Mitarbeiter Onboarding: die Checkliste für moderne Unternehmen

Es gibt viele gute Gründe, neues Personal einzustellen, etwa wenn sich das Unternehmen vergrößern möchte, Fachkräfte für einen bestimmten Aufgabenbereich gesucht werden oder Abgänge zu verzeichnen sind.
Und es gibt noch mehr gute Gründe, neue Mitarbeiter:innen herzlich willkommen zu heißen und sie ordentlich einzuarbeiten. Denn nur Neuzugänge, die sich an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen und mit ihren Kolleg:innen klarkommen, werden dem Arbeitgeber langfristig erhalten bleiben und ihren Aufgaben zügig und verantwortungsvoll nachkommen.

Ob Werkstudent, Quer- und Neueinsteiger oder zukünftige Führungskraft, mit dem richtigen Onboarding-Prozess legen Sie den Grundstein für zufriedene Angestellte und somit für weniger Fluktuation in Ihrem Unternehmen.

Was genau versteht man unter Mitarbeiter Onboarding?

Onboarding kommt aus dem Englischen und bedeutet so viel wie „an Bord gehen“. In Bezug auf ein Unternehmen ist damit die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter:innen in ein bestehendes Team gemeint. Der Onboarding-Prozess beginnt nach der Vertragsunterzeichnung und endet mit Ablauf der Probezeit. Er umfasst alle Maßnahmen, die es den Neueinsteiger:innen erleichtern, sich am neuen Arbeitsplatz zurechtzufinden, die bestehenden Strukturen und Arbeitsabläufe zu verstehen, sich in das Tätigkeitsfeld einzuarbeiten, die Kolleg:innen der Abteilung kennenzulernen und regelmäßige Feedbackgespräche mit den Vorgesetzten zu führen. Die Mitarbeiter Onboarding- und Integrationsphase kann je nach Unternehmenskultur und Unternehmensgröße zum Beispiel ein Willkommenspaket, eine offizielle Begrüßung, einen detaillierten Einarbeitungsplan, Einführungskurse und Schulungsprogramme umfassen.

Welche Aufgaben hat das Onboarding?

Beim Mitarbeiter Onboarding handelt es sich um eine Integrationsphase. Sie hat das Ziel, den neuen Teammitgliedern den Einstieg in ihren zukünftigen Aufgabenbereich zu erleichtern, soll aber auch dabei unterstützen, die Kolleg:innen kennenzulernen und Kontakte aufzubauen. Weiterhin dient ein abgestimmter Einarbeitungsplan dazu, Neueinsteiger:innen die Unternehmenskultur und Unternehmenswerte näherzubringen. Dazu gehören interne Prozesse und Arbeitsabläufe, die in jedem Unternehmen anders aussehen können.
Wird die oder der neue Angestellte ab Arbeitsbeginn „an die Hand genommen“ und vom Team herzlich begrüßt, wird er mit den Herausforderungen, die ein neuer Arbeitsplatz mit sich bringt, viel leichter fertig. Denn qualifizierte Neuzugänge, die in ihren ersten Arbeitswochen weder Anerkennung noch Unterstützung erfahren, werden sich bereits während ihrer Probezeit nach einem anderen Arbeitgeber umschauen.

Wo fängt Mitarbeiter Onboarding an und wo hört es auf?

Die Einstellung und Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen besteht aus vielen kleinen Schritten, die zum Teil fließend ineinander übergehen. Wie detailliert der Einarbeitungsplan aussieht, hängt unter anderem vom Stellenprofil, von der Unternehmensgröße und vom Aufgabengebiet ab. Jedoch lässt sich das Onboarding in fast allen Fällen in drei übergeordnete Phasen unterteilen:

Phase 1: nach der Vertragsunterzeichnung

Selbst wenn der Wunschkandidat nach dem Bewerbungsprozess zusagt und dies schriftlich bestätigt, ist noch längst nicht alles in trockenen Tüchern. Denn von der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag kann viel passieren. Um zu verhindern, dass ein anderes Unternehmen die auserwählte Fachkraft auf den letzten Metern abwirbt, sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

Halten Sie Kontakt mit der bzw. dem zukünftigen Arbeitnehmer:in.
Informieren Sie die bzw. den neue:n Mitarbeiter:in im Vorfeld über bereits anstehende Termine.
Versorgen Sie den Neuzugang rechtzeitig mit Informationen zu Arbeitsbeginn und Dresscode.
Teilen Sie der bzw. dem neuen Kolleg:in mit, wie die Pausen geregelt sind, ob es eine Küche oder eine Kantine gibt und ob Getränke, etwa Wasser und Tee, kostenlos zur Verfügung stehen.

Aber auch intern sollten Sie frühzeitig aktiv werden, die bestehende Belegschaft über den Neuzugang unterrichten und alles für einen reibungslosen Start vorbereiten.

Wählen Sie in der Abteilung eine:n Hauptverantwortliche:n bzw. Ansprechpartner:in für den Neuzugang aus, damit sich diese:r auf ihre bzw. seine Rolle vorbereiten kann.
Statten Sie den Arbeitsplatz aus, beantragen Sie einen Mitarbeiterausweis, Passwörter und Zugänge und stellen Sie ein Willkommenspaket zur Begrüßung bereit.
Organisieren Sie Schulungsprogramme und Einführungskurse für die Neueinsteiger:innen.
Schließen Sie sich mit der Personal- oder Mitarbeiterverwaltung kurz, damit am Tag der Ankunft des neuen Teammitglieds alles Formelle und Vertragliche geklärt ist.

Phase 2: der erste Arbeitstag und die ersten Arbeitswochen

Mit der Ankunft des neuen Teammitglieds beginnt sein erster Arbeitstag. Ein wenig Aufregung gehört auf allen Seiten dazu, doch eine herzliche Begrüßung sowie ein nett vorbereiteter Arbeitsplatz nehmen dem Neuling die Nervosität. Ganz gleich, wie hektisch der Tag gerade ist, es sollte sich mindestens eine Person die Zeit nehmen, sich als Ansprechpartner:in für die oder den neue:n Kolleg:in zur Verfügung zu stellen und folgende Aufgaben zu übernehmen:

Stellen Sie das neue Teammitglied offiziell vor und überreichen Sie zur Begrüßung gegebenenfalls ein Geschenk.
Führen Sie die bzw. den neuen Mitarbeiter:in durch die Räumlichkeiten und zeigen Sie ihr oder ihm, wo die relevanten Abteilungen sitzen und wo sich die Toiletten, Küche, Pausenräume etc. befinden.
Weisen Sie der bzw. dem neuen Kolleg:in einen Schreibtisch zu und übergeben Sie ihr oder ihm alle notwendigen Materialien und Mittel.
Gehen Sie zusammen in die Mittagspause, um auf persönlicher Ebene Vertrauen zu schaffen.

Doch nicht nur der erste Eindruck beim unmittelbaren Arbeitsbeginn zählt, sondern insbesondere die ersten Arbeitswochen. Sie dienen beiden Parteien, sich kennenzulernen. Oftmals trifft der Neuankömmling bereits in dieser Phase der Orientierung die Entscheidung, ob er im Unternehmen bleiben möchte oder nicht. Um seine Gedanken positiv zu beeinflussen, sollten Sie folgende Dinge beachten:

Sorgen Sie dafür, dass es eine:n feste:n Ansprechpartner:in gibt.
Geben Sie der bzw. dem neuen Mitarbeiter:in das Gefühl, dass immer Zeit für Fragen und Gespräche ist und dass diese ausdrücklich erwünscht sind.
Erklären Sie dem Neuzugang nach und nach alle Programme, Funktionen, Tools, Produkte, Arbeitsabläufe, Aufgaben etc. Die Einarbeitung sollte systematisch aufgebaut sein und genug Vorlaufzeit beinhalten, bevor es ans eigenständige Arbeiten geht.
Legen Sie die Unternehmenswerte dar, damit die bzw. der neue Kolleg:in weiß, worauf er sich einlässt und wie er sich in bestimmten Situationen verhalten soll.
Vereinbaren Sie regelmäßige Feedbackgespräche mit der bzw. dem zuständigen Vorgesetzten, in denen über Aufgaben, Erwartungen und Ziele gesprochen wird.

Phase 3: bis zum Ende der Probezeit

Die Probezeit dauert in der Regel sechs Monate. Zusammen mit ihr endet auch das Mitarbeiter Onboarding. Nach diesem halben Jahr sollte sich die bzw. der neue Kolleg:in integriert und in seinen Aufgabenbereich eingearbeitet sowie die Prozesse und Abläufe des Unternehmens verinnerlicht haben. Helfen Sie dem Neuzugang so gut wie möglich dabei, indem Sie den Einarbeitungsplan kontinuierlich anpassen, bei Bedarf zusätzliche Schulungen und Kurse veranstalten, der bzw. dem Mitarbeiter:in Anerkennung und Wertschätzung entgegenbringen und in regelmäßigen Gesprächen die Fortschritte sowie die zukünftigen Aufgaben mit all ihren Herausforderungen besprechen. Beherzigen Sie dabei die folgenden Ratschläge:

Fragen Sie die bzw. den neuen Arbeitnehmer:in in einem persönlichen Gespräch in regelmäßigen Abständen nach ihren bzw. seinen Eindrücken – positiv wie negativ.
Die Übermittlung von Informationen zur Arbeitswoche, zum Aufgabenbereich, zur Mitarbeiterverwaltung, zur Unternehmenskultur sowie zu verwendeten Abkürzungen und Tools sollte nicht an einem Stück, sondern häppchenweise erfolgen. So ist gewährleistet, dass neue Kolleg:innen alles aufnehmen und verarbeiten können.
Führen Sie lieber ein Feedbackgespräch zu viel als zu wenig.
Unterstützen Sie neue Mitarbeiter:innn dabei, Kontakte zu knüpfen. Wenn es mehrere Neuzugänge gibt, bietet sich zum Beispiel ein Welcome Day oder ein gemeinsames Frühstück oder Mittagessen zur Begrüßung und zum Kennenlernen an. Gemeinsam fällt ein Neustart häufig leichter.

Wie sieht Mitarbeiter Onboarding im digitalen Zeitalter aus?

Wir leben im digitalen Zeitalter. Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice und kommen nur noch selten oder gar nicht ins Büro. Viele Jobs können komplett remote erledigt werden. Wer sich auf ein solches Stellenprofil bewirbt, wird häufig auch entsprechend eingearbeitet: nämlich auf digitalem Wege. Persönliche Kontakte fallen dabei weg. Das muss jedoch kein Nachteil für ein gelungenes Onboarding sein. Mit angepassten Prozessen und Strukturen kann eine digitale Einarbeitungs- und Integrationsphase sogar Vorteile für Unternehmen und Neueinsteiger bringen, zum Beispiel mehr Flexibilität, weniger Zeitaufwand und geringere Kosten. Jedoch gibt es nicht nur die eine richtige Vorgehensweise für das Einarbeiten remote, sondern die Strategie muss an jeden Neuzugang und jedes Stellenprofil individuell angepasst werden.

Mitarbeiter Onboarding Checkliste zum Abhaken

Beim Onboarding neuer Kolleg:innen gibt es eine Menge zu beachten. In der Regel wird deshalb von der Personalabteilung und den verantwortlichen Führungskräften ein Einarbeitungsplan erstellt, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Vergessen Sie keinen der oben aufgeführten wichtigen Punkte, denn je professioneller das Mitarbeiter Onboarding, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass aus Neueinsteiger:innen langjährige Mitarbeiter:innen werden. Damit Sie die empfohlenen Maßnahmen der einzelnen Phasen immer im Blick behalten, haben wir eine Mitarbeiter Onboarding Checkliste für Sie erstellt, die Sie hier herunterladen können.

Fazit: Investieren Sie ins Mitarbeiter Onboarding!

Gute Mitarbeiter:innen gibt es nicht wie Sand am Meer. Die Talente sind hart umkämpft. Deshalb gilt: Haben Sie eine:n vielversprechende:n Kandidat:in an der Angel, stellen Sie Ihre Bemühungen auf keinen Fall nach der Vertragsunterzeichnung ein. Im Gegenteil, jetzt beginnt erst die alles entscheidende Zeit: Sorgen Sie dafür, dass die oder der neue Kolleg:in dem ersten Arbeitstag mit Vorfreude entgegenblickt und bereiten Sie eine herzliche Begrüßung vor. Stellen Sie ihr oder ihm eine:n feste:n Ansprechpartner:in zur Seite. Fragen Sie in regelmäßig stattfindenden Feedbackgesprächen nach, ob sich das neue Teammitglied in seiner Abteilung wohlfühlt und ob die Erwartungen erfüllt werden.
Es sind die vielen kleinen Dinge, die am Ende ausschlaggebend dafür sind, ob die Zusammenarbeit nach Ablauf der Probezeit weitergeht. Jeder noch so kleine Schritt zahlt sich aus, denn eine ständige Fluktuation ist Gift für das Arbeitsklima und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Insofern gilt: Räumen Sie dem Mitarbeiter Onboarding den Stellenwert ein, den er verdient, und investieren Sie in eine professionelle Einarbeitungs- und Integrationsphase.

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