiligen Doppelsteuerungsabkommens.

In jedem Fall gilt: Planen Sie das Vorhaben Home Office im Ausland vorausschauen. Es kann jederzeit Neuerungen und Änderungen von Sachverhalten geben, die Sie sowie die Mitarbeitenden beachten müssen.

Unterschiede: Home Office innerhalb oder außerhalb der EU

Sie müssen nicht nur den zeitlichen Aspekt beachten, sondern auch die Lage. Es gibt Regelungen innerhalb der EU, EWR und der Schweiz. Außerdem gibt es einige steuerrechtliche Konsultationsverträge für Grenzgänger, die nicht mit allen Nachbarländern Deutschlands beschlossen sind.

Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie als Arbeitgeber beachten müssen, ist die, Staatsangehörigkeit des Mitarbeitenden. Dieser muss gegebenenfalls berücksichtigt werden.

Im allerschlimmsten Fall sind Mitarbeitende im Home Office illegal im Ausland tätig. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig schon vorab alles zu beachten.

Eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis ist recht problemlos zu erlangen, wenn es eine Tochtergesellschaft vor Ort gibt und auf eine konzerninterne Entsendung zurückgegriffen wird.

Mobiles Arbeiten im Ausland: So regeln Sie als Arbeitgeber

Wie oben schon beschrieben, sollte das Home Office im Ausland gut durchdacht und vorgeplant sein. Hierfür haben wir einige wichtige Faktoren für Sie zusammengetragen, auf die Sie besonders achten sollten:

  • Erreichbarkeit trotz Zeitverschiebung
  • Gibt es eine zeitliche Befristung
  • Kostenerstattungen
  • sozialversicherungsrechtliche & steuerrechtliche Aspekte
  • Rückkehr

Beachten Sie: Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, dann muss dieser sich hier beteiligen und eine entsprechende Betriebsvereinbarung schließen.

„Workation“ versus „mobiles Arbeiten im Ausland“

Seit einigen Jahren taucht immer wieder der Begriff „Workation“ auf. Hierbei handelt es sich um eine neue Urlaubsform, die sich aus Arbeit und Urlaub zusammensetzt. Der Begriff bildet sich aus den beiden englischen Wörtern „Work“ und „Vacation“ zusammen.

Hierbei handelt es sich quasi um Arbeiten im Urlaub. Wichtig ist hier festzuhalten, dass es im deutschen Arbeitsrecht diesen Begriff noch gar nicht gibt. Aus diesem Grund sollten Sie als Unternehmen klare vertragliche Regeln zu Ihrer Workation definieren.

Zu Beginn ist es wichtig die Dauer der Workation festzuhalten. Ist sie kürzer als 4 Wochen, dann hat es keine arbeitsrechtlichen Handlungen zur Folge.

Soll eine Workation im Ausland stattfinden, müssen Sie vorab prüfen, ob es für Ihre Mitarbeitenden legal ist, in dem Urlaubsland zu arbeiten. Unter Umständen benötigen Sie nämlich eine Arbeitserlaubnis dafür.

Befindet sich der Workation-Ort jedoch innerhalb der EU sollte es hier für EU-Bürger kein Problem geben. Jedoch müssen Sie in diesem Fall vorab klären, welche arbeitsrechtlichen Anforderungen gelten. Informieren Sie sich somit über Arbeitszeiten- und Pausenregelungen sowie Vergütungsvorschriften.

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