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Digitale Mitarbeiter­kommunikation mit Messenger-Diensten

Im privaten Miteinander sind WhatsApp, Facebook Messenger, Threema und Telegram nicht mehr wegzudenken. Doch wie sieht es innerhalb eines Unternehmens aus?

Stellen solche Messenger-Dienste eine geeignete Alternative zu Telefonaten, E-Mails und SMS dar oder ist ihre Nutzung gar für die interne Mitarbeiterkommunikation mit Problemen verbunden?

Was versteht man unter Mitarbeiterkommunikation?

Damit der Arbeitsalltag funktioniert, müssen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen genauso miteinander kommunizieren wie Kolleg:innen untereinander.

Ob kurze Bitte um einen Rückruf, die Weitergabe einer Kundeninformation, akute Krankmeldung oder die Erinnerung an die neue Deadline zum Projekt – es gibt unzählige Gründe und Anlässe für Mitarbeiter:innen, Kontakt zueinander aufzunehmen und sich auszutauschen.

Eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation ist das A und O in jedem Team und bei jeder Aufgabe. Denn fehlen Informationen oder sind nicht alle auf ein und demselben Stand, kommt es schnell zu Missverständnissen, Zeitverlust und Unzufriedenheit.

Was genau ist ein Messenger-Dienst?

Na, was würden Sie antworten? Wir sagen: Ein Messenger-Dienst ist eine Art von vielen Arten der Telekommunikation.

Es handelt sich dabei um einen mobilen Kurznachrichtendienst, der auf verschiedenen Endgeräten, etwa dem Smartphone oder dem Computer, installiert werden kann.

Die Nachrichten werden nach dem Absenden sofort zugestellt, sodass der Messenger-Dienst eine Unterhaltung in Echtzeit ermöglicht – vorausgesetzt, alle Kommunikationsteilnehmer:innen sind zur selben Zeit online.

Bei seriösen Anbietern haben nur zur Unterhaltung eingeladene Personen Zugriff auf die gesendeten Nachrichten.

Vorteile der digitalen Mitarbeiterkommunikation mit Messenger-Diensten

In Unternehmen kann die Nutzung von Messenger-Diensten dazu beitragen, Zeit zu sparen. Und darum geht es am Ende: Effizienz.

Eine Kurznachricht ist schneller formuliert als eine E-Mail, denn sie gilt als weniger formell. Meistens wird beim sogenannten Instant Messaging zum Beispiel auf eine Grußformel an Anfang und Ende verzichtet und das Anliegen direkt ohne großen Schnickschnack geschildert.

Es gibt kaum einen kürzeren Dienstweg als der Austausch von Kurznachrichten via Messenger-Dienst.

Weiterer Pluspunkt: Sie können sehen, ob ein:e Kolleg:in gerade online ist, genauer gesagt, wann Ihre Nachricht gelesen wurde. Dadurch können Sie besser einschätzen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Je nach Anbieter besteht bei vielen Messenger-Diensten zudem die Möglichkeit, themenspezifische Gruppen zu erstellen, nach bestimmten Nachrichten zu suchen und Dokumente anzuhängen – um nur einige von vielen möglichen zusätzlichen Funktionen zu nennen.

Und nicht zu vergessen: Den Gesprächsverlauf in einem Messenger finden viele Menschen visuell ansprechender als einen langen E-Mail-Thread.

Alle Vorteile auf einen Blick

• Zeit- und Kostenersparnis
• bessere Übersichtlichkeit
• Gruppen-Chats möglich
• leichte Bedienung

Nachteile der digitalen Mitarbeiterkommunikation mit Messenger-Diensten

Der Griff zum Smartphone ist verlockend. Kaum jemand macht sich Gedanken darüber, was eigentlich mit den gesendeten Daten passiert. Liest jemand mit? Werden die Texte gespeichert? Das kann dann zum Problem werden, wenn dasselbe Endgerät sowohl privat als auch beruflich genutzt wird.

Sicherheitstechnische Fragen wie diese müssen im Vorfeld geklärt und die Mitarbeiter:innen entsprechend aufgeklärt werden, um jedes potenzielle Risiko zum Datenmissbrauch auszuschließen.

Schnell ist darüber hinaus nicht zwangsläufig besser: Flüchtigkeitsfehler oder ein salopper Umgangston schleichen sich leichter ein als in einer wohl ausformulierten E-Mail. Doch auch bei einer Kurznachricht macht der Ton die Musik.

Die Nachrichten sollten zudem verständlich formuliert sein, damit Rückfragen den Kommunikationsprozess nicht unnötig in die Länge ziehen oder am Ende sogar noch verkomplizieren.

Und alle, die privat WhatsApp oder einen anderen Messenger nutzen, wissen nur zu gut, wie schwer es ist, mal nicht aufs Smartphone zu schauen. Dabei möchten die wenigsten ständig und überall für Fragen und Benachrichtigungen seitens der Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten erreichbar sein.

Alle Nachteile auf einen Blick

• nachlässige Ausdrucksweise
• permanente Erreichbarkeit
• Sicherheitslücken
• Datenschutzprobleme

Die wichtigsten Messenger-Dienste

Da Messenger-Dienste nicht nur zum Zwecke der Mitarbeiterkommunikation gefragt sind, sondern in allen Bereichen des Lebens eine Rolle spielen, gibt es entsprechend viele Angebote.

Die wichtigsten und bekanntesten möchten wir Ihnen im Folgenden einmal vorstellen:

WhatsApp ist der in Deutschland beliebteste und meistgenutzte Messenger-Dienst, auch im Bereich der Mitarbeiterkommunikation. Für die Nutzung ist eine Registrierung notwendig. Die App gehört zu Meta Platforms (Facebook-Konzern).

Beim Facebook Messenger handelt es sich um einen weiteren Dienst aus dem Hause der Meta Platforms Ireland Limited. Voraussetzung für die Nutzung ist die Registrierung mit einem vorhandenen Facebook-Profil oder einer Handynummer.

Wer über Skype kommunizieren möchte, benötigt ein Microsoft-Konto. Dafür ist entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Handynummer erforderlich. User:innen können selbst entscheiden, ob ihre Daten für andere Nutzer:innen sichtbar sind.

Telegram erfreut sich als alternativer Messenger-Dienst zunehmender Beliebtheit. Die Nutzung der App setzt ebenfalls eine Registrierung voraus und schützt die persönlichen Daten mithilfe von verschiedenen Verschlüsselungstechniken.

Die Macher:innen von Threema sitzen in der Schweiz. Mit ihrem Dienst ermöglichen sie den anonymen Austausch von Nachrichten, ohne dass personenbezogene Daten übermittelt werden. Mit Threema Work gibt es eine spezielle Variante für Unternehmen.

Der App Signal liegen sowohl die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung als auch das „Zero-Knowledge-Prinzip“ zugrunde. In Sachen Datenschutz gehört dieser Messenger-Dienst deshalb mit zu den sichersten.

Überdies gibt es weitere Messenger-Dienste, etwa Ginlo, Wire, iMessage (ausschließlich für Apple-Geräte) und Snapchat (ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Auch über Instagram und TikTok ist der Austausch von Nachrichten möglich.

Da sich die Technik erfahrungsgemäß ständig weiterentwickelt, ist es nur eine Frage der Zeit, wann der nächste Anbieter den Markt erobert.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde im Laufe der letzten Jahre mehrfach überarbeitet und setzt insbesondere für Unternehmen hohe Standards, was den Umgang mit personenbezogenen Daten angeht.

Nicht alle Messenger-Dienste gehen mit den Anforderungen der Regelungen konform. Es ist daher wichtig, sich im Vorfeld genau zu informieren, wie Betreiber:innen einer App mit den Nutzerdaten umgehen.

Legen Sie bei der Auswahl eines Messengers für die Mitarbeiterkommunikation Wert auf einen DSGVO-konformen und maximal sicheren Dienst, der auf eine starke Verschlüsselung setzt.

Nur so sind sowohl die persönlichen Daten der Mitarbeiter:innen als auch der betriebliche Content maximal geschützt.

Teamhero als Unterstützung für die interne Kommunikation

Die Mitarbeiterkommunikation mit Messenger-Diensten ist eine gute Ergänzung für den internen geschäftlichen Informationsaustausch via E-Mail, SMS und Telefonaten.

Teamhero wiederum ist eine Personalplanungssoftware, mit der alle Informationen rund um Personalmanagement sicher, schnell und zentral kommuniziert werden können.

Von der automatisch generierten E-Mail und personalisierten SMS zu vorher bestimmten Anlässen bis hin zur Verwaltung von Kontakten inklusive Kontaktdaten bietet Teamhero alle wichtigen Funktionen für reibungslose Mitarbeiterkommunikation.

Teamhero hat sogar ein eigenes datenschutzkonformes InApp-Messenger-Modul, mit welchem Projektmanager mit einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zentral kommunizieren können.

Dabei kann der Projektmanager entscheiden, ob Live-Antworten in dem Team-Chat möglich sind oder ob jede Antwort der Mitarbeiter als einzelne Nachricht an den Projektmanager zugestellt werden.

Durch diese Teamhero In-App können andere Messenger-Dienste, die aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht verwendet werden dürfen, vollkommen ersetzt werden.

Dadurch steigt die Sicherheit sowie auch Motivation der Mitarbeiternenden, da diese nun nur noch einen Ort haben, an dem sie alle Personal- und Einsatzinformationen abrufen und erfragen können.

Unser Fazit: Messenger-Dienste in der Mitarbeiterkommunikation

WhatsApp, Telegram und Co. sind in unseren Augen auch am Arbeitsplatz moderne und effektive Kommunikationsmittel. Wichtig ist, dass ihre Nutzung reglementiert und der Schutz der personenbezogenen Daten gewährleistet sind und dass die Tools nicht dafür verwendet werden, die ständige Erreichbarkeit einer Person auszunutzen.

Welche Vorgaben außerhalb der Arbeitszeit gelten und wann eine Überstunde anfängt, sollte deshalb genau definiert werden.

Eine Guideline zum Verfassen von Kurznachrichten sorgt zudem für einen angemessenen Umgangston. Unter der Voraussetzung, dass diese Punkte beachtet werden, stellen Kurznachrichten via Smartphone eine effiziente Form des Informationsaustauschs dar.

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