Funktionen

Einrichtung & Verfügbarkeit

Ihr Firmenlogo

Teamhero beinhaltet eine volle Brandintegration. Für eine stärkere Identifikation mit Ihrem Unternehmen passen wir die Software Ihren individuellen Wünschen an. Dieser Service umfasst auf Wunsch das eigene Logo, Dokumenten- und E-mailDesign, sowie individuelle Email- und SMS-Adressen.

Individuelle Konfiguration

Die Sofware berücksichtigt die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens. Wählen Sie die Mitarbeiter-Datenfelder, die für Ihre Personalplanung relevant sind. Gemäß unserem Anspruch: Ihre Personalplanung, Ihre Teamhero-Software.

Eigenes SSL-Zertifikat

Das Thema Sicherheit - gerade beim Umgang mit Mitarbeiterdaten - liegt uns besonders am Herzen. Für einen sicheren Datenausstausch erhalten Sie ein eigenes SSL-Zertifikat, um die Online-Kommunikation mit Teamhero abzusichern.

Überall verfügbar

Teamhero ist Ihr Wegbegleiter und überall einsetzbar, auf dem Desktop im Büro oder unterwegs auf dem Smartphone und Tablet. Ihre Mitarbeiter und Sie haben immer Zugriff auf Teamhero egal mit welchem Endgerät Sie arbeiten oder wo Sie und Ihre Mitarbeiter im Einsatz sind.

Sprachen

Wir setzen Teamhero aktuell in Deutsch oder in Englisch für Sie auf. Weitere Sprachen sind natürlich möglich.

Sicherheit & Datenschutz

Alle Daten werden in eine eigene, verschlüsselte und SSL gesicherte Datenbank hinterlegt. Weitere Informationen zum Rechenzentrum, der Netzwerk- und Systemsicherheit sowie der Datenschutzerklärung finden Sie hier.

Deutsche Server

Ihre Daten bleiben zu 100% in Deutschland auf gesicherten Servern, um Ihnen auch die Einhaltung der deutschen Datenschutzgesetze (nach BDSG) zu garantieren.

Import

Der Import von bestehenden Mitarbeiterdaten ist mit Teamhero kein Problem.

Schnittstellen

Teamhero verfügt über eine allgemeine Schnittstelle, welche die Anbindung an andere Systeme wie z.B. MS CRM Dynamics und Freizeitplan erlaubt. Weitere Schnittstellen sind geplant und können auf Wunsch implementiert werden.

Projektmanagement

Dashboard

Mit dem Dashbord behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Aufträge und Projekte. Alle Arbeiten erledigen Sie strukturiert und effizient vom Dashboard aus.

Alle Projekte

Alle aktuellen Projekte werden Ihnen chronologisch aufsteigend sortiert angezeigt. Sie sehen auf einen Blick die anstehenden Projekte und sind nur einen Klick von der Personalplanung entfernt.

Stand der Einsatzplanung

Erkennen Sie durch einfache Symbolik ob Sie noch aktiv werden müssen. Entweder sind Jobs noch unbesetzt, es müssen Zeiten geprüft oder Bewertungen für das Team abgegeben werden. Teamhero erinnert sie automatisch daran, damit können Sie nichts vergessen.

Offene Todo’s/Aufgaben

Gestalten Sie ihren Arbeitstag effizient und sturkturiert, indem Sie ihre offenen ToDo's abarbeiten - automatisch sortiert nach Priorität. Das spart Zeit und Nerven!

Aktivitätsverlauf

Der Aktivitätsverlauf ist eine Historie an Änderungen. Sie gibt Antworten auf die Fragen wer, wann, welche Änderungen vorgenommen hat.

Direktsuche

Nutzen Sie die Suchfunktion im Dashboard, um gezielt nach einem bestimmten Projekt, Mitarbeiter oder Kunden in Teamhero zu suchen.

Persönlicher Kalender

Finden Sie auf Ihrem persönlichen Kalender Ihre Projekte, schaffen sich schnell einen Überblick und springen Sie direkt in die Teamplanung.

Kalender

Für eine bessere Übersicht lässt sich der Kalender als Tages-, Wochen- und Monatsansicht einstellen. Der Kalender zeigt Ihnen den Blick auf das Wesentliche und lässt sich individuell gliedern, z. B. nach Projekten, Aufträgen, Jobs und Abwesenheiten.

Projekte anlegen (und duplizieren)

Legen Sie schnell und professionell Ihre Projekte an. Für die schnelle Personalplanung duplizieren Sie einfach bestehende oder vergangene Projekte, Aufträge und Jobs.

Projektnamen und Attribute vergeben

Beim Anlegen eines Projektes können Sie neben dem Projektnamen weitere Attribute wie Projektbeschreibung, Kategorie, Projektleiter und Kunde vergeben. Untergliedern Sie anschließend das Projekt in verschiednen Aufträgen.

Jobs planen

Als Projektleiter können Sie einzelne Kontakte oder zu Gruppen zusammengefasste Kontakte per E-Mail zu Jobs einladen. Ihre Mitarbeiter dürfen sich aber auch ohne Einladung auf einen Job bewerben.

Anzahl benötigter Mitarbeiter festlegen

Erstellen Sie bereits beim anlegen des Projektes eine konkrete Jobliste, die es dann mit Ihrem Team zu besetzen gilt. Ermitteln Sie damit genau Ihren Personalbedarf in Mannstärke, Stunden sowie auch Budget.

Qualifikationen bestimmen

Bestimmen Sie Qualifikationen, die Ihre Mitarbeiter für die jeweiligen Jobs erfüllen sollen. So wird gewährleistet, dass nur Mitarbeiter diese Jobs sehen und sich bewerben, die die notwendigen Voraussetzungen dafür mitbringen.

Ressourcen- & Inventar-Management

In Teamhero können Sie ein Inventar für Equipment und Verbrauchsmaterialien (Ressourcen) hinterlegen und managen, beispielsweise in Abhängigkeiten von Jobs z.B. das Handling von begrenzten, notwendigen Arbeitsmitteln.

Buchungsliste des Inventars

Sehen Sie die genauen Buchungen für das Inventar ein. Teamhero achtet darauf, dass sich Verbrauchsmaterialien nicht verbrauchen sowie Equiptment nicht überbucht wird.

Personalplanung

Übersichtliche Listen-, Tages- & Wochenplanung

Im Supergrid erstellen Sie einfach einen Schichtplan für Ihr gesamtes Team. Diesen Plan können Sie an den Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter ausrichten. Durch die Anzeige der Planstunden verhindern Sie Überbuchungen.

Automatische Jobplanung

Regionale Mitarbeitersuche

Mit der regionalen Teamsuche finden Sie Ihr Personal in der Nähe eines Einsatzortes. Die Lokalisierungsfunktion für die Zusammenstelllung von Teams ermöglicht individualsierbare Jobeinladungs-E-Mails und vielfältige Filterfunktionen (z.B. nach Qualifikationen).

Mitarbeiter bewerben sich

Ihre Mitarbeiter bewerben sich für passende Jobs, in den Arbeitsbereichen, zu denen Ihre Qualifikationen passen. Die Bewerbung ist mit und ohne Einladung möglich.

Mitarbeiter zuweisen

Die zuvor ausgewählten Mitarbeiter teilen Sie mit einem Klick für den jeweiligen Tag ein. Auf einen Blick sehen Sie die geleisteten Einsätze und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter und die bereits geplanten Arbeitszeiten Ihres Teams pro Monat.

Wunscharbeitszeiten festlegen

Mitarbeiter können zum Beispiel für die Schichtplanung Wunscharbeitszeiten festlegen. Zusätzlich kann bestimmt werden, ob es sich bei der festgelegten Zeit um eine Wunsch-Arbeitszeit oder um eine Könnte-Arbeitszeit handelt.

Monats Soll/Ist Vergleich pro Mitarbeiter

Schichtplan veröffentlichen

Ist Ihre Schichtplanung abgeschlossen, stellen Sie mit einem Klick den Schichtplan online. Alle Mitarbeiter werden umgehend per E-Mail informiert und sehen zusätzlich ihre Einsatzzeiten in ihrem persönlichen Teamhero-Account.

Jobs tauschen

Ihre Mitarbeiter tauschen Jobs oder Schichten mit anderen Kollegen einfach online. Mit dieser Funktion ist auch eine schnelle Ersatzsuche bei Arbeitsausfällen möglich. Es erfolgt eine automatische Benachrichtigung über das Tauschangebot an den Projektleiter. Diese Funktion ist aktivier- und deaktivierbar.

Jobs splitten

Sollten einmal ein bereits verplanter Mitarbeiter in einem anderen Job arbeiten müssen, können Sie einfach bestehende Jobs zeitlich aufbrechen und den Mitarbeiter einem anderen Job zuweisen.

Kommunikation

Mitteilungen versenden

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über aktuelle Jobs und Änderungen. Versenden Sie automatisch generierte System-E-Mails oder manuell erstellte Nachrichten.

SMS versenden

Versenden Sie ganz einfach SMS direkt aus dem Programm heraus. Der Versand kann ebenfalls programmiert und zu einem späteren Zeitpunkt automatisiert erfolgen.

Benachrichtigungsfunktionen

Im Mitarbeiterprofil kann bestimmt werden, ob dieser am Ende der Woche eine E-Mail mit der Übersicht all seiner bestätigten Jobs für die nächste Woche erhalten möchte. Zusätzlich kann er sich auch über alle seiner verfügbaren Jobs in der nächsten Woche informieren lassen.

Arbeitszeiterfassung

Erfassen der Arbeitszeit

Über die Online-Stempeluhr (CheckIn- und CheckOut-Funktion) erfassen Ihre Mitarbeiter minutengenau die Arbeitszeit nach Kategorien. In Pausenzeiten tragen sich Ihre Mitarbeiter von selbst aus.

Bearbeiten und Freigeben der Arbeitszeit

Projektleiter können Arbeitszeiten nachträglich erfassen, berichtigen und zur Abrechnung freigeben. Die Bearbeitung der Arbeitszeiten kann für alle erfassten Zeiten gleichzeitig erfolgen.

Geolokalisierung

Überprüfen Sie die Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter vor Ort. Die Geolokalisierung gibt einen Live-Nachweis über den CheckIn und CheckOut. Die Funktion ist aktivier- und deaktivierbar.

Personalverwaltung

360 Gradsicht des Mitarbeiters

Hinterlegen und verwalten Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern übersichtlich an einen zentralem Ort. Legen Sie fest, welche Informationen der jeweilige Mitarbeiter eigenständig ausfüllen kann.

Mitarbeiter- und Kundendaten verwalten

Mitarbeiter und Kontakte legen Sie bei Teamhero unbegrenzt an und verwalten diese bequem. Die Erfassung der Personaldaten erfolgt datenschutzkonform und rechtssicher. Die Profilaktualiserung ist auf Knopfdruck möglich.

Automatischer Profilaufüller

Durch individuelle Mitarbeiterprofilkonfiguration können Sie definieren, welche Felder wirklich ausgefüllt werden müssen, damit das Mitarbeiterprofil aussagekräftig ist. Ein Automatismus erinnert die Mitarbeiter visuell und per E-Mail daran, die Daten auszufüllen.

Sedcards

Mit einem Klick sind Sedcards Ihrer Mitarbeiter verfügbar. Sie haben alle Daten auf einen Blick. Sedcards können Sie für interne und externe Zwecke generieren.

Abwesenheiten

Sehen Sie die Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit auf einen Blick. Das Hinterlegen dieser Informationen verhindert das Zuweisen von Jobs für den jeweiligen Mitarbeiter.

Gruppierungen

Fügen Sie ihr Personal zu von ihnen definierten Gruppen hinzu (nach Spezifikationen, Einsatzort etc.). Benachrichtigungen können somit schnell und unkompliziert verschickt werden.

Doppelseitiges Feedbacksystem

Als Projektleiter legen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter Sie beurteilen dürfen. Mit Teamhero können Sie jederzeit Ihre Mitarbeiter beurteilen.

Abrechnungen & Statistiken

Abrechnungsmanagement

In Teamhero haben Sie das gesamte Abrechnungsmanagement in einer Hand. Rechnungen werden mit konkreten Projekten und Arbeitszeiten verknüpft. Alle Dokumente werden zentral verwaltet.

Arbeitszeiten auswerten und weiterverarbeiten

Mit einem Klick haben Sie die Möglichkeit, die Zeiterfassungen Ihrer Mitarbeiter aufzurufen, zu bearbeiten und herunterzuladen. Im Handumdrehen lässt sich nachvollziehen, wer in welchem Projekt, wo und wie lange gearbeitet hat.

Reports und Statistiken

Auf der Grundlage bestimmter Filter-Kategorien haben Sie die Möglichkeit Berichte zu erstellen, die Ihnen nur die Dinge anzeigen, die für Sie relevant sind. Die erstellten Berichte stehen zudem zum Download zur Verfügung.

Regionale Mitarbeitersuche

Mitarbeitersuche vor Ort

Mit der regionalen Teamsuche finden Sie Ihr Personal in der Nähe eines Einsatzortes. Die Lokalisierungsfunktion für die Zusammenstelllung von Teams ermöglicht individualsierbare Jobeinladungs-E-Mails und vielfältige Filterfunktionen (z.B. nach Qualifikationen).

Bewerbungsmanagement

Getrennt Bewerberdaten verwalten

Entsprechend des BDSG sind Bewerberdaten von Personaldaten strickt zu trennen. Teamhero erüllt diese Anforderung durch eine getrennte Bewerberdatenbank. Durch ein dediziertes Berechtigungssystem erhalten auch nur die verantwortlichen HR Manager Zugriff auf die Bewerberdaten.

Individueller Bewerbungsprozesse verwalten

Mit dem HR Modul lässt sich das gesamte Bewerbermanagement aus einer Hand steuern. Dort stehen Ihnen für die Verwaltung von Bewerbern und deren Bewerbungsprozessen diverse Funktionen zur Verfügung, z.B. die Zuweisung der Bewerber zu einem HR Manager und die Einteilung der Bewerber in mehreren Phasen.

Mitteilungen versenden

Stellenanzeigen nach Quellen anlegen und publizieren

Im HR Modul von Teamhero erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Stellenanzeige. Sie legen die üblichen Angaben wie Titel, Typ und Stellenbeschreibung fest. Dieser Stellenanzeige weisen Sie Quellen zu, für die Sie jeweils einen Link für die Verbreitung der Stellenanzeige erhalten.

Stellenanzeigen auswerten

Im Statistik-Bereich finden Sie alle Angaben zur Stellenanzeige, die eingegangen Bewerbungen, sortiert nach Bewerberquellen und gefilterten Zeiträumen. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die genaue Anzeigenperformance auswerten und damit in Zukunft effizientere HR Kampagnen fahren.

Bewerber in Mitarbeiterpool überführen

In einem Klick überführen Sie einen Bewerber zum Mitarbeiter. Automatisch führt dieser das notwendige Optin durch und erhält seine Zugangsdaten. Innerhalb von Sekunden ist der Mitarbeiter dann disponierbar und arbeitsbereit.

Mindestlohngesetz

Zeitlisten zur Dokumentation

Die Dokumentation der konkreten Arbeitszeiten ist eine wichtige Basis zur Erfüllung des MiLoG und des ArbZG. Teamhero stellt Ihnen die Arbeitszeiten zur Verfügung und erstellt auch unterschriftsreife Zeitauflistungen zur Unterschrift.

Arbeitszeit Soll / Ist Vergleich

Teamhero zeigt Ihnen die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten, die geplanten sowie auch die bereits entsandenen Arbeitszeiten. Dadurch haben Sie stets alle Daten im Blick und können die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Dokumentation Einsatzplanung

Alle in Teamhero geplanten Jobs werden stets gespeichert und später archiviert. Grundsätzlich können keine historischen Daten gelöscht werden, womit auch eine langfristige Dokumentation gesichert ist.

Sonstige Funktionen

Wetter

Lassen Sie sich per Knopfdruck eine Wettervorhersage ausgeben, aktuell oder speziell für den Ort und die Zeit des jeweiligen Auftrags.

Bildergalerien

Bilder, die im Rahmen von Projekten entstehen, werden in Teamhero zentralisiert und bereitgestellt. Über diese Galerien veranschaulichen Sie bspw. Events und Arbeitseinsätze. Die erstellte Bildergalerie können Sie direkt im Browser ansehen und mit anderen teilen. Außerdem stellen wir Ihnen den HTML-Code der Galerie zum Einbinden auf Ihrer Homepage zur Verfügung.

Newsletter versenden

Versenden Sie Newsletter an vordefinierte Verteiler. Relevante Informationen kommen direkt, personalisiert und auf Wunsch zeitgesteuert an. Diverse Templates stehen Ihnen zur Verfügung.

FAQ für Selfservice

Sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter einmal in Ruhe nachlesen wollen, wie eine bestimmte Teamhero-Funktion genau zu bedienen ist, können Sie jederzeit in der Wissensdatenbank nachlesen.

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Erfahrung seit 2005

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