Digitale Personalakte:
Zuverlässig, Sicher & Effizient

Die Verwaltung von Personalakten muss nicht kompliziert sein.
Mit einer digitalen Personalakte haben Sie alle wichtigen Dokumente und Daten Ihrer Mitarbeitenden an einem Ort – sicher, übersichtlich und jederzeit zugänglich.

Vergessen Sie umständliche Papierakten und genießen Sie, wie einfach modernes Personalmanagement sein kann.

Sie wissen nicht, wie man auf digitale Personalakten umsteigt? Wir unterstützen Sie gern und führen Sie durch den Prozess. Mit der Personalverwaltungssoftware von Teamhero lernen Sie schnell, Ihre Personalakte digital zu führen. Modern, einfach und flexibel.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Version der herkömmlichen Personalakte. Sie ermöglicht es, alle Mitarbeiter:innen und deren Dokumente digital zu verwalten und zu speichern.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Zeit- und Kostenersparnis, erhöhte Sicherheit und eine zentrale, jederzeit zugängliche Datenbasis. Das Mitarbeiterportal von Teamhero erlaubt es Mitarbeiter:innen zum Beispiel, ihre Daten selbst zu aktualisieren, was die Personalabteilung entlastet und die Daten stets aktuell hält.

Informationen zu den weiteren Funktionen von Teamhero finden Sie hier.

Welche Vorteile bringt eine digitale Personalakte?

Jennifer, Martin und Hendrik besprechen den Personalmanagementprozess

Die digitale Personalakte bietet eine ganze Reihe grundsätzlicher Vorteile, die sowohl Arbeitgeber:innen als auch Mitarbeiter:innen zugutekommen.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch das Digitalisieren der Personalakten werden teure Papierarchive überflüssig. Dokumente lassen sich schneller finden und bearbeiten, was die Bearbeitungszeit erheblich reduziert. So dauert das Finden und Bearbeiten einer digitalen Akte nur wenige Minuten im Vergleich zu oft zwanzig oder mehr Minuten pro Vorgang bei Papierakten.

Verbesserte Analysen

Dank zentral gespeicherter Daten erleichtert die elektronische Personalakte schnelle und präzise Analysen. Das unterstützt die Personalentwicklung und hilft, Maßnahmen zur Reduktion von Fehlzeiten zu entwickeln.

Hohe Sicherheit

Elektronische Personalakten bieten ein hohes Maß an Sicherheit. Intelligente Rechtesysteme verhindern unbefugten Zugriff und erfüllen alle gesetzlichen Datenschutzvorgaben. Im Vergleich zu Papierakten, die physisch gestohlen oder beschädigt werden können, sind digitale Daten bei der Nutzung einer hochqualitativen Verwaltungssoftware wie Teamhero besser geschützt.

Platzersparnis

Durch den Wegfall von physischen Archiven gewinnen Unternehmen wertvollen Raum, der für andere Zwecke genutzt werden kann. Das schafft nicht nur Platz, sondern reduziert auch die Kosten für die Archivierung.

Was gehört alles in eine digitale Personalakte?

Bringen Sie Ihre Prozesse und Personalmanagement auf das nächste Level.Die Inhalte einer digitalen Personalakte umfassen alle Dokumente und Daten, die für das Beschäftigungsverhältnis von Bedeutung sind. Dazu gehören beispielsweise:

Stammdaten

Persönliche Informationen wie Name, Adresse, Kontaktdaten und Geburtsdatum der Mitarbeiter:innen

Vertragsunterlagen

Arbeitsverträge, Nachträge, Zusatzvereinbarungen (z.B. Dienstwagenregelungen) und Vertragsbeendigungsschreiben.

Lohn- und Gehaltsdokumente

Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Lohnsteuerbescheinigungen und Arbeitszeitnachweise.

Abwesenheits- und Krankheitsdaten

Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Mutterschutzunterlagen und Elternzeitanträge.

Leistungs- und Entwicklungsdokumente

Beurteilungen, Weiterbildungsnachweise, Zielvereinbarungen und Entwicklungspläne.

Sonstige Dokumente

Zertifikate, Führerscheine, Sicherheitsüberprüfungen und betriebliche Altersvorsorgevereinbarungen

Elektronische Personalakte:
Darauf müssen Sie achten

Eine elektronische Personalakte hat viele Vorteile, aber es gibt auch ein paar Dinge, die Sie bei deren Nutzung beachten müssen.

Digitale Personalakte mit Teamhero gibt einen 360 Grad Überblick

Datenschutz und Sicherheit

Beim Umgang mit digitalen Personalakten sind Sicherheit und Datenschutz immer wichtig. Teamhero bietet höchste Sicherheitsstandards durch ISO-zertifiziertes Hosting in deutschen Rechenzentren. So können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben.

Schreiben Sie ihren offenen Einsätze, Jobs bzw. Schichten kinderleicht im Teamhero Mitarbeiterportal aus.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Unternehmen müssen darauf achten, dass die digitale Personalakte alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Dazu gehört die sichere Aufbewahrung von Dokumenten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Mit einer Software von einem bewährten Unternehmen wie Teamhero können Sie sicher sein, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, da diese Software speziell dafür entwickelt wurde, diese Anforderungen zu beachten.

Erstellen Sie Ihre digitale Personalakte mit Teamhero – schnell, effizient und einfach

Mit Teamhero können Sie Ihre Personalakte digitalisieren und von den zahlreichen Vorteilen einer digitalen Personalakte profitieren. Unsere Software macht die Verwaltung von Personalakte-Inhalten einfach und effizient. Durch benutzerfreundliche Funktionen wie den Employee Self Service und hohe Sicherheitsstandards wird der Alltag in Ihrer Personalabteilung spürbar erleichtert.

Starten Sie jetzt mit Teamhero und erleben Sie, wie einfach und schnell das Digitalisieren Ihrer Personalakten sein kann. Kontaktieren Sie uns noch heute!

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Viel Herzblut ... und die Mission, ein bis zwei Schritte zügiger nach vorn zu gehen als die Wettbewerber, zeichnen u.a. Teamhero aus.

Olaf Bauer

Geschäftsführer Lagardère PLUS Germany GmbH

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Patricia Simon

StreetParade Zürich

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Stephan Mahnecke

Party Rent Berlin Mahnecke GmbH